Veilig migreren

Het vervangen van applicaties of het uitfaseren van een ouder systeem is ingrijpend. Waar moeten de nieuwe applicaties aan voldoen? Zijn integraties nodig met andere systemen? Welke functionaliteiten ondersteunen de processen? Belangrijke vragen, maar vergeet de migratie van data uit bestaande systemen niet.

Pim van der NollMeer van deze auteur

Verhuisdozen — © Pixabay CC0 Public Domain

Pixabay CC0 Public Domain

Een datamigratie is niet alleen een programma dat geschreven moet worden, maar kent ook stappen voor de beoordeling van data. Breng daarom vooraf de datamigratie zo veel mogelijk in kaart.

Dit zijn de voornaamste stappen die je moet nemen om data succesvol te migreren:

1. Stel de juiste vragen

Om de nieuwe applicatie toegang tot data te geven, is het belangrijk deze zaken op te nemen in een migratieplan:

Welke systemen zijn betrokken bij de migratie?
Welke data moet over naar de nieuwe applicatie(s)?
Is deze data allemaal nodig?
Heeft de nieuwe applicatie een andere structuur? Die kans is groot. Hoe moeten bepaalde velden ‘vertaald’ worden?
Hoe behoudt data zijn kwaliteit?

2. Verbeter de datakwaliteit

Om optimaal gebruik te maken van de data in het nieuwe systeem, moet het compleet en up-to-date zijn. Helaas raakt data snel verouderd. Uit analyses blijkt dat jaarlijks minimaal 5% van data incompleet is of actualiteit verliest. Daarom is datamigratie ook een kans om data te controleren en op te schonen.

3. Maak heldere afspraken

Maak afspraken in het datamigratieplan: welke data kunnen we geautomatiseerd overzetten? Van welke data accepteren we dat ze niet gemigreerd kunnen worden? En welke data is zo belangrijk dat we ze desnoods handmatig invoeren?

Het is niet zeker dat data op z’n plek valt. Houd de 80-20 regel aan: 80 procent van de data kan zonder probleem volledig automatisch overgezet worden. Over de lastige 20 procent moet vooraf overeenstemming zijn. Wordt de data handmatig aangepast of wordt de data afgewezen? Bepaal vooraf hoe de nieuwe systemen ‘live’ gaan. Gaat dat ineens of per dossier, klant of vestiging?

4. Testen en controleren

Uiteraard wordt niet ‘zomaar’ alle data overgezet. Eerst wordt de migratieprogrammatuur gebouwd en wordt de migratie getest. Deze test controleert alle data en maakt duidelijk of de testmigratie succesvol is.

Een eenvoudig voorbeeld van een test en controle: migreer één miljoen facturen. Opgeteld hebben deze een factuurbedrag van 56.303.611,98 euro. Na de migratie is eenvoudig te controleren wat het factuurbedrag in het nieuwe systeem is. Komt dat overeen? Dan is de testmigratie met grote zekerheid geslaagd.

Overstappen met alle data lijkt omslachtig, maar dat hoeft niet. Met deze aanpak loop je er stap voor stap doorheen. De data is opgeschoond en werkt in een prettig werkende applicatie, die geschikt is om de onderneming weer langere tijd te ondersteunen.