Migreren is iets anders dan verhuizen
Pleidooien om groot onderhoud te plegen, om alles op één lijn te krijgen, worden vaak afgewimpeld of uitgesteld: ‘levert geen directe waarde op’.
Toch komen in bedrijven bewegingen voor waarbij men om die problematiek niet meer heen kan: fusie, centralisatie, standaardisatie, serverconsolidatie, besturingssysteemmigratie et cetera. Bij zulke inspanningen loopt een bedrijf tegen problemen aan van een (veel) grotere omvang en impact dan men dacht: onbekende software, versieconflicten tussen applicaties en in middleware, afwijkingen tussen administraties en werkelijkheid, langdurig niet-gearchiveerde data, onduidelijke rechtenstructuren (zie kader ‘Migratieproblemen’).
Achterhalen wat dan gefuseerd of gemigreerd moet worden, is vaak veel werk. Een organisatie heeft de kennis vaak niet meer: de mensen zijn weg, de kennis is verdampt. Door de dwingende planning van de fusie of centralisatie is de tijdsdruk op het uitzoeken van de ‘as is’-situatie en het vormgeven van de ‘to be’-situatie vaak hoog. De kosten zijn dat dan uiteraard ook.
De laatste tijd komen hier verschillende soorten oplossingen voor, in de sfeer van tooling, contractvormen, slimme inrichting van bedrijfsprocessen (zie kader ‘Schijnoplossingen’). Bij eerste kennismaking lijken zulke ingrepen het probleem inderdaad aanzienlijk te reduceren. Een gecentraliseerde migratie-administratie helpt bijvoorbeeld enorm. Bij nadere beschouwingen schieten zij echter tekort. Enkele voorbeelden.
• Vaak blijkt de echte werkelijkheid danig af te wijken van wat in de administraties staat genoteerd. Dit betreft zowel HR als ERP, CRM, CMDB of Active Directory. Die gegevens kloppen vaak ook onderling niet. De ‘echte’ IT-werkelijkheid moet vaak op de werkvloer, met menselijke inspanning, worden achterhaald.
• Met virtualisatie de oude applicaties bruikbaar houden lost de pijn wel even op. Als later aan de echte oplossing wordt gewerkt, kunnen echter ook de laatste mensen die nog de noodzakelijke kennis hadden, zijn verdwenen. Zeker bij centralisaties en fusies is die kans reëel.
• Zoekgeraakte installatie-cd’s van applicaties kunnen ook met gebruik van slimme herkenningssoftware niet meer worden gevonden als de leverancier niet meer bestaat. Over een oplossing moet met gebruikers worden gesproken.
• Slimme IT-beheerfaciliteiten kunnen ook niet achterhalen wat in de bedrijfsvoering nodig is: wordt die-en-die applicatie nog gebruikt, wordt dat rapport nog gemaakt, zijn drie verschillende rapportagetools naast elkaar nu echt nodig, hoe wordt straks het verkeer tussen afdelingen geregeld dat nu nog met een fax plaatsvindt? Dit vereist afstemming met IT-beheerders en vooral gebruikers.
• Bij grote fusies, centralisaties en migraties heerst op de IT-afdeling(en) onrust (‘Wat gebeurt er met mijn werk, mijn rol, mijn baan?). Bij veel gebruikers heerst een andere onrust (‘Krijg ik terug wat ik ken en waar ik mee kan werken?). Vanwege standaardisatie komen minder versies van applicaties terug. Mensen moeten wennen aan nieuwe versies van applicaties, soms zelfs aan geheel nieuwe applicaties. Conversies van oude bestanden vereisen ook hun inbreng, en dus afstemming.
• Bij centralisaties en fusies komen verantwoordelijkheden voor IT-faciliteiten op andere plaatsen in de organisatie te liggen. Niet zelden wordt door een herschikking ook het machtsevenwicht veranderd, in de IT-organisatie(s), in de gebruikersafdeling(en) en tussen die beide disciplines. Dit vereist extra begeleiding.
• Grote migraties vinden zelden in één keer plaats, meestal in stappen. IT-serviceproviders proberen die stappen vaak zo te plannen dat hun uitrolmedewerkers gedurende de totale verhuisperiode evenredig worden belast. Niet altijd levert die planning ook voor de klant een optimale situatie op. Afdelingen die al wel zijn gemigreerd, moeten immers steeds kunnen blijven samenwerken met nog niet gemigreerde collega’s, op sommige afdelingen mag migratie niet vallen in bepaalde periodes zoals jaarafronding, sommige afdelingen wensen vanwege continuïteit niet in één keer over te gaan et cetera. De voor alle betrokkenen ‘juiste’ planning moet in nauw overleg met elkaar worden opgesteld en bewaakt, en kan niet uit een planningspakket rollen.
