AI-agent keuren zakelijke declaraties goed

Het Deense Pleo is een platform voor het beheren van zakelijke uitgaven, met betaalkaarten en tools om uitgaven te controleren. Ze leveren bedrijfspassen waarmee medewerkers zakelijke uitgaven doen. Het bedrijf heeft naar eigen zeggen meer dan 40.000 zakelijke klanten in Europa. Nakevska werkt er sinds een jaar; daarvoor werkte ze onder meer bij het Nederlandse betaalbedrijf Adyen.

Werk dat niemand wil doen

Medewerkers betalen met een Pleo-kaart, een debetkaart die de werkgever vult vanuit een bedrijfstegoed. Uitgaven worden automatisch geregistreerd in het achterliggende systeem, waarbij de medewerker nog wat aanvullende info kan toevoegen.Het bedrijf bepaalt zelf de kaders: waarvoor een kaart gebruikt mag worden, wat wordt goedgekeurd en wat wordt gemarkeerd.

Die context gebruiken de agents. Ze controleren of bonnetjes aansluiten op de boekhouding, sporen posten op die niet kloppen en sturen medewerkers die hun bonnetje vergeten een herinnering. Klanten melden volgens Nakevska dat werk dat eerst twee uur kostte, nu in vijf minuten klaar is, soms zelfs minder. “Het is werk dat niemand wil doen. Het is gedetailleerd, en uiteindelijk verbeter je je bedrijf er op geen enkele manier mee. Je moet het gewoon doen om compliant te zijn.”

Biertje? Computer says no

Ook goedkeuringen lopen via agents. Koffie en ontbijt tijdens een zakenreis keurt de agent goed, als dat zo is ingesteld. Bestelt iemand bier of wordt een nieuwe garderobe geshopt, dan markeert de agent die uitgave. Zo nodig wordt die als privé-uitgave aangemerkt en bijvoorbeeld ingehouden op het salaris. “Waar iemand eerst door enorme hoeveelheden data moest, nemen de agents dat werk nu over. Ze zeggen: check deze vijf uitgaven nog even, daar is misschien iets niet mee in de haak.” Daarnaast volgen agents budgetten realtime, bijvoorbeeld voor de marketingafdeling. Zo ziet een projectmanager op tijd dat het budget overschreden dreigt te worden.

Feedback van een andere agent

Pleo testte de technologie van juni tot september in een bètaprogramma. Op 9 september werd de MCP-server voor alle klanten beschikbaar. Via dat koppelvlak sluiten bedrijven hun eigen agents en AI-tools aan op de uitgavendata in Pleo. Volgens Nakevska is het een van de snelst geadopteerde producten van het bedrijf. Ongeveer 1.500 klanten gebruiken inmiddels agents. “Het zijn de eerste gebruikers. Maar bedenk dat dit pas een maand beschikbaar is.” Opvallend: Pleo krijgt soms feedback van andere AI-agents, die via de MCP-koppeling met het systeem zijn verbonden. Nakevska: “Dan schrijft de agent: hallo, ik ben de agent van deze beheerder. Ik heb dit werk van hem overgenomen en nu hoeft hij niets meer te doen.”

Mens blijft verantwoordelijk

Wie is aansprakelijk als een agent iets ten onrechte goedkeurt? Volgens Nakevska ligt de verantwoordelijkheid uiteindelijk bij de mens. “We leven nog in een wereld waarin we verwachten dat de mens verantwoordelijkheid neemt en de agents controleert.” Ook goedgekeurde uitgaven blijven zichtbaar: bij elke goedkeuring geeft de agent de context en de redenering erachter. Een medewerker kan ze dan in bulk doorvoeren.

'Administratief medewerkers besteden minstens de helft van hun tijd aan werk dat te automatiseren is'

Dat de agents nog weinig moeite hebben met uitzonderingen, schrijft ze toe aan hun beperkte taak. Pleo bouwt nu kleine, gespecialiseerde agents, bijvoorbeeld een agent die alleen goedkeurt. Op termijn moet een orchestrator die agents aansturen, zodat ze samen complexere rollen vervullen, zoals die van boekhouder of inkoper. Hoe de agents dan omgaan met lastiger gevallen, moet nog blijken.

Groter dan ERP?

Pleo presenteert de verschuiving als de grootste verandering in het operating model van finance sinds de komst van ERP. Nakevska onderbouwt dat vooral met tijdswinst. Administratief medewerkers besteden volgens haar minstens de helft van hun tijd aan administratief werk dat te automatiseren is. Ze baseert dat op wat Pleo van klanten hoort.

Kost dat banen? Nakevska erkent dat er uren worden bespaard, maar ziet een doorgaande lijn. “Werk dat eerst dagen kostte, hebben we met software teruggebracht naar uren. Nu brengen we het terug naar minuten.” 32% van de organisaties geeft aan dat hun CFO’s tegenwoordig meer administratief werk hebben dan vijf jaar geleden, dus een tijdsbesparing is welkom. Finance kan zich dan richten op het eigenlijke vak, en dat bestaat niet uit bonnetjes verzamelen en declaraties checken.

Een assistent voor iedereen

De volgende stap is een reis-assistent. De meeste kaarten worden gebruikt tijdens zakenreizen, Pleo wil daarom een agent bouwen die de voorkeuren van medewerkers kent, het reisbeleid van de werkgever toepast en hotels bij de bestemming voorstelt, eventueel op basis van afspraken die het bedrijf al met hotels heeft. Wat nu is voorbehouden aan bestuurders met een persoonlijke assistent, moet zo voor iedere medewerker beschikbaar komen.