Digitaal portaal Alfa-college rekent af met papierstroom

Tot nu toe gebeurde de uitwisseling van informatie tussen docenten, overige medewerkers en studenten (op de meeste ROC’s ‘deelnemers’ genoemd) grotendeels op papier (op prikborden, tijdens toetsen, et cetera). Het portaal dat op 7 mei officieel is geopend moet daar korte metten mee maken. Het is een digitale leer-, werk- en informatieomgeving die veel verder gaat dan een simpel intranet.
Het met een webbrowser toegankelijke portaal biedt mogelijkheden voor de integratie van website, intranet, extranet en back-end systemen. Hoofddoel van het portaal is om de studenten te ondersteunen bij het ‘competentiegericht leren’. Daarnaast moet het portaal de informatievoorziening aan medewerkers en de onderlinge communicatie bevorderen. De naam AcTIE − wat staat voor Alfa-college Toegang voor IEdereen − moet dat streven tot uitdrukking brengen.

Inventarisatie
Gijs Warbroek, programmamanager portalisering, schetst de voorgeschiedenis. “Het is op een grote instelling als deze vaak moeilijk voor studenten, docenten en facilitair medewerkers om de juiste informatie te krijgen. In 2005 heeft adviesbureau YNNO, dat toen nog Twijnstra Work Innovation heette, voor ons geïnventariseerd waar de diverse doelgroepen behoefte aan hadden. De belangrijkste uitkomst was dat men een gestandaardiseerde omgeving wilde voor de informatievoorziening.”
De inventarisatie leverde een berg uiteenlopende eisen en wensen op. Die konden moeilijk allemaal tegelijk gerealiseerd worden. Daarom is een fasering in het project aangebracht. In volgende stadia − ‘plateaus’ noemt Warbroek ze − zal de functionaliteit in samenwerking met YNNO gaandeweg worden uitgebreid.

Digitale portfolio
Een van de zaken op het portaal die het leren moet ondersteunen, is het digitale portfolio. De student kan de competenties − kennis, vaardigheden en beroepshouding − die nodig zijn voor het gekozen beroep in dat portfolio vastleggen en op de voet volgen of hij of zij al aan de eisen voldoet. Docenten kunnen hier opdrachten en projecten aan de studenten geven en de resultaten becommentariëren en beoordelen.
Een andere innovatie zijn de ‘teamsites’: samenwerkingsverbanden tussen studenten en docenten en tussen studenten onderling. Alle studenten hebben ook een eigen hoekje op het portaal: ‘mijn site’. Ze kunnen daar hun profiel plaatsen, privédocumenten en studiemateriaal bewaren en desgewenst ook publiceren voor de rest van het ROC. In de toekomst, verwacht Warbroek, zullen studenten op het portaal ook showcases kunnen zetten die laten zien wat ze waard zijn. Het is zelfs denkbaar bedrijven via een extranet toegang te geven tot zulke showcases zodat ze potentiële werknemers op het spoor kunnen komen.
Voor 2008 staat al een hele lijst uitbreidingen op het programma. Bijvoorbeeld een sms-dienst voor studenten bij roosterwijzigingen, een chatfunctie en workflow-toepassingen, zoals het elektronisch afhandelen van declaratieformulieren. “We gaan ook een koppeling maken van het portaal als front-end met de back-end systemen, waardoor we gegevens uit PeopleSoft kunnen halen”, aldus Warbroek.
Voor de ingebruikname is het portaal uitgetest door ‘koplopergroepen’ met in totaal zo’n 400 personen. Warbroek verwacht dat daardoor de meeste problemen al zijn ondervangen. Voor de medewerkers worden tot november korte cursussen van twee uur aangeboden. Overbodig voor de studenten, want die “leven toch al op internet”, aldus Warbroek.
De toegang tot het portaal is afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord. Iedereen kan alleen dat deel zien waarvoor hij of zij de rechten heeft. Warbroek is niet bang dat studenten met hackersambities door de beveiliging zullen breken en tot achterliggende systemen doordringen. “Het is voor ons een hot issue geweest dat de gegevens van het Alfa-college niet op straat komen te liggen. Zowel WinVision, onze eigen IT-mensen als de externe hosting-partij hebben de beveiliging bekeken en akkoord bevonden. Mocht de architectuur veranderen, bijvoorbeeld door de koppeling aan back-end systemen, dan bekijken we de beveiliging iedere keer opnieuw.”

SharePoint
Voor de onderliggende technologie is Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS 2007) gekozen. IT-dienstverlener WinVision is verantwoordelijk voor de technische ontwikkeling en samen met YNNO ook voor de implementatie. Microsoft-specialist WinVision raakte bij het project betrokken nadat het Alfa-college besloot niet verder te gaan met een andere externe partij, die een eerste versie van het portaal had gebouwd op basis van Sharepoint 2003.
Volgens Marcel Lucker, marketingmanager van WinVision, biedt MOSS 2007 aanzienlijke voordelen boven de 2003-versie. “Belangrijk is dat je in MOSS 2007 zowel internet-, intranet- als extranetfunctionaliteit hebt. Het bevat ook een eigen contentmanagementsysteem. Voorheen moest je een apart CMS van Microsoft gebruiken, wat het een stuk kostbaarder en complexer maakte. Ook de functionaliteit is sterk uitgebreid. De zoekfunctie is veel beter dan in de 2003-versie, de workflow is beter en de integratie met Office is gemakkelijker.”
Het komt erop neer, aldus Lucker, dat de nieuwe versie van SharePoint Server standaard veel faciliteiten biedt die met de oude versie niet, of alleen met veel maatwerk, mogelijk waren geweest. Door de integratie van internet en intranet bijvoorbeeld kan het Alfa-college straks het nieuws dat op de website staat eenvoudig doorplaatsen naar het intranet.
Een onderwijsinstelling drijft traditioneel op papier: boeken, syllabi, readers, opdrachten, prikborden vol aankondigingen, cijferlijsten, et cetera. Hoe zal dat er op het ROC Groningen binnenkort uitzien? Warbroek: “Het nadeel van papier is dat je nooit zeker weet of je de meest actuele versie hebt. Op het portaal is dat wel zo. We zullen er nooit helemaal vanaf komen, maar ik verwacht dat met dit instrument de papierstroom voor een groot gedeelte zal verdwijnen.”
Het Alfa-college heeft belangstelling van zusterinstellingen geoogst voor zijn vernieuwende aