Management

Procesmanagement
wanhoop

Gartner: Dit is waar digitalisering op stuk loopt

Gartner definieert 6 struikelblokken voor digitalisering.

© Shutterstock Arjuna Kodisinghe
26 juli 2018

Gartner definieert 6 struikelblokken voor digitalisering.

De complexiteit van digitaliseringsprojecten wordt vaak onderschat. Het gevolg is dat slechts een klein percentage van de respondenten in een Gartner-onderzoek kon aangeven dat ze hun digitaliseringsproject met succes verder hebben kunnen trekken dan het doen van experimenten.

Een succesvolle digitalisering van bedrijfsprocessen houdt veel meer in dan het aanschaffen van de nieuwste technologie, merken steeds meer organisaties. Het vergt een ingrijpende cultuuromslag en verandering van courante werkwijzen.

Gartner stelde op basis van gesprekken met de deelnemende klanten de volgende belangrijke struikelblokken op in het digitaliseringsproces.

Conservatieve cultuur

Digitale innovatie slaagt alleen in een cultuur die open staat voor samenwerking. Bovendien moeten werknemers bereid zijn om over traditionele grenzen te stappen en geïnspireerd raken van het uitwerken aan nieuwe ideeën. In de praktijk blijken in veel organisaties de werknemers opgesloten te zitten in silo's en hiërarchische structuren die verandering in de weg staan.

Om daar mee aan de slag te gaan, doen CIO's er goed aan met een klein team te beginnen dat de innovatie in gang zet en een nieuwe mindset creëert. Het team moet zo veel mogelijk worden afgeschermd van de rest van de organisatie zodat de nieuwe cultuur kan rijpen. Daarna kunnen ideeën met de lijnteams worden besproken en bij de uitwerking kan de nieuwe cultuur zich verspreiden door de organisatie.

Te weinig delen en samenwerking

Het succes van digitalisering hangt af van de bereidheid van mensen hun ideeën te delen, niet alleen binnen het ecosysteem, maar ook met de rest van de organisatie. Vaak bestaan in organisaties situaties waarbij de controle en het beheer over processen in het geding is waardoor kennisuitwisseling onvoldoende van de grond komt.
Om deze situatie te doorbreken kunnen CIO's proberen te beginnen met kleine teams waarbij gezocht wordt naar gemeenschappelijke doelen. Een eerste succesje kan de CIO gebruiken om momentum te creëren voor de volgende stap.

De organisatie is er niet klaar voor

In veel gevallen wil de bedrijfsleiding wel graag digitaliseren, opgezweept door de hype rond het fenomeen. Maar dan blijkt dat de kennis, ervaring en middelen tekort schieten om de verandering daadwerkelijk in gang te zetten. De taak van de CIO is om te inventariseren in hoeverre de organisatie in staat is te digitaliseren zowel vanuit de bedrijfsprocessen als vanuit de IT. Zoek vervolgens naar de onderdelen die graag als early adopter willen optreden. Bedenk ook dat onderdelen van de organisatie verschillen in de mate waarin digitaliseren relevant is.

De talentenkloof

Veel organisaties zijn functioneel georganiseerd, dus bijvoorbeeld in afdelingen verkoop, IT en voorraadbeheer. Vanuit die situatie is het lastig veranderen. Voor effectieve digitalisering is een andere aanpak nodig. Mensen, processen en technologie moeten vermengen om nieuwe bedrijfsmodellen en diensten te creëren.
Er zijn twee routes om het talententekort in te vullen:
- Door de rol van mensen te veranderen zodat zij de gelegenheid hebben hun ervaring en mogelijkheden aan te passen op de behoeften die digitalisering vereist. Dit werkt vooral in de kleinere organisaties.
- In andere organisaties werkt het beter een aparte groep op te zetten die zich gaat buigen over innovatie en te zorgen dat daar de juiste skill set in aanwezig is. 

Werkwijze belemmert talent

Mensen hebben die digitalisering in gang kunnen zetten is één ding, maar wanneer hun acties verzanden in interne procedures en regels komt er niks van terecht. Gartner zegt dat er geen ei van Columbus bestaat om de werkprocessen goed in te richten. Elke organisatie moet uitzoeken wat het beste werkt. Doorgaans zijn in hoge mate gestructureerde en langzame traditionele processen geen goed uitgangspunt voor digitalisering.

