Innovatie & Strategie
IT is niet leidend
IT moet ondersteunend zijn, maar dat kan alleen met een duidelijke strategische visie.
Er wordt vaak geklaagd over de autoritaire houding van IT-afdelingen. Alsof zij bepalen hoe de organisatie moet functioneren. Tegelijkertijd wordt van IT’ers vaak verwacht dat ze van allerlei zaken binnen de organisatie iets vinden. Van de vaatwasser (want daar zit ook een stekker aan) tot het medewerker in- en uitdienstbeleid.
Als IT leidend is in plaats van ondersteunend, is dat slecht voor de organisatie. Want dit betekent dat de IT-afdeling de koers van de organisatie bepaalt. Terwijl IT juist de koers van de organisatie moet ondersteunen, zodat de organisatie zijn doelstellingen haalt.
De vraag is: ligt het aan de IT-afdeling zelf dat zij toch in een leidende rol worden geduwd, of ligt de oorzaak ergens anders? In veel gevallen is de oorzaak redelijk eenvoudig. Het ontbreekt in deze situaties vaak aan een duidelijke strategische visie en duidelijk beleid. Terwijl deze de kaders voor de benodigde ondersteuning vormen.
Neem de rechtenstructuur binnen een organisatie. De IT-afdeling krijgt het verwijt de boel te veel dicht te timmeren, zodat medewerkers hun werk niet kunnen doen. Medewerkers bedenken zelf work-arounds, om toch het werk gedaan te krijgen. Of de IT-afdeling wordt geconfronteerd met allerlei persoonlijke uitzonderingen, waardoor de rechtenstructuur bijna onbeheersbaar wordt.
De oorzaak van de ontstane situatie is niet de starre houding van de IT-afdeling. Het ontbreekt in dit geval aan een duidelijk autorisatiebeleid, waardoor van de IT-afdeling wordt verwacht dat zij hun trucje uitvoeren. In hun poging de situatie beheersbaar te houden, krijgen ze het verwijt te rechtlijnig te handelen.
Maar, autorisatie, dat is toch een IT-ding?
Nee, niet als het gaat om het beleid. Het management kent de functies en bijbehorende taken en werkprocessen. Zij weten welke informatie er voor wie beschikbaar moet zijn. Het is aan hen om dit vast te leggen in een autorisatiebeleid, autorisatiematrix en bijbehorende werkprocessen.
Als dan een medewerker in dienst komt, uit dienst gaat, of een andere functie krijgt, weet iedereen – van HR tot IT – wat er moet gebeuren.
Mag IT dan nergens meer over meepraten? Natuurlijk wel. Voor het opstellen van een goed beleid is ook de input nodig van specialisten. Zij moeten het ‘hoe’ invullen, waar het beleid het ‘wat’ bepaalt. Het MT doet er dan ook goed aan om tijdig advies in te winnen over de uitvoerbaarheid van op te stellen beleid.
Zorg dus voor een duidelijke strategische visie, helder beleid en goed beschreven werkprocessen. Alleen dan kan IT de organisatie optimaal ondersteunen.
is ruim 20 jaar actief binnen de IT. Zij heeft verschillende IT technische rollen vervuld als software engineer en beheerder en ontwikkelaar van Geografische Informatie Systemen. Inmiddels heeft zij de switch gemaakt naar consultancy en projectmanagement. Zij helpt organisaties zonder IT kennis grip te krijgen op hun IT landschap.
Volgens mij moeten we uitkijken alsof IT iets anders is dan een ander bedrijfsvoeringsmiddel als geld, kennis, mensen, gebouwen etc... Daar gaan "andere afdelingen over (financien, personeelszaken en facilitair). Hardstikke leuk dat ze er over gaan. Maar sinds jaar en dag is de organisatie inrichting een multidisciplinaire tak van sport. Dat was vroeger zo en dan is nu nog steeds het geval. Wat je zou kunnen opmerken is dat de samenhang van een bedrijfsproces steeds meer binnen het IT domein komt te liggen.
Dan spelen er twee aspecten: wie is van wat en wat moet je daar voor kunnen. En ik kom er steeds meer achter dat we door functiediversificatie steeds meer taken bij verschillende collega's hebben neergelegd. En al die lieve collega's vuren allemaal eisen en wensen af op de afdeling die het betreft. Probeer daar als lijnafdeling maar eens chocolade van te maken. Ooit werd aan het eind van de vorige eeuw geroepen dat de business (een jeuk IT-term, bedacht door IT-ers, om vooral niet IT-ers aan te duiden) dat zelf wel zou kunnen. Ik ben inmiddels tot de conclusie gekomen dat de organsiatie inrichting op het niveau van proces, security, privacy, geld, kennis, en ook IT een vak is. We hebben ons dat blijkbaar nooit gerealiseerd (hoewel). Gevolg: poolse landdagen en het afvoerputje is IT, want eigenlijk wil niemand zich daar zijn handen aan branden. Het is zeker geen architectuur, dat is een modelmatige weergave van de werkelijkheid, dus in essentie niet concreet, maar tactisch danwel strategisch van aard. Het is het vakgebied van een ontwerper (engineering in goed Engels). En dan bedoel ik niet een functioneel- en/of technisch ontwerper, maar misschien (omdat we er toch al te weinig van hebben) een nieuwe rol te benoemden: die van organisatie ontwerper. Een functionaris die op detail niveau met uitvoerenden (specialisten) in de diverse takken van sport die ik hierboven al noemde en daarbij vooral de samenhang op detailniveau kan ontwerpen en dat aanbiedt aan de lijnafdeling. Dat vereist wel wat inzake de (werk)afspraken die je maakt binnen een organisatie. Die moeten glashelder zijn, anders wordt deze nieuwe functionaris de kop van jut.
