Management

Governance
rekenen

Rekenen aan opinies

Hoe hou je projectkosten binnen de perken?

© Shutterstock Arjuna Kodisinghe
30 mei 2017

Als er iets groots of aparts moet worden gerealiseerd, is het voor betrokkenen vaak heel lastig om zicht te krijgen op belangrijke Key Performance Indicators zoals kosten, doorlooptijden, kwaliteit en risico's. Denk aan unieke civieltechnische werken zoals een dam voor de watervoorziening, een one-off technisch systeem zoals een deeltjesversneller of een ingewikkeld nieuw IT-systeemcomplex. Kostenoverschrijdingen van dat soort projecten zijn niet van de lucht.

Uiteraard zijn de mensen die verantwoordelijk zijn voor die eerste schattingen niet van kwade zin. De vraag is dus wat te doen als je serieus wilt weten wat de kosten zullen zijn. Bij unieke projecten is de expertopinie dan een laatste redmiddel.

Jammer genoeg snappen velen niet dat aan expertschattingen ook nog heel wat te rekenen valt. Je moet die schatting niet zien als output waar je het mee moet doen, maar als input voor verdere analyse.

Ook moet je snappen wat je aan de experts moet vragen. Als je zonder context je vragen stelt, dan krijg je een antwoord waarin de impliciete interpretatie van jouw verwachting verwerkt zit. Een expert kan bijvoorbeeld denken dat je wilt weten wat de kosten zullen zijn, als je het project zo goedkoop mogelijk probeert te houden. Of juist wanneer de kwaliteit zo hoog mogelijk moet zijn, enzovoort. As je dat soort cijfermateriaalverbatim gebruikt in je kosten-batenanalyse van het project, zit je zonder het te weten al fout.

Opdelen

Een probaat middel is om allereerst het project uiteen te rafelen in benoembare onderdelen; je krijgt dan kostensoorten. Dan is het van belang om aan de juiste experts per onderdeel drie vragen te stellen. Waar komen de kosten nooit onder? Waar zie je de kosten echt niet boven komen? En wat denk je dat de meest waarschijnlijke kostenpost zal zijn? Op die manier krijg je per onderdeel drie antwoorden.

Dit zullen sommigen nog wel doen, verwacht ik zo. Vervolgens telt men alle minima’s, maxima’s en most likely's op en je hebt drie totaalschattingen met een bandbreedte. Dit is echter geen goed idee. De kans op het halen van een maximum voor een onderdeel is nagenoeg nul. Dit had je de expert immers gevraagd: waar komen de kosten nooit boven. Dus de kans dat de kosten voor alle onderdelen maximaal uitvallen, is ook nagenoeg nul.

Wat zijn de maximumkosten?

Maar wat zijn de maximumkosten dan, hoor ik u vragen. Hier komt het rekenen met expertschattingen in het spel. Een methode die je kunt hanteren, is dat je van de drie getallen per kostensoort een zogenaamde driehoeksverdeling maakt. Die wordt bepaald door drie punten: het minimum, het maximum en de modus. Als je tussen die drie punten rechte lijnen trekt, krijg je een driehoek. Je stelt eigenlijk dat de kans op het optreden van een bepaalde prijs voor dat onderdeel volgens deze driehoek is verdeeld. Niet zo gek: de kans dat het onder de minimale waarde komt is namelijk nul, de kans dat het boven het maximum komt is ook nul, en de grootste kans is de meest waarschijnlijke waarde. Grote afwijkingen zijn mogelijk, maar nemen relatief snel in waarschijnlijkheid af.

Nu ga je het project honderdduizend keer uitvoeren: je trekt uit alle driehoeksverdelingen honderdduizend keer een waarde. Die waardes tel je op en van die waardes maak je een empirische kansdistributie. Aan die kansdistributie kun je vervolgens een rijkdom aan vragen stellen. Wat is de mimimumprijs? Wat is de maximumprijs?  Bij welke prijs heb ik 10 procent kans om onder de kostprijs te zitten? Bij welke prijs is er 10 procent kans om erboven te zitten? Met andere woorden: bij welke prijs range is er 80 procent kans dat we ertussen zitten? Op die manier verrijk je expertschattingen met een simulatie waarmee je veel scherper zicht krijgt op de werkelijke onzekerheden in je project KPIs.

Meer weten? Een Australisch project voor de bouw van een nieuwe dam is een leuk voorbeeld.

Reactie toevoegen