Een slecht bedrijfsproces wordt niet beter met IT

Tekst: Bas Linders Beeld: Image Bank Nee, Nederland bevindt zich niet in een staat van ‘splendid isolation’, waarbij gebeurtenissen elders nauwelijks van invloed zijn. De globale IT-ontwikkelingen doen ook dit land aan en dat merken Toon Geensen en Geert Visker, die namens Gartner bedrijven en overheidsinstellingen adviseren over de inhoudelijke kanten van IT, dagelijks. Hun zogenaamde ‘executive programma’ is grotendeels gebaseerd op het op basis van wereldwijde researchgegevens bijpraten en ondersteunen van Nederlandse CIO’s en van overheidsambtenaren die in de praktijk die rol vervullen. Security is overal een toponderwerp en ook in Nederland worden de discussies over IT nog steeds gedomineerd door de wens tot kostenbesparing. Ook in Nederland is iedereen met sourcing en offshoring bezig. En nog te vaak zien ze dat hele goede IT hele slechte bedrijfsprocessen ondersteunt. En dat helpt dus niet. Wel zien ze aan de horizon de lucht opklaren. Visker: "Er is een trend dat de opbrengsten van kostenbesparingen meteen weer worden ingezet voor IT-innovaties. Dat betekent dat je per saldo een stabiliteit ziet in de IT-budgetten van het bedrijfsleven. Bij de overheid ligt dat nog wat anders omdat de manier waarop daar dingen worden vastgelegd in begrotingen er soms toe leidt dat besparingen die in het ene deel van de overheid worden bereikt als voordeeltje in een ander overheidssegment opduiken. Dan zijn de mensen die het goed doen begrotingstechnisch hun geld kwijt en kunnen ze niet meer investeren in innovaties." Geensen: "De overheid bekostigt op jaarbasis en dat is niet altijd handig, zeker niet bij IT-investeringen. Die jaarcyclus zorgt er soms voor dat plots in het laatste kwartaal investeringsbeslissingen worden genomen om maar niet het risico te lopen dat anders het niet opgemaakte geld niet meer beschikbaar is. Dat is vanuit het oogpunt van verstandige bedrijfsvoering niet de meest voor de hand liggende manier om besluiten over investeringen te nemen." Ze signaleren een groot verschil in dynamiek bij het bedrijfsleven en de overheid als het gaat om IT-investeringen. Geensen: "Bij bedrijven worden natuurlijk ook fouten gemaakt, maar de feedback is daar beter georganiseerd, zodat de effecten van de besluitvorming sneller in kaart worden gebracht en er is veel eerder een afrekencultuur. Dat houdt iedereen scherp." Visker wijst erop dat overheidsfunctionarissen het nu eenmaal moeilijker hebben omdat bij de overheid wordt gewerkt met beleidsdirecties die de budgetten hebben en aan de andere kant ambtenaren die als uitvoerders met dat geld voor bepaalde effecten moeten zorgen. "Daar waar dan te weinig met contractmanagement wordt gewerkt en het anders loopt dan gedacht, zie je nog wel eens dat de beleidsdirecties tegen een verantwoordelijke minister zeggen dat ze beleid hebben uitgestippeld en gefinancierd, maar dat de uitvoering niet goed is gelopen. De werkelijkheid is vaak dat er gewoon niet voldoende op output is aangestuurd." Geensen: "Daar komt nog bij dat allerlei politiek bestuurlijke processen en een gebrek aan kennis bij politici soms een doorslaggevende factor zijn bij de IT-lijn die uiteindelijk wordt ingezet. De overheid is dermate veelkoppig dat er nogal eens sprake is van spraakverwarring, zowel bij de beleidsvorming als bij de uitvoering rondom IT-projecten. Bovendien kan het allemaal niet op een koopje. Als je ‘crap’ betaalt, krijg je ook een ‘crap’-resultaat." Visker ziet overigens ook wel positieve kanten aan de niet aflatende stroom wet- en regelgeving van de overheid. "Die zorgt ervoor dat allerlei IT-projecten als paddestoelen uit de grond schieten. Niet omdat bedrijven die zelf hadden gepland, maar omdat de omstandigheden ze daartoe dwingen. Neem de verzekeraars en de nieuwe Zorgwet. Die bedrijven zijn vaak een optelsom van allerlei samengevoegde bedrijven en verkeerden nog in een ‘postnatale fusiedepressie’. Ze hebben nu de gelegenheid om te consolideren en te standaardiseren. En Unisys en andere IT-leveranciers varen daar weer wel bij, want die hebben grote pakketten die ze op dit gebied kunnen inzetten." Bij het moderniseren van de verschillende overheidslagen en het organiseren van ketens door samenvoeging van allerlei activiteiten zou de overheid zich meer moeten spiegelen aan de ontwikkelingen in het bedrijfsleven, zo stelt Geensen. "Het komt bij fusies en overnames bijvoorbeeld steeds meer voor dat partijen in het kader van de due diligence ook IT-mannen naar binnen sturen om te beoordelen of de IT-infrastructuur en -architectuur die ze aantreffen kostentechnisch interessant genoeg zijn om mee te laten spelen in de overname. Dat is nog iets anders dan dat die mannen de overname kunnen blokkeren, maar in de waardebepaling spelen ze een belangrijke rol. Een goede analyse van de IT-integratiekosten waar men tegenaan kan lopen na het tot stand brengen van de deal is heel belangrijk. Dat zou de overheid ook meer moeten doen als men van alles en nog wat samenvoegt. Ik zou de Algemene Rekenkamer graag willen uitrusten met een goede EDP audit-afdeling. Ik denk dat je daarmee al een heleboel potentiële risico’s in kaart zou kunnen krijgen. "Zeg maar een IT-effectrapportage. Maar dat moet je dan natuurlijk wel vooraf doen en niet achteraf, zoals de Rekenkamer nu moet werken. "Bij de uitvoering van de nieuwe Zorgwet is er een situatie ontstaan waarbij de backoffices van de Belastingdienst, het UWV en de verzekeringsmaatschappijen veel met elkaar te maken hebben. Dat is een buitengewoon explosieve cocktail die heel veel moed, beleid en wijsheid vraagt om goed te kunnen worden gemanaged."