Donner belooft Kamer IT-projectportfoliomanagement

Er wordt te weinig gebruik gemaakt van de Haalbaarheidstoets, terwijl de potentiële waarde over het algemeen wel wordt ondekend. De bestaande beheersmaatregelen gaan te sterk uit van ‘zuivere’ ICT-projecten en bieden onvoldoende mogelijkheden om te sturen op veranderingen in het primaire proces. Ook zouden de departementale CIO’s onvoldoende invloed hebben.

Verder blijkt uit het rapport dat de departementen nog steeds niet eenduidig rapporteren over de voortgang en financiële beheersing van grote ICT-projecten (met een projectbegroting van 20 miljoen euro of meer).

De enige maatregel die wel overwegend positief wordt beoordeeld is de invoering van Gateway-reviews; vertrouwelijke tussentijdse evaluaties door kritische, maar niet bij het project betrokken ervaringsdeskundigen die op hetzelfde niveau werkzaam zijn.

Aanbevelingen
Op grond van interviews met de CIO's en hun ambtelijke omgeving komen de opstellers van het rapport onder meer tot de volgende aanbevelingen:

• Versterking van de positie van de departementale CIO, onder meer door de CIO toegang te verschaffen tot de departementale Bestuursraad.
• Beschouw ICT-projecten meer in samenhang met de verandering die ze in het primaire proces tot gevolg hebben.
• Maatregelen die de instroom van grote ICT-projecten beperken (bijvoorbeeld op basis van Raines Rules).
• Stel een Rijksbrede projectenportfolio in om ICT-projecten vooraf te beoordelen op verwachte opbrengsten en hun samenhang; onderling, technisch en wat betreft impact op de primaire processen.

De meeste van deze aanbeveling zijn meer of minder expliciet terug te vinden in de maatregel die de minster in de aanbiedingsbrief aankondigt. De positie van de departementale CIO’s zal steviger worden aangezet, onder meer door toekenning van een splifunctie in het projectportfoliomanagement.

In het vervolg worden geen IT-projecten meer gestart zonder een positief oordeel van de CIO. Deze let daarbij vooral op governance-issue’s als

• kosten,
• risico's,
• onderlinge aansluiting van projecten,
• toepassing van architectuur en standaarden
• gebruik van projectmethodieken en kwaliteitstoetsen.

In geval van een negatief oordeel door de departementale CIO, kan een secretaris-generaal of directeur-generaal dit oordeel beargumenteerd terzijde leggen.

Rol Binnenlandse Zaken
Een afschrift van het projectplan gaat, vergezeld van het oordeel van de departementale CIO, naar de onder Binnenlandse Zaken ressorterende CIO-Rijk. Deze toetst de plannen aan de rijksbrede kaders en is bevoegd afwijkingen te accorderen.

Eén aanbeveling die de minister niet lijkt over te nemen, betreft het stellen van een termijn waarop een vooraf te specificeren mate van verbetering in de beheersing van de ICT-projecten meetbaar moet zijn.