Een nieuw ERP-systeem lost geen onderliggend informatieprobleem op

Zonder betrouwbare historie verliest een organisatie het vermogen om te leren van het verleden, besluiten te verantwoorden en op basis van betrouwbare informatie te handelen. Toch wordt informatiebeheer nog regelmatig gezien als een ondersteunende activiteit: documenten opslaan, versies beheren en systemen vullen. Dat beeld is achterhaald.

Geen informatievisie

De overgang naar moderne ERP-platformen wordt vaak benaderd als een technisch project. De voordelen zijn duidelijk: betere prestaties, meer analysemogelijkheden en verdere integratie van bedrijfsprocessen. Echter: een nieuw systeem lost geen oud informatieprobleem op wanneer de context, betekenis en herkomst van de opgeslagen informatie niet worden meegenomen.

Ondanks de modernste technologie kan een organisatie blijven worstelen met fundamentele vragen: Welke informatie is betrouwbaar? Wie is eigenaar van die informatie? Welke versie is leidend? Welke kennis moet behouden blijven?

Documenten zijn geen bestanden

Een veelgemaakte misvatting is dat het veiligstellen van data automatisch betekent dat ook de kennis van een organisatie behouden blijft.

Data vertelt wat is vastgelegd, maar het geheugen van een organisatie bestaat uit de context: waarom een besluit is genomen, welke risico's zijn afgewogen, welke informatie daarbij leidend was en wie verantwoordelijkheid droeg. Juist die context geeft informatie betekenis en waarde.

Ook documentmanagement wordt nog vaak onderschat. Een document is niet slechts een bestand dat ergens moet worden opgeslagen. Het vertegenwoordigt kennis, verantwoordelijkheid en historie.

'Maar als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is, welke versie leidend is en wanneer de informatie betrouwbaar beschikbaar moet zijn, ontbreekt een betrouwbaar organisatiegeheugen.'

Een technische tekening, een wijzigingsdossier of een onderhoudsinstructie laat zien hoe een organisatie haar processen beheerst. Zeker in kritische sectoren moeten organisaties niet alleen handelen, maar ook kunnen aantonen waarom zij bepaalde keuzes hebben gemaakt.

Een document met de status 'in bewerking' kan technisch correct in een systeem staan. Maar als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is, welke versie leidend is en wanneer de informatie betrouwbaar beschikbaar moet zijn, ontbreekt een betrouwbaar organisatiegeheugen.

Geheugen behouden

Of informatie betekenis heeft voor een organisatie kan alleen worden bepaald door samenwerking nodig tussen IT, de business, informatieprofessionals en management. Informatie heeft eigenaarschap nodig en processen rond creatie, wijziging, gebruik en archivering moeten onderdeel zijn van de bedrijfsvoering.

De belangrijkste vraag bij een ERP-migratie is daarom niet alleen: Hoe krijgen we onze gegevens in het nieuwe systeem?, maar vooral: Welke informatie heeft onze organisatie nodig om ook in de toekomst te kunnen leren, verantwoorden en handelen? Het antwoord is kennismanagement en dat moeten organisaties zelf bewust organiseren.

Daarom zou de invoering van een nieuw ERP- of documentmanagementsysteem altijd gepaard moeten gaan met een integrale visie op informatie- én kennismanagement. Technologie beheert gegevens; mensen, processen en governance zorgen ervoor dat informatie betekenis krijgt en uitgroeit tot duurzaam organisatiegeheugen.

De inhoud van dit artikel weerspiegelt de persoonlijke visie van de auteur.