Rekenkamer: Gatewaymethode kan overheid helpen leren

Deze evaluaties moeten voorzien in een feedback van vakgenoten die niet bij het project betrokken zijn. Die terugkoppeling moet als leermoment dienen, en heeft geen formele consequenties voor de projectvoortgang. Opvallend is dat de bevindingen van de vakgenoten vertrouwelijk worden behandeld. De rapportage is gericht aan de eigenaar van het project en na de reviews worden de dossiers vernietigd.

Redactie AG ConnectMeer van deze auteur

De Gateway-review heeft volgens de Rekenkamer een aantal ‘interessante kenmerken voor een overheid die bereid is van anderen te leren’. Genoemd wordt de korte doorlooptijd (vier tot vijf dagen), en het feit dat de review niet tot doel heeft het project ‘af te rekenen’.

Het Britse Office of Government Commerce (OGC), het bureau van het
Britse ministerie van Financiën waar de methode werd ontwikkeld, definieerde vijf evaluatiemomenten voor projecten:
Gateway 1: Zakelijke rechtvaardiging
Gateway 2: Verwerving of veranderstrategie
Gateway 3: Investeringsbeslissing
Gateway 4: Gereedheid voor de dienstverlening
Gateway 5: Evaluatie van de bedrijfsresultaten

Volgens de Rekenkamer worden in Engeland tegenwoordig bijna alle middelgrote tot grote projecten binnen de centrale overheid via deze Gateway-methode gereviewd. Ofschoon de reviews vertrouwelijk zijn, wordt door het OGC wel telkens een exemplaar ingewacht, met als doel de afzonderlijke ervaringen te aggregeren tot algemene lessen, die binnen de overheid worden verspreid.

De Gateway -methode is niet specifiek voor IT-projecten en kan ook worden toegepast bij onder meer beleidsontwikkeling en implementatie, verwerving programma’s en projecten, infrastructurele projecten, ICT projecten, inkoopprojecten. Voor programma’s zoals invoering van beleid of verandertrajecten bestaat zelfs een Gateway Review 0, dat gericht is op strategiebeoordeling, in de bredere context van het beleid van een organisatie. Zo’n Gateway Review 0 kan gedurende de looptijd van het programma meerdere malen worden uitgevoerd.

De review teams bestaan doorgaans uit drie tot vier personen. De feitelijke review neemt ongeveer drie tot vier dagen in beslag. De voorbereiding kent echter een doorlooptijd van enkele weken en richt zich op planning van het veldwerk, dat voornamelijk bestaat uit documentstudie en een reeks interviews. Voordat het team de activiteiten afrondt, wordt een conceptrapport aan de projecteigenaar aangeboden en met hem besproken.

In Nederland wordt advies, training en begeleiding rond de Gateway-methode aangeboden door de op de publieke sector gerichte adviesbedrijf ‘Het Expertise Centrum’ in Den Haag.