Een grootschalige verandering kan dus niet volledig met alleen slimme beheersoftware en slimme IT-oplossingen worden uitgevoerd. ‘Silver Bullets’ bestaan niet en zullen er ook niet komen. Vele klanten en IT-serviceproviders richten zich bij het plannen van een IT-migratie vooral op de pc-uitrol. Het echte succes zit veeleer in de voorbereiding: die vereist meer zorg. Het is dan ook niet verwonderlijk dat zelfs grote IT-serviceproviders bij grote migraties vaak vastlopen: hun corebusiness is het inrichten van de nieuwe situatie, niet het verhuizen. Dat is een apart vak. Ook outsourcende organisaties stappen vaak te licht over die verhuisfase heen en laten die vaak te simpel over aan de IT-serviceprovider.
De enige echte manier om grote migraties snel en pijnloos door te voeren, is het daadwerkelijk in onderlinge samenhang op orde hebben van de informatie over en administratie van alle apparatuur, applicaties, directories, rechten et cetera. Vele organisaties overschatten de kwaliteit van hun informatie en administratie.
Een organisatie die over enige tijd gaat migreren en haar informatie en administraties nog niet op orde heeft (of daar niet zeker van is), doet er goed aan die zo vroeg mogelijk op te bouwen. Het zal blijken dat alleen al het opbouwen geruime tijd vergt en dat het opmaken van de beste migratiestrategie pas mogelijk is als die administratie actueel, juist en volledig is.
Fred Ottenhof (f.ottenhof@migrationmatch.nl) is projectinrichter bij Migration Match BV te Zoetermeer (www.migrationmatch.nl).
MIGRATIEPROBLEMEN
Problemen waarover men bij grote bewegingen in een bedrijf struikelt, zijn onder meer de volgende.▪ Vaak is niet eens bekend welke software wordt gebruikt, waar de originele software (cd’s) is, wie een autorisatie heeft of moet hebben. Vaak is de Configuratie Management Data Base (CMDB) niet actueel, juist en volledig; niet zelden is dit het gevolg van het feit dat gebruikers ‘zelf met spullen slepen’. De administratie heeft een lage status en is van slechte kwaliteit; het changemanagementproces wordt in het bedrijf – en vaak ook binnen de IT-afdeling – als onbelangrijk terzijde geschoven.
▪ Verschillende versies van een applicatie of van middelware (bijvoorbeeld DBMS) komen in verschillende organisatieonderdelen voor. Na de consolidatie of verhuizing is dit niet langer mogelijk: er moet één versie komen, of de interactie tussen verschillende versies moet worden geneutraliseerd. Dit vergt vaak een gecompliceerd ‘was-wordt’-proces; vaak kan slechts het laaghangend fruit bij verouderde applicaties worden gesaneerd.
▪ Server side back-ends (databases et cetera) van applicaties, die tot nu toe in verschillende businessunits werden gebruikt en in elke BU elders waren opgeslagen en beheerd, moeten ook op één (hardware- en/of software)platform worden gebracht. De oude implementaties bevatten vaak hard geprogrammeerde links naar andere IT-resources, waardoor dat lastig is.
▪ Softwarecascades worden groter en kennen meer niveaus. Dit geeft navenant meer kansen op het niet werken van opeengestapelde software.
▪ Niet alle applicaties uit de verschillende bedrijfsonderdelen zijn compliant met de nieuwe, gecentraliseerde omgeving, laat staan certified. Bij problemen blijken leveranciers te zijn verhuisd of zelfs niet langer te bestaan.
▪ Het is moeilijk medewerkers te vinden die zich als ‘functioneel beheerders’ willen uitspreken over de juiste wijze van installeren van applicaties die ook worden gebruikt bij andere businessunits dan waarin zijzelf actief zijn. Bang als zij zijn op problemen in die andere businessunits te worden aangesproken, maar er niets aan kunnen doen.
▪ Op veel plaatsen worden (vaak bedrijfskritische) macro’s gebruikt met daarin harde verwijzingen naar datadirectories, printers en andere faciliteiten. Bij consolidatie/centralisatie is het nodig alles te doorlopen en handmatig bij te werken.▪ Organisaties die hun IT-huishouding outsourcen, vragen de IT-serviceprovider vaak de IT-huishouding te saneren (de eigen IT-staf was daar nooit aan toegekomen). De kennis bij die IT-provider van de oude IT-huishouding is echter gering; het enthousiasme van oude IT-medewerkers om hieraan bij te dragen, is niet altijd even groot.
