ViQiT ruilt kantoor in voor flexibiliteit van 'virtuele teams'

ViQiT had enige tijd twee vestigingen: één in Arnhem en één in Breukelen. De vestiging in Breukelen gaat sluiten, maar ook in Arnhem verliezen werknemers hun vaste locatie. Deze locatie blijft alleen open voor het centrale deel van ViQiT, waar bijvoorbeeld HR en de administratie onder vallen.

De IT-detacheerders worden voortaan ingedeeld in virtuele teams, die uit ongeveer zes werknemers en een teammanager bestaan. De bedoeling is dat de teams niet op hun vaste thuisbasis samenkomen, maar op een locatie die voor hen gunstig gelegen is. "We willen stimuleren dat er veel onderling contact en samenwerking plaatsvindt. Daarom kiezen we voor een kleinschalige vorm zodat je snel iets kan realiseren", vertelt Paul Vos, die tot het einde van 2019 nog vestigingsmanager is.

Volgens Vos leidt een formele organisatiestructuur tot "overhead en stroperigheid". Door de teams zelf te laten bepalen waar en wanneer ze vergaderen, worden ze flexibeler. "Voorheen plande wij voor het hele jaar meetings voor de collega’s in op de locaties. Nu regelen zij dat gewoon onderling zelf in een periode", vult Gilbert Smulders, die tot maart vestigingsmanager in Breukelen is, aan. "Er zijn nu zelfs teams die van plan zijn om de beurt het bij iemand thuis te organiseren en dan zelf koken."

Agile naar blije consultant werken

ViQiT zet met de nieuwe strategie naar eigen zeggen meer in op agile werken, waarbij ook met experimentele aanpakken in korte cycli stappen worden gezet richting een einddoel of product. In dit geval is dat product een blije consultant, stelt Smulders. "Een consultant die lekker in z’n vel zit, controle heeft over zijn tijd, zich verbonden voelt met collega’s en organisatie, is een consultant die in staat is de klant maximaal te bedienen."

Bovendien heeft de nieuwe strategie ook een duidelijk voordeel voor ViQiT zelf: kostenbesparingen. Waar eerder bijna duizend euro per maand betaald moest worden voor een vestiging - die ook nog eens vaak leeg staat - krijgen teams nu een budget voor een meeting.

"Als zij slim met dat budget omgaan kunnen zij bijvoorbeeld sparen voor leuke uitjes. Als je iedere keer bij iemand thuis afspreekt en zelf kookt heb je aan het einde van het jaar nog lekker veel budget voor een duurder uitje."

Flexibiliteit in teams

ViQiT heeft momenteel drie teams met consultants en een apart team met de stafleden, teammanagers en de secretaresse. In de toekomst kan er echter nog veel bij de teams veranderen. Zo kunnen ze uitgroeien tot maximaal negen collega's en een teammanager, maar ook de verdeling van werknemers over de teams kan nog aangepast worden.

Werknemers kunnen bij groei in het personeelsbestand bijvoorbeeld herverdeeld worden of er kunnen teams opgezet worden op basis van inhoud. "Als wij bijvoorbeeld straks een groep collega’s hebben die heel erg met security bezig zijn kunnen zij een aparte groep vormen", vertelt Smulders.

De bedoeling is echter wel dat er een bepaalde mate van stabiliteit blijft. "Uiteraard willen wij de collega’s niet iedere keer van teammanager laten wisselen. Maar na een paar jaar is dat vaak juist wel weer goed", vertelt Smulders. "Collega’s kunnen zo een goede band opbouwen met hun teammanager, maar na verloop van tijd is het goed om weer nieuwe inzichten te krijgen van een andere teammanager."