CIO: waar offertes fout gaan, verlies je marge

In het hele proces van contract, order, levering, facturatie en rapportage (Revenue Lifecycle Management ofwel RLM) ontbreekt vaak de eerste stap, namelijk de offerte. Configure, Price, Quote (CPQ) zien veel CIO’s nog als salestool waar te weinig aandacht voor is, constateert Andrew Pryor, adviseur en eigenaar van het platform CIO Watercooler op basis van gesprekken met een groot aantal IT-beslissers.

CIO’s staan steeds meer onder druk om meetbare bedrijfsresultaten te laten zien. Het grootste obstakel voor omzetgroei is niet de vraagzijde, maar de operationele en commerciële complexiteit die ontstaat als organisaties groeien, stelt Pryor. Daar moet in het offertestadium rekening mee worden gehouden, anders krijgt elk systeem verderop in het proces daar last van.

Waar gaat het mis?

In een grote onderneming hanteren veel regionale teams hun eigen spreadsheets met prijsinformatie. De verkopers stellen daarmee handmatig hun eigen offertes op waarbij ieder team eigen regels hanteert. Vervolgens blijkt dat Enterprise Resource Planning (ERP) niet in lijn is met de verwachtingen die uit het Customer Relationship Management (CRM) komen. De financiële afdeling moet dan fouten corrigeren nadat de contracten zijn gesloten. “De werkelijke start van de revenue lifecycle blijkt volledig buiten de bedrijfsgovernance te vallen”, constateert Pryor.

Wat te doen?

Het gevolg daarvan is dat er marge weglekt, leveringen vertragen, problemen bij audits ontstaan, omzetprognoses niet kloppen en de klanttevredenheid onder druk staat. Om deze problemen te voorkomen of op te lossen, moeten CIO’s CPQ en RLM zien als kritieke infrastructuur. Breng offerteprocessen onder in een enterprise-platform waarop governance en risicobeheersing kan worden toegepast. Daardoor komen ook data uit dit proces beschikbaar voor AI-toepassingen die prijsbepaling, omzetprognoses en deals kunnen optimaliseren.

Deze blinde vlek aanpakken draait niet alleen om CPQ, maar ook om het dichten van het gat in de architectuur die elk getal op de winst- en verliesrekening definieert, besluit Pryor.