Whatsapp is geen archief

Al zou je het willen, het gebruik van collaborationtools, zoals Slack, is op kantoor niet meer tegen te houden. Zelfs Whatsapp heeft zich snel ontwikkeld van een app waarmee je eigenlijk alleen privéberichten kan versturen, tot een platform dat ook zakelijk kan worden ingezet.

Jarno van HurneMeer van deze auteur

Het komt vaker wél voor dan niet dat teams en afdelingen hun eigen groeps-app hebben.

Toch is het zakelijk gebruik van tools en apps die voor niet-zakelijke doeleinden zijn ontwikkeld, niet altijd zonder risico. Berichten zijn mogelijk niet goed genoeg beveiligd en bedrijven zouden na verloop van tijd afhankelijk kunnen worden van deze gratis tools. Erger nog: je loopt ook het risico dat belangrijke bedrijfsinformatie voorgoed verdwijnt en nooit meer terug te vinden is.

Steeds meer belangrijke conversaties tussen collega's, over nieuwe contracten, businessplannen of presentaties, vinden plaats via chat of appjes. De gratis versie van Slack heeft een limiet van 10.000 berichten per team; alle berichten die ouder zijn, worden weggegooid. Ook appjes zijn na een bepaalde periode niet meer terug te vinden. En daarmee verdwijnt dus ook mogelijk belangrijke informatie die je eigenlijk wilde bewaren.

Scheiding

Wat de opmars van messagingplatformen eigenlijk veroorzaakt, is de scheiding tussen officiële en officieuze informatiestromen binnen een organisatie. Documenten zoals contracten, offertes en Powerpoint-presentaties, worden jaren bewaard, maar alle discussies over die documenten verdwijnen op den duur.

Is dat dan een groot verschil met vroeger? Jazeker. In de tijd dat 95 procent van alle digitale communicatie tussen collega's nog via e-mail verliep, was het eenvoudiger om zaken terug te vinden. Als je wilde weten hoe een bepaalde klantenkorting tot stand was gekomen of welke voorwaarden in een contract waren bedongen, hoefde je alleen maar terug te zoeken in het e-mailverkeer tussen de betrokken medewerkers. En dat kon ook als die inmiddels al uit dienst waren.

Combinatie

Waarom zorg je er dan niet voor dat je de gebruiksvriendelijkheid van Slack of Whatsapp kunt bieden op de plek waar je dit soort relevante bedrijfsinformatie wilt opslaan? Binnen de bedrijfssoftware dus. Dat is nu al de plek waar alle gestructureerde data staan. Dus hoe mooi zou het zijn als daar ook alle ongestructureerde communicatie en discussies plaatsvinden en zijn terug te vinden?

Een combinatie van storage en communicatie dus, en dat in een omgeving die je volledig zelf beheert. Berichten tussen collega's die betrekking hebben op een specifiek document of project, vinden dan plaats in de omgeving waarin deze documenten worden gedeeld en opgeslagen of waar de projectinformatie staat. Dat is eigenlijk wel zo logisch, want waarom zou je een contract opslaan op plek A (zoals een lokale harde schrijf of een cloudopslag) en op plek B (e-mail, Slack of Whatsapp) met collega's discussiëren over de inhoud van dat contract?

Eén plaats

Slack en Whatsapp verbieden hoeft dan niet meer. Als het beter en handiger werkt voor medewerkers om inhoudelijke discussies te voeren op de plek waar belangrijke bestanden worden gedeeld, dan zullen ze ook eerder geneigd zijn om daar elkaar op te zoeken. En zeker als men in de gaten heeft dat deze discussies bewaard blijven voor het nageslacht, en dat iedereen over twee jaar ook nog weet waar die informatie is terug te vinden.

Daarnaast wordt zoeken ook veel gemakkelijker, want dit hoeft dan nog maar op één plaats, in plaats van in verschillende systemen.