Verandering is het lastigst

Digitaliseren is net als alle andere organisatorische veranderingen een tijdrovend en kostbaar proces. Platformen moeten worden ontwikkeld, de organisatiestructuur verandert, een nieuw ecosysteem met partners moet rijpen. En dat gebeurt niet allemaal in één nacht.

Een advies van Gartner is om de organisatie zo in te richten dat veranderingen makkelijker en sneller kunnen worden uitgevoerd. Daarvoor moet een platformstrategie worden ontwikkeld dat een voortdurende verandering faciliteert. Daar bovenop kunnen organisaties dan innoveren waarbij nieuwe dienstverlening gebruik kan maken van de diensten vanuit het onderliggende platform.

Lees meer over Management OP AG Intelligence
10
Reacties
Maggy 28 augustus 2019 10:25

Doet me herinneren aan de tijd dat ik een computerbedrijf had, nog in de tijd dat informatie per floppy werd verspreid. Een van mijn klanten was een makelaarskantoor. De administratie werd er puur door laagbetaalde vrouwen gedaan, op een prima draaiend Novel netwerk. Ze typten niet alleen oogverblindend snel, maar ook zeer foutarm en vonden het voor zichzelf spreken dat ze elkaars werk corrigeerden. Nauwelijks nodig maar better safe than sorry. Het systeembeheerder deden ze samen, gingen samen naar cursussen, beslisten samen over aanschaf van nieuwe hard- en software en waren zelfs probleemloos in staat om te troubleshooten. De ideale klant. De heren makelaars daarentegen waren een verhaal apart. Haantjes die elk voor hun eigen provisie streden en elkaar nog geen kopje koffie gunden. Elk een eigen computer op het bureau dichtgetimmerd met een eigen hoofdwachtwoord en per programma nog een, dus lijstje in de bovenste la.
Grootste probleem waren de floppies met actuele rentestanden, woningaanbod en dergelijke. Van elke update kwam er maar één exemplaar via de post. Die moest dan in elke makelaars computer worden geïnstalleerd. Ieder voor zich en God voor ons allen. Geen hoofdverantwoordelijke, geen vaste volgorde, geen vaste plek om de meest recente floppies neer te leggen en dat terwijl makelaars nu eenmaal niet alleen achter hun bureau werken. Slordigheid, achteloosheid, koffie morsen, niet weten dat er een nieuwe floppy binnen is of zelfs mogelijk elkaar dwarszitten. De baas vond dat daar een eind aan moest komen. Ook de makelaars moesten een netwerk krijgen. Ik heb een offerte gemaakt duidelijk gesteld dat er een systeembeheerder moest worden aangesteld, dat de heren tenminste 1 dag op cursus moesten. Daar kon geen sprake van zijn. Ze moesten en zouden elk een eigen harde schijf hebben die afgeschermd van het netwerk alleen door henzelf benaderd kon worden. Oké, de offerte aangepast, duidelijk gesteld dat ik het er niet mee eens was, alleen levering van hardware, software, installatie en cursusboek en alleen verantwoordelijk daarvoor. Na oplevering heeft het exact één week goed gedraaid. Daarna werd het de voorspelde puinhoop. In eerste instantie probeerden ze uiteraard de schuld bij mij te leggen en de rekening te negeren. Het kwartje viel zo snel dat ze geen poot hadden om op te staan, dat toch ruim binnen de factuurtermijn betaald is.

Hendri van 't Ende 26 augustus 2019 12:34

Hoewel we ondertussen weer een jaar verder zijn, is het artikel en z'n reacties nog steeds waar. De kern is denk ik wel dat als digitaliseren een doel op zich is, dat er voldoende redenen zijn waarop het stuk loopt. Maar als digitaliseren gaat bijdragen aan de invulling van de visie van het bedrijf, dan komt er ruimte om alle bezwaren en belemmeringen om te buigen. Dus de eerste opdracht van de CIO is te zorgen dat "digitaliseren" één van de strategieën is waarmee de bedrijfsvisie wordt behaald. Dan kan digitaliseren ook gezien worden al investering wat op de duur voordeel oplevert ipv dat het gepercipieerd wordt als ICT-kosten.

