Management

Software-ontwikkeling
e-factureren

‘Overheid en MKB nog niet klaar voor e-factureren’

De deadline van 1 januari 2017 voor strenge nieuwe voorschriften bij de Rijksoverheid over digitaal factureren leidt tot onrust bij leveranciers.

© CC BY 2.0 - Flickr.com,  tomroelofs.nl
14 december 2016

De deadline van 1 januari 2017 voor strenge nieuwe voorschriften bij de Rijksoverheid over digitaal factureren leidt tot onrust bij leveranciers.

Vanaf 1 januari 2017 neemt de Rijksoverheid geen papieren facturen meer in behandeling, zelfs een mailtje met een bijgesloten pdf mag niet meer. De nieuwe voorschriften gelden voor alle nieuwe leveranciers, ongeacht de bedrijfsgrootte.

Digitaal factureren zou volgens de Rijksoverheid minder arbeidsintensief, efficiënter en minder fout- en fraudegevoelig zijn. De vraag is of die doelstellingen gehaald worden. Leveranciers uitten hun zorgen over de haalbaarheid, slechts drie weken voor invoering, meldt het FD vandaag.

Wie niet zelf over een digitaal factureringssysteem beschikt, kan gebruikmaken van de overheidsinfrastructuur Digipoort, het elektronische factureringsysteem Leveranciersportaal of van Simplervoicing, waarbij een groot aantal dienstverleners en ontwikkelaars van boekhoudsoftware aangesloten zijn.

Onrealistische deadline

Een aantal van de bij Simplerinvoicing betrokken partijen maakt zich in toenemende mate zorgen of de deadline van 1 januari realistisch is, meldt het FD. Minder dan drie weken voor invoering liggen er nog veel punten open. “We zijn nog steeds aan het soebatten over welke informatie welk ministerie wil ontvangen”, zegt Jos Wellema, regiodirecteur van Basware. “De ministeries komen continu met andere eisen en er zitten te veel mensen aan tafel. Dat komt de communicatie niet ten goede. Het mkb en grootzakelijke klanten wachten af”, zegt hij in de krant.

Ondernemers die op 1 januari nog geen aansluiting hebben via een van de geselecteerde aanbieders, moeten hun rekeningen handmatig, en dus dubbel, invoeren in Digipoort. De deelnemers in het overleg Simplerinvoicing vrezen dat de overheid en het mkb nog niet klaar zijn voor e-factureren. “De meeste mkb-ondernemers vinden een pdf'je al heel digitaal”, zegt een van hen.

Plank misgeslagen

Sven Montijn van Nexus Verus, dat onder meer voor het ministerie van Infrastructuur en Milieu, de Provincie Utrecht en verschillende gemeenten werkt, denkt dat de overheid de plank misslaat. “95% van het bedrijfsleven stuurt pdf-bestanden, waarom is er geen overgangsregeling ingesteld?” Dat de regels alleen gelden voor nieuwe inkoopovereenkomsten ziet de overheid als voldoende overgangsregeling. Nu al zou 42% van alle facturen bij het Rijk digitaal zijn.

De overheid is volgens Montijn zelf nog niet klaar voor volledig digitaal factureren. “Voordat we het punt hebben bereikt dat iedereen gebruik kan maken van Simplerinvoicing zijn we jaren verder. Er zal nog heel veel water bij de wijn moeten.”

MKB Nederland en EZ niet bezorgd

MKB Nederland deelt de zorgen van de toeleveranciers niet en gaat uit van een soepele overgang. “Voor zover wij kunnen overzien, kunnen veruit de meeste bedrijven laagdrempelig en zonder hoge veranderkosten overstappen op e-factureren”, reageert een woordvoerder in het FD. De belangenorganisatie verwacht dat ondernemers die niet over boekhoudsoftware beschikken probleemloos gebruik kunnen maken van alternatieven als Digipoort.

Ook het ministerie van Economische Zaken zegt zich niet te herkennen in de kritiek van de softwareleveranciers en spreekt van een goed voorbereid proces. “Alle bedrijven in Nederland zijn in principe klaar om met Simplerinvoicing elektronische facturen aan te maken en naar de Rijksoverheid te verzenden.”

De Rijksoverheid is voorloper in het project. In 2018 volgen de decentrale overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen.

Lees meer over Management OP AG Intelligence
2
Reacties
Friso de Jong 15 december 2016 10:31

De soep wordt niet zo heet gegeten; ookal is het op dit moment voor de Rijksoverheid inderdaad zorgelijk om maximale adoptie te halen.

