Kennis, kennis en nog eens kennis

Een nauwe samenwerking heeft voordelen voor beide partijen. Wanneer een focusgroep samenkomt, is daar ook altijd iemand van SAP bij aanwezig. Zo kunnen we niet alleen ervaringen uitwisselen op een bepaald gebied, maar krijgen we ook het laatste SAP-nieuws uit de eerste hand. Onze leden verwachten ook van ons dat we hen in nauw contact met SAP brengen.”
Kennisuitwisseling is geen overbodige luxe, want het werk van de SAP’er is er de afgelopen twintig jaar niet eenvoudiger op geworden. Van der Horst: “Tien jaar geleden kocht een bedrijf SAP-software en was dat één geheel, zonder allerlei koppelingen met toeleveranciers en internetportals. Nu is de integratie met andere bedrijven heel belangrijk en komt er dus ook steeds meer belangstelling voor de architectuur van SAP. Dit vereist een hoger kennisniveau. Daar komt nog bij dat een goede implementatie van SAP staat of valt met een gedetailleerde kennis van de bedrijfsprocessen. Ook in die kennisopbouw moet je investeren.”
Op de vraag of een SAP’er meer heeft aan zijn SAP-kennis of aan kennis van de branche waarin hij opereert, geeft Van der Horst aan dat dit volgens hem een kip-ei-probleem is: “Het is belangrijk om te weten wat er in een branche gebeurt, maar vanaf de start van een implementatietraject moet ook duidelijk zijn dat het pakket geen geweld aangedaan wordt. Dit is een typisch polderproces.”
Het brengt Van der Horst op dat andere eeuwige dilemma van SAP-implementaties: pakket of maatwerk. Van der Horst: “Als je kiest voor maatwerk, krijg je aan het eind van het traject het resultaat dat je wilde. Maar vijf of tien jaar later ben je misschien minder gelukkig, want als er dan aanpassingen gedaan moeten worden, zijn degenen die het maatwerk ontwikkeld hebben allang niet meer beschikbaar. Dan blijkt dat pakketoplossingen als voordeel hebben dat ze sneller zijn en een flexibeler resultaat geven.”
Focusgroepen
De 27 focusgroepen vormen samen het kloppend hart van de VNSG. De uitwisseling van kennis in deze groepen is van groot belang voor de deelnemers. Het feit dat de groepen meerdere keren per jaar samenkomen, maakt dat de leden zich als groep verbonden voelen. Van der Horst: “Cursussen zijn goed voor het verkrijgen van basiskennis, maar de fijne kneepjes, juist degene die uniek zijn voor een bepaalde bedrijfstak, leer je als SAP’er van collega’s die ook in de praktijk werken. Vaak vormen SAP’ers binnen hun eigen bedrijf maar een klein groepje, dat een heel breed gebied moet afdekken. Veel van de kennis die deze SAP’ers nodig hebben, kunnen zij gericht naar zich toehalen door contacten met andere SAP’ers bij andere bedrijven. De focusgroepen openen letterlijk deuren.” De focusgroepen worden over het algemeen goed bezocht. Van der Horst: “Zolang in een gebruikersgroep goed wordt onderkend wat er speelt bij bedrijven, zitten de bijeenkomsten zo vol.”
Directe lijn
Nauwe contacten met SAP en het terugkoppelen van ervaringen uit de praktijk is iets wat niet altijd gemakkelijk en vanzelfsprekend is geweest. De ervaring van de VNSG is dat alleen de Duitse en de Amerikaanse gebruikersverenigingen directe invloed kunnen uitoefenen. Van der Horst: “Van de dertig tot veertig gebruikersverenigingen wereldwijd wilde SAP maar met twee rechtstreeks om de tafel zitten.” Om de contacten met de andere landen te verbeteren, is nu een Global Office opgericht als communicatiekanaal voor zaken die wereldwijd spelen. Van der Horst: “Kennisuitwisseling bijvoorbeeld over een zeer actueel onderwerp als SOA is nu gestructureerd en niet meer versnipperd. We kunnen onze leden nu beter informeren en hebben een directe lijn met SAP. Voor vragen kunnen we nu ook de juiste personen benaderen, waar die ook ter wereld werken.”
Congres
Het jaarlijkse congres is voor de leden van de VNSG de kroon op het netwerk. Uiteraard wordt er in de twee dagen uitgebreid informatie gedeeld, maar het onderhouden van contacten is nog veel belangrijker. Van der Horst: “Waar op sommige congressen de deelnemers elkaar in de pauze een beetje aanstaren, zijn bij ons altijd alle zitjes en hoekjes bezet. Dan wordt pas echt duidelijk dat we niet alleen een kennisnetwerk, maar zeker ook een kennissennetwerk zijn.” Van der Horst benadrukt dat nu SAP steeds vaker wordt geoutsourcet, de regievoering door de ‘achterblijvers’ steeds belangrijker wordt: “De onderliggende complexiteit is afgekocht, maar dat betekent niet dat je kunt stoppen met investeren in de mensen die de regie voeren.”
Het thema van het VNSG Congres is dit jaar Getting IT done. Dit thema benadrukt de complexe relatie tussen business en IT. Van der Horst: “Een geslaagde verbinding tussen deze disciplines is een belangrijke toegevoegde waarde voor een bedrijf. Een SAP-implementatie is een hogedrukpan: de confrontatie met de business moet aangegaan worden, maar dat valt lang niet altijd mee en in de praktijk is er veel op aan te merken.”
De VNSG hoopt dat business- en IT-verantwoordelijken voor SAP-implementaties uiteindelijk samen het VNSG-congres zullen bezoeken, hoewel de bezoekers nu nog voornamelijk hardcore IT’ers zijn. Het programma bestaat dan ook uit technische en meer projectgerichte verhalen. Van der Horst weet echter dat business en IT niet altijd gemakkelijk door één deur gaan: “Het is ook voor ons heel moeilijk om de businessmanagers te bereiken, maar we blijven de boodschap herhalen en hopen de komende jaren op een steeds groter succes.”
Het twintigjarig bestaan van de VNSG is reden voor een feestje en de vereniging zet graag alle vrijwilligers in juni in het zonnetje op ‘een leuke dag met diverse activiteiten’. Voor alle leden organiseert Van der Horst samen met het hoofdbestuur in het najaar een feest. Van der Horst: “We zijn er trots op dat we al zo lang bestaan en we zullen dit jubileum zeker niet zomaar voorbij laten gaan.”Getting IT DoneUnieke verenigingNetwerken