Wouter van den Ham 07 september 2018 13:41

Goed artikel en de reacties zijn allemaal raak. Veel digitaliseringstrajecten mislukken doordat er geen inzicht is op de organisatie. Welke impact heeft deze digitalisering, wat raakt het?
Effectief veranderen, dan wel digitaliseren, vraagt om inzicht en overzicht op de bedrijfsvoering/IT.
Veranderingen hebben impact op de processen, applicaties, compliance, risico's, architectuur maar ook stakeholders, ketens/afdelingen.
Daarnaast moet allereerst worden afgevraagd of de beoogde digitalisering bijdraagt aan de strategie en doelstellingen. Samen met het noodzakelijke inzicht vergroot het vele malen de kans op een succesvolle en effectieve implantatie.

Wouter van den Ham 07 september 2018 13:38

Goed artikel en de reacties zijn allemaal raak. Veel digitaliserings trajecten mislukken doordat er geen inzicht is op de organisatie. Welke impact heeft deze digitalisering, wat raakt het?
Effectief veranderen, dan wel digitaliseren, vraagt om inzicht en overzicht op de bedrijfsvoering/IT.
Veranderingen hebben impact op de processen, applicaties, compliance, risico's, architectuur maar ook stakelholders, ketens/afdelingen.
Daarnaast moet allereerst worden afgevraagd of de beoogde digitalisering bijdraagd aan de strategie en doelstellingen. Samen met het noodzakelijke inzicht vergroot het vele malen de kans op een succesvolle en effectieve implentatie.

Peter de Graaf 05 september 2018 11:12

Digitalisering moet altijd vanuit strategisch perspectief plaatsvinden. Juist daar waar je de betekenis/doeken van de organisatie kunt vergroten is waarde te bereiken en kun je betrokken stakeholders gemotiveerd krijgen om tot resultaat te komen.
Innovatie vindt dan ook plaats op de plek waar het onderscheidend vermogen van de organisatie zit. Al het andere vergt geen innovatie maar standaardisatie. Dat zorgt voor maximale wendbaarheid.
Om succesvol te zijn heb je een cultuur nodig van enerzijds continu verbeteren (standaardisatie) en anderzijds cross functionele samenwerking (innovatie).

Herman Heller 30 juli 2018 13:45

Artikel en reacties slaan allen spijker op de kop. Digitalisering vergt naast technologie, processen en mensen ook doelgerichtheid, betrokkenheid van stakeholders, interne samenwerking en vooral ook concrete resultaten. Processen daadwerkelijk veranderen en hierbij ook klanten op een goede manier te betrekken. Management heeft een sleutelpositie om te breken met waan van de dag. Een langere adem en een integrale aanpak is nodig om digitalisering effectief en doelgericht te laten bijdragen aan de organisatiegroei.

Hans Timmerman 28 juli 2018 20:28

Digitale Transformatie begint bij de CEO en niet bij de CIO. Pas als de CEO het digitale leiderschap heeft de organisatie strategisch in beweging te zetten en te transformeren - vanzelfsprekend in nauwe samenwerking met CIO en CDO - zal de transformatie strategisch blijken in plaats van te verworden tot een bonte verzameling van tactische en pragmatische verbeteringen.

Bart Suers 27 juli 2018 17:06

Ik mis nog een duidelijk aspect. Het verbinden van digitalisering aan de bijdrage die het kan leveren in het realiaeren van de organisatiedoelstellingen. Dat legitimeert ook investeringen. IT wordt te vaak nog als kostenpost beachouwd

Anton Schaerlaeckens 27 juli 2018 12:38

De redenen van automatisering moet voor elke deelnemer aan een bedrijfsproces duidelijk zijn. Niemand is tegen een verbetering. Wel tegen een verandering die onduidelijkheid schept. De kunst is om IT menselijk te houden en beheer/onderhoud zo dicht mogelijk, of liever bij, de gebruikers te leggen. Aanpassingen en verdere verbeteringen kunnen zo sneller en op eigen initiatief worden doorgevoerd. Dit heeft dus gevolgen voor opleiding/begeleiding van medewerkers maar ook de rol van ICT-professionals. Dus een goede visie en plan om daar te komen is de eerste belangrijke stap.

Peter 26 juli 2018 17:30

De meeste organisaties hebben ondertussen ervaren dat nagenoeg elke verandering leidr tot vertraging, meer velden bewerken, verandering van begripsinhouden omdat de externe coders daaraan andere inhouden geven.

Het ultieme antwoord op digitalisering is al in 1990 geformuleerd en heet: System Development Methodology (SDM)

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.