Management

Governance
archief

Mailboxprobleem Almere lijkt bij andere Fujitsu-klanten niet aan de hand

Alternatieve manieren om mails te archiveren.

26 maart 2021

Alternatieve manieren om mails te archiveren.

De problemen van gemeente Almere met verwijderde mailboxen komen bij andere overheidsklanten bij Fujitsu niet bekend voor. Navraag door AG Connect leert dat e-mail daar wél worden opgeslagen.

De gemeente zag eerder het complete mailverkeer van zowel bestuurders als topambtenaren van de gemeente Almere over een periode van dertien jaar verloren gaan. Uit een mailwisseling tussen de gemeente en Fujitsu die in handen is van Omroep Flevoland, bleek dat er door de gemeente eerder gekozen was om e-mails niet te archiveren in verband met kosten.

Uit een rondvraag van AG Connect over of dit bij andere Fujitsu-klanten zoals gemeente Groningen en het OM ook speelt, blijkt dat zij eveneens niet betalen voor archiveren van e-mail omdat zij andere oplossingen gebruiken. Een woordvoerder namens gemeente Groningen: “De gemeente betaalt niet bij voor archivering van gemeentelijke e-mails. Daar is ook geen reden voor omdat de archivering van zaakdossiers verloopt via het zaaksysteem e-Suite van Dimpact of via het gemeentelijke digitaal archief.”

Met Fujitsu om de tafel

Groningen gaat later dit jaar wel opties bekijken om e-mail archivering via Fujitsu te laten verlopen. “Dat is onderzocht in het kader van performance winst. Hieruit is gebleken dat een email archiveringsoplossing niet veel doet voor de performance van een gemiddelde gebruiker. Er is gebleken dat dit kostentechnisch interessant kan zijn omdat voor archiefstorage lagere opslagtarieven gelden dan voor opslag op de productieomgeving.”

Het OM geeft aan inderdaad ICT-diensten van Fujitsu af te nemen. “Aan dienstverlening zijn kosten verbonden, dus ook aan het opslaan en archiveren van bestanden en mails. Het OM betaalt voor wat het gebruikt. Daar valt ook de archivering onder.” Medewerkers van het OM moeten echter binnen het systeem wel zelf zorgen dat hun e-mail gearchiveerd wordt.

Twintig mailboxen zijn teruggevonden

Burgemeester Franc Weerwind trok onlangs tijdens een aangevraagde debat het boetekleed aan. Volgens zijn Chief Information Officer zijn van de 80 mailboxen van oud-medewerkers die in de afgelopen 25 jaar bewaard hadden moeten blijven, er inmiddels twintig teruggevonden. Over de laatste tien jaar ongeveer de helft.  

Een intern onderzoek moet volgens Binnenlands Bestuur duidelijkheid geven. Er zijn volgens Weerwind twee kritieke momenten geweest. In 2018, na een wob-verzoek, werd ervan uitgegaan dat het om een incident ging. ‘Nu kijk ik daarop terug en vind ik dat een tekortkoming.’ En in 2020. ‘Een wob-verzoek van een particulier komt ten slotte op mijn tafel. Ik constateer dat ik de informatie niet kan vinden en de mailboxen blijken vernietigd. Ik zeg: dit mag niet gebeuren, die moeten permanent worden bewaard. In juni 2020 heb ik geïntervenieerd.’

Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.