Een groot IT-project opleveren? Werk als een F1 team

Toen Sioned Edwards als IT Operations Director bij Aston Martin Aramco F1 Team aan de slag ging, kwam ze voor precies dezelfde uitdaging te staan. Je zou verwachten dat een F1-team van een dergelijk kaliber met de nieuwste en beste software werkt en alles op orde heeft, maar dat was absoluut niet het geval. Haar taak: los het op. Iets wat een gigantisch project optuigen, uitbouwen en opleveren zou betekenen.

Maar Edwards besloot het op een typische Formule 1-manier aan te vliegen. In de sport bouwen ze namelijk ook niet ineens de perfecte auto, maar komen ze vrijwel elke race met incrementele upgrades om de bolide beter te laten presteren. Haar belangrijkste motivatie om het op deze manier te doen was niet om alles overzichtelijk en behapbaar te houden, maar om de motivatie binnen het team hoog te houden.

Snelheid is essentieel

"Als er een ding belangrijk is binnen de Formule 1, dan is het wel om oplossingen zo snel mogelijk te vertalen naar verbeteringen op de baan. Als we ervoor hadden gekozen om een gigantisch project van drie jaar hadden aangevlogen, dan hadden we nu nog steeds niets gehad. We komen van helemaal niets en nu leveren we continu kleine incrementele deliverables op waarbij we doorgaans gelijk kunnen zien wat het oplevert en hoe ze het werk van mensen vereenvoudigen", legt Edwards uit tegenover AG Connect. "Het zorgt er op z'n minst voor dat mensen niet vergeten waarom we met het hele project bezig zijn."

Dat de kleinere stapjes motiverend werken is volgens Edwards niet meer dan normaal. "Het komt neer op de quick wins. Je kunt direct zien wat voor impact iets heeft op de organisatie en als bijkomend voordeel zien de bestuursleden dat ook direct, dus je hoeft je keuze niet continu te verantwoorden", lacht ze.

Communiceren naar hogerop is belangrijk

Toch is er een nuance waar rekening mee gehouden moet worden als er naar hogerop wordt gerapporteerd. Edwards verwijst hiervoor naar een delicate balans die binnen het F1 team heerst. Deze is enorm belangrijk, aangezien dit niet aan het wankelen gebracht mag worden. Dit zou potentieel de prestaties op het circuit kunnen beïnvloeden.

"Wat de C-suite erg fijn vindt is als we een kleine aanpassing doen dat X zal gaan opleveren, en dat we dit doen zonder de balans binnen het bedrijf te verstoren. Als we dat voor elkaar hebben gekregen, dan kunnen we naar bijvoorbeeld vijf deliverables kijken over een langere periode die een vergelijkbare impact zullen hebben", legt de IT Director uit. "Voor ons is deze manier ook heel erg passend, want zo opereert het F1-team zelf ook in de basis."

Foutjes zijn geen probleem

Aan de andere kant maakt deze aanpak het ook eenvoudiger om missers terug te draaien. Als een incrementele upgrade niet werkt, dan is het makkelijker om deze weer te verwijderen en het systeem terug te draaien naar de versie ervoor, dan om er pas achter te komen na drie jaar werk en dan of de implementatie uit te stellen, of erg veel werk te moeten verzetten om alles aan te passen, stelt Edwards.

"Denk ook dat hoewel incrementele veranderingen voor een IT-project misschien niet heel natuurlijk aanvoelen binnen grotere organisaties, dat het wel heel goed past bij de manier waarop we binnen IT-afdelingen werken", vertelt Edwards. "Het is heel normaal voor IT'ers om incrementeel te verbeteren."

"Voor mij was het dan ook een verademing toen ik vanuit een groot, log bedrijf bij Aston Martin terecht kwam. Het was heel fijn om projecten in kleinere delen op te hakken en daarmee direct waarde te leveren die mensen kunnen zien en voelen", merkt Edwards op. "Het werkt enorm motiverend voor mij."