In grote lijnen worden hier goede punten aangestipt. Alhoewel ik de eerste zin niet zo zou gebruiken, daarmee blijf je een stigma benadrukken, wat er lang niet overal is.
Als je de metafoor van een installateur doortrekt, dan komt die ook niet alleen een leiding aanleggen, maar zal die vragen stellen, wat je wilt en nodig hebt en advies geven. Ook in dat vak evolueert de technologie enorm, dus komen er nog meer vragen, en (on)mogelijkheden, of je wilt of niet. Dat geldt ook voor IT professionals. In ondersteunende rol zul je vanuit je vakkennis vragen en discussies moeten aangaan, en soms gaan die in tegen de wensen vanuit de organisatie. Ondersteunend betekent niet dat je altijd alles maar klakkeloos moet doen.
Soms kan het niet, of is het niet veilig. Dus een visie, beleid en werkprocessen, graag!
En zorg ook dat je doorlopend met je IT mensen in gesprek bent, want technologie etc veranderd in een hoger tempo als ooit te voren en dat heeft weer invloed op je organisatie en werkprocessen enz.
Dat IT steeds meer te zeggen krijgt over de bedrijfsvoering is logisch. Immers, organisaties zijn in hoge mate geinformatiseerd. En wie weet er nou meer van informatie dan de afdeling, die iets van informatievoorziening weet? Vroeger was er iemand, die tubes op de band zette - en die werden dan gevuld. Later werd dat automatisch gedaan, maar was er een operator, die dat in de gaten hield. Nu is er een centraal centrum, dat al die machines monitort en zelfs half-automatisch of zelfs volautomatisch bijstuurt.
De integratie van informatie is ook steeds belangrijker geworden. Waar vroeger een stapel silos de klus konden klaren, moet die informatie nu samengevoegd worden en geevalueerd. En informatie komt ook niet zomaar aanzetten, die vormt onderdeel van een werk- of bedrijfsproces. Die kun je niet los van elkaar zien, zoals Jan Dietz al decennia geleden heeft aangetoond.
Je kunt ook niet zomaar een proces veranderen zonder dat dat impact heeft op de gehele informatiehuishouding - want informatie stuurt het proces. Daarom is het erg naief om te denken, dat de werkvloer zomaar zijn gang kan gaan en IT wel meehobbelt. Er zijn gewoon teveel afhankelijkheden om dat te laten gebeuren.
Bijvoorbeeld - als er een persoon de organisatie verlaat, zullen er diverse procedures moeten worden opgestart, het intrekken van fysieke en logische authorisaties, het stopzetten van salariering, het invorderen van bruikleengoederen, etc. Al deze processen zijn geautomatiseerd in een of andere vorm. Een wijziging van de procedure raakt ze allemaal in meerdere of mindere mate. Nogal logisch dat IT daar een vinger in de pap wil hebben.
Als je IT daar wilt loskoppelen - prima! Vroeger deden ze dat immers ook. Gewoon in een boekje. Maar er is geautomatiseerd voor een reden. En net zo goed dat het onmogelijk is om weer een kerel achter de tubes te zetten is het waarschijnlijk onmogelijk om alles weer te de-automatiseren. In tegenstelling.
IT en bedrijfsvoering zijn allang meer twee gescheiden werelden. Ze zijn allang met elkaar vervlochten op een wijze, die niet meer te ontrafelen is. Wie beweert dat dat wel kan - of zelfs zou moeten - begrijpt het nog niet helemaal.
Mirjam je hebt helemaal gelijk. IT is net als de waterleiding het is een hulpmiddel om water te krijgen. Wie op welk moment en op welke plaats water nodig heeft wordt niet door de loodgieter besloten. Die voert een opdracht uit en meldt als er een probleem is waardoor dat op de aangeven plek niet kan en helpt dan een oplossing te zoeken. Ik werk nu bijna veertig jaar in dit vakgebied. In het begin was het relatief eenvoudig. Vanuit de organisatie kwam het verzoek om iets te maken. Mijn standaard benadering was dan altijd te vragen naar wat het probleem was. Te veel werk, te moeilijk werk, veel fouten, niet snel genoeg te weinig geld? Vaak was het formuleren van het probleem iets wat heel moeilijk bleek. De volgende vraag was dan wat kun je doen wat nu niet kan. Meestal bleek het probleem de samenwerking of het werkproces. Dat was vaak moeilijk te veranderen. Een ICT (automatisering) oplossing maken was dan vaak de fopspeen om de samenwerking of het proces te veranderen en als je dat goed deed hield je aan het einde van de rit geld over over voor andere zaken. Helaas ontwikkelde het werk in de ICT zich tot iets complex met allerlei rollen, technologie, spullen en heel veel geld. Er kwamen architecten, analisten, ontwikkelaars, requirement engineers en overal testers. Er werd geëliciteerd, gedisigned en frameworks toegepast. Het echte doel mensen makkelijker te laten werken verdween uit zich. Managers vinden dit prachtig want het probleem was opgelost omdat vanuit de ICT hard werd gewerkt. En als het niet beter werd moet er altijd meer ICT komen. Om terug te komen op de eerste metafoor (de waterleiding) je moet als organisatie wet waar en wanneer je water nodig hebt. Dan zoek je iemand die dat kan regelen. Als die een probleem tegen komt heeft dat te maken met waar het water nodig is en moet niet de vraag worden gesteld of dat water wel nodig maar moet de waterleiding monteur aangeven waarom dat een probleem en welke inspanning nodig is om dat probleem op te lossen.