Dat komt allereerst doordat de Rijksoverheid van haar leveranciers verlangt: aflevering op een nieuw adres (OIN nummer), in een nieuw formaat (UBL-OHNL) langs een nieuw kanaal (Digipoort). Tegelijkertijd sluiten de aangeboden faciliteiten vanuit de Rijksoverheid (Digipoort, Leveranciersportaal, SimplerInvoicing) onvoldoende aan bij de mogelijkheden vanuit het bedrijfsleven.

Tot slot is het inderdaad zo dat een –flink- deel van de Rijksoverheid haar eigen interne organisatie (IO) en interne processen niet goed op orde heeft. Dat is haar verantwoordelijkheid, niet iets wat leveranciers moeten oplossen of last van zouden mogen hebben.

Dan SimplerInvoicing. Het is een van de genoemde mogelijkheden om bij de Rijksoverheid te kunnen afleveren. Alleen, om te kunnen factureren aan de overheid, zal je gebruik moeten maken van SimplerInvoicing Full, betaal je €5.000 per jaar. (http://www.simplerinvoicing.org/details-simplerinvoicing-membership/) Dat is voor leveranciers –van boekhoudpakketten- nogal een drempel, zeker in verhouding tot andere mogelijkheden; zie punt 4 hieronder.

Hoe heet wordt de soep dan gegeten? Dat valt eigenlijk wel mee:

1. Nieuwe contracten: De verplichtstelling betreft alleen e-factureren richting de Rijksoverheid. En het betreft alleen NIEUWE contracten. Al met al een fractie van het totale aantal facturen in Nederland.

2. Mede overheden: Het regime voor medeoverheden is en blijft een stuk minder streng. Een e-factuur in UBL per e-mail naar een gemeente sturen is toegestaan.

3. Europese e-factuurstandaard: Over een tijdje is er een Europese standaard voor een e-factuur. De 84 boekhoudpakketten en dienstverleners en grootverzenders die de afgelopen twee maanden UBL Ready zijn geworden (www.ublready.nl), gaan dat inbouwen. De Rijks- en medeoverheden zijn ook verplicht die nieuwe standaard in te bouwen. Dus dan spreken leveranciers en de overheden in hetzelfde formaat. ‘Probleem’ opgelost. Het nieuwe Rijksoverheidsafleveradres (OIN) kon al in een e-factuur worden opgenomen. Blijft over het afleverkanaal…

4. Innovatie in aflevermogelijkheden: de huidige mogelijkheden zijn op dit moment onvoldoende. Maar er komen de komende tijd allerlei dienstverleners met mogelijkheden. Denk aan boekhoudpakketten die rechtstreeks op Digipoort aansluiten, dienstverleners die zelf een PEPPOL aansluiting maken, mogelijkheden om je PDF e-facturen via een derde partij om te laten zetten en naar de overheid te mailen, een add-on for MS Office om je e-facturen rechtstreeks naar de overheid te sturen.

Kortom, de wereld staat niet stil. En wie weet wijzigt SimplerInvoicing haar business model nog eens en biedt ze gratis een API ter beschikking om te koppelen met Digipoort. Of dat de Rijksoverheid dat zelf doet.

5. De gemitigeerde verzend- en ontvangsttheorie (een juridische kwestie): Je bent verplicht een factuur uit te reiken (brengplicht). Of je daar aan hebt voldaan wordt bepaald of de klant extra eisen stelt aan dat afleveren. Dat is hier het geval. Dus als je je factuur hebt kunnen afleveren op Digipoort, dan is het verder aan het Rijk om te zorgen dat hij verwerkt en betaald wordt. Ongeacht of de betreffende Rijksdienst haar interne processen op orde heeft.

Kort en goed. De Rijksoverheid wil iets, maar sluit onvoldoende aan op de markt. Een gevalletje ketendigitalisering waarbij de overheid zichzelf de zwakste schakel heeft gemaakt. Gelukkig voor haar stimuleert diezelfde Rijksoverheid innovatie in het bedrijfsleven, en zullen we tal van innovaties zien die een goed deel van de huidige problemen wegwerken. Eind goed, al goed.

Jaap Jan Nienhuis 15 december 2016 09:19

Ook vanuit de stichting Simplerinvoicing herkennen wij het geschetste beeld niet. Sterker nog, er zijn nu al partijen die vanuit hun eigen software een e-factuur aan de overheid kunnen sturen, en we zien dat juist het MKB snel kan schakelen, sneller dan de grote corporates.
Wij voorzien dus geen grote problemen bij de overgang naar e-factureren en geloven dat de overheid juist het bedrijfsleven een grote dienst bewijst: in plaats van de markt een overheidsstandaard op te leggen, sluiten ze aan bij de marktstandaard die al door bedrijven onderling wordt gebruikt (Simplerinvoicing).

Jaap Jan Nienhuis (manager Simplerinvoicing bij SIDN)

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.