Schijnoplossingen
Om bij consolidatie of migratie het overzicht te krijgen, en om na de migratie de met elkaar strijdige faciliteiten voldoende van elkaar te isoleren, worden verschillende soorten gereedschappen voorgesteld.
▪ Het ophalen van identificerende en beschrijvende gegevens over onder meer medewerkers, locaties, accounts, werkstations en applicaties uit allerlei administraties (HR ERP, CRM, CMDB, Active Directory), en deze onderbrengen in één migratiedatabase.
▪ Werken met software die op grond van ogenschijnlijk gelijke kenmerken (namen van programma’s of gebruikers) mogelijke verbanden signaleert tussen entiteiten uit verschillende omgevingen: dezelfde gebruiker in meerdere businessunits, dezelfde applicaties et cetera.▪ Ophalen van applicatie- en rechteninformatie: direct van de werkstations naar de migratiedatabase.
▪ Virtualisatie van operating systems (met behulp van producten zoals VMware of de Microsoft-tegenhanger daarvan), zodat oude applicaties kunnen worden ‘ingepakt’ en in de nieuwe omgeving ‘nog even ongestoord kunnen doordraaien’.
▪ Virtualisatie van afzonderlijke applicaties (zoals het inrichten van ‘soft grid’-containers in de Microsoft-omgeving).
▪ Organisaties die gaan outsourcen menen vaak een slimme keuze te maken door alleen de zaken die belangrijk gevonden worden operationeel te maken in de nieuwe omgeving en de rest ‘vanzelf’ te laten afsterven.
Schijnoplossingen
Problemen waarover men bij grote bewegingen in een bedrijf struikelt, zijn onder meer de volgende.
0x2022 Vaak is niet eens bekend welke software
wordt gebruikt, waar de originele software (cd’s) is, wie een autorisatie heeft of moet hebben. Vaak is de Configuratie Management Data Base (CMDB) niet actueel, juist en volledig; niet zelden is dit het gevolg van het feit dat gebruikers ‘zelf met spullen slepen’. De administratie heeft een lage status en is van slechte kwaliteit; het changemanagementproces wordt in het bedrijf – en vaak ook binnen de IT-afdeling – als onbelangrijk terzijde geschoven.
0x2022 Verschillende versies van een applicatie of
van middelware (bijvoorbeeld DBMS) komen in verschillende organisatie-onderdelen voor. Na de consolidatie of verhuizing is dit niet langer mogelijk: er moet één versie komen of de interactie tussen verschillende versies moet worden geneutraliseerd. Dit vergt vaak een gecompliceerd ‘was-wordt’-proces; vaak kan slechts het laaghangend fruit bij verouderde applicaties worden gesaneerd.
0x2022 Server side back ends (databases et cetera)
van applicaties, die tot nu toe in verschillende businessunits werden gebruikt en in elke BU elders waren opgeslagen en beheerd, moeten ook op één (hardware en/of software)platform worden gebracht. De oude implementaties bevatten vaak hard geprogrammeerde links naar andere IT-resources, waardoor dat lastig is.
0x2022 Softwarecascades worden groter en
kennen meer niveaus. Dit geeft navenant meer kansen op het niet werken van opeengestapelde software.
0x2022 Niet alle applicaties uit de verschillende
bedrijfsonderdelen zijn compliant met de nieuwe, gecentraliseerde omgeving, laat staan certified. Bij problemen blijken leveranciers te zijn verhuisd of zelfs niet langer te bestaan.
0x2022 Het is moeilijk medewerkers te vinden die
zich als ‘functioneel beheerders’ willen uitspreken over de juiste wijze van installeren van applicaties die ook worden gebruikt bij andere businessunits dan waarin zijzelf actief zijn. Bang als zij zijn op problemen in die andere businessunits te worden aangesproken, maar er niets aan kunnen doen.
0x2022 Op veel plaatsen worden (vaak
bedrijfskritische) macro’s gebruikt met daarin harde verwijzingen naar datadirectories, printers en andere faciliteiten. Bij consolidatie/centralisatie is het nodig alles te doorlopen en handmatig bij te werken.
0x2022 Organisaties die hun IT-huishouding
outsourcen vragen de IT-serviceprovider vaak de IT-huishouding te saneren (de eigen IT-staf was daar nooit aan toegekomen). De kennis bij die IT-provider van de oude IT-huishouding is echter gering; het enthousiasme van oude IT-medewerkers om hieraan bij te dragen, is niet altijd even groot.
Problemen bij migratie