Help medewerkers met IT

Sommige medewerkers stappen in en rijden direct weg. Anderen moeten even wennen, maar leren gaandeweg met hulp van helpdesk en collega’s te rijden. Er is ook een deel dat niet instapt. Omdat ze al die toeters en bellen niet snappen en zich ervoor schamen hulp te vragen. En over een half jaar komt er alweer een vernieuwd model. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers bijblijven bij de technologische ontwikkelingen? Mag je als werkgever een bepaald niveau van digitale vaardigheden verwachten of eisen?

Niet iedereen is even vertrouwd met de digitale wereld. De Rijksoverheid gaat ervan uit dat ongeveer 11 % van de Nederlanders van 16 tot 65 jaar geen of weinig ervaring met de computer heeft. Onder Nederlanders van 55 jaar en ouder is dit zelfs zo’n 20%. Dan is er nog de groep die wel ervaring heeft met computers, maar dat beperkt zich dan – gechargeerd gesteld - tot Facebooken, kleding bestellen en een reis boeken.

Onderzoek

Uit onderzoek van eind 2017 in opdracht van Nederland ICT blijkt dat op dit moment 1,5 miljoen werknemers afhankelijk zijn van ICT bij het uitvoeren van hun primaire taken. Dat is ruim 21 procent van de werkzame beroepsbevolking. Dat aantal groeit binnen twee jaar naar 1,9 miljoen mensen. In dit getal zitten alle ICT-professionals, plus de werkzame personen met een ‘ICT-gedreven’ baan. Naar mijn beleving is dat een vrij beperkte interpretatie van het begrip ‘afhankelijk van ICT voor primaire taken’. Ik denk dat inmiddels zo’n driekwart van de Nederlandse beroepsbevolking van ICT afhankelijk is voor zijn of haar werk. Dat zijn de mensen die de kantoren bevolken, maar volgens mij ook de docenten, zorgverleners en bouwers.

Van medewerkers verwacht je een bepaald niveau aan competenties. Vakkennis, ervaring, managementkwaliteiten: als werkgever selecteer en beoordeel je je mensen daarop. Maar hoe zit het met de digitale vaardigheden? Kun je ervan uitgaan dat medewerkers goed uit de voeten kunnen met systemen, apps en apparaten? Dat ze niet alleen weten waar alle knoppen voor dienen, maar ook hoe ze daarmee hun werk makkelijker en prettiger kunnen maken?

Meebewegen

En intussen staat de technologie niet stil. Organisaties switchen naar nieuwe platforms en clouddiensten. De digitale systemen en omgevingen die steeds belangrijker zijn voor het dagelijkse werk, worden continu verbeterd, geüpdatet en aangepast. Van medewerkers wordt verwacht dat ze moeiteloos meebewegen. Thuis kunnen ze toch ook e-mailen, online hotels reserveren en eten laten bezorgen? Dan moeten Office 365, het nieuwe EPD en het urenregistratiesysteem ook wel lukken. Voor een groot deel van de medewerkers klopt die aanname. Maar voor een niet te verwaarlozen deel zeker niet. Die kunnen thuis wel overweg met de tablet. Maar als ze vastlopen hebben ze bijvoorbeeld een handige zoon of dochter die bijspringt. En die vragen ze makkelijker om hulp dan een collega, die al begint te zuchten als je komt aanlopen.

Hoe ga je als werkgever met hen om? Je kunt het je niet permitteren om een deel van je medewerkers achter te laten in de ontwikkelingen. Dat wil je ook niet, omdat je hun ervaring en vakkennis niet kwijt wilt. Bovendien is er nauwelijks vervanging beschikbaar op de arbeidsmarkt. Je kunt ook niet de technologische ontwikkeling in de organisatie voor een aantal jaar op een laag pitje zetten, totdat een deel van de achterblijvers met pensioen gaat. Dus moet je ervoor zorgen dat iedereen mee kan.

Speerpunt

De technologie is één, maar ervoor zorgen dat alle medewerkers ook goed uit de voeten kunnen met de nieuwe technologie is net zo belangrijk. Niet voor niets roept Nederland ICT staatssecretaris Keijzer van EZ op om het verbeteren van digitale vaardigheden tot speerpunt van haar digitaliseringsstrategie te maken. Maar als organisatie kun je daar zelf ook aan bijdragen. Besteed tijd en aandacht aan adoptie van ICT. Neem de gebruikers mee. Denk niet voor de gebruikers, maar praat met ze. En ga er niet van uit dat medewerkers wel snappen dat het mailprogramma nu elders staat en dat het icoontje nu rood is in plaats van blauw. Verwacht niet dat het zich allemaal vanzelf wijst. Beschouw het als de rijlessen op weg naar het digitaal rijbewijs. Ga samen op weg om de technologie in de vingers te krijgen en te ontdekken wat de voordelen van de nieuwe werkprocessen zijn. Ga naast ze zitten, help ze en geef ze vertrouwen. Dat is een investering die zich zeker terugbetaalt.