IBM: Gids voor samenwerken in digitale tijd

Vaker een kop koffie drinken in plaats van te mailen, chatten of bellen staat bovenaan. Zeker als er sprake is van emoties, kritiek en vertrouwelijke informatie, is persoonlijk contact beter dan digitaal contact. Het is volgens de IBM'ers verstandig om je bij elk contact af te vragen of iets beter bij een kop koffie kan worden besproken. Verder is het is erg onbeleefd om online te zijn wanneer anderen je aandacht verwachten. Moet je beslist online zijn, bijvoorbeeld bij spoedeisende privézaken (kinderen), benoem dat dan openlijk en tijdig. Dan kweek je tenminste begrip bij je gesprekspartner(s).

Houd er rekening mee dat iedereen zijn dag anders indeeldt, zet jouw situatie niet centraal. Bespreek je eigen situatie en die van de ander altijd eerst. En realiseer je dat je bij contact buiten werktijd, misschien ook een langere responstijd moet aanhouden.

Zakelijk chatten is relevant, efficiënt en direct communiceren. Zorg er dan ook voor dat die informatie relevant, beknopt en to-the-point is. Vermijd privézaken en grappen. Weet dat de ontvanger zijn werk moet onderbreken bij elke start van een chat.

Vermijd achtergrondgeluiden bij telefoongesprekken. Blijf zakelijk ga niet lollig sms'en en denk na over je ringtone. Beperk bij mailen de CC-cultuur. Wordt niet persoonlijk in één-op-één chatsessies. Hetgeen je deelt, blijft namelijk aanwezig en leesbaar voor anderen die na jou komen.

Telefonisch vergaderingen of video calls vragen om een duidelijke agenda en een directieve discussieleider. Goede voorbereiding is belangrijk. Zorg dat je altijd het visitekaartje bent van je bedrijf, of je nu op het vliegveld bent, op straat of onderweg. Wees bijvoorbeeld ook discreet in een restaurant, praat niet te luid aan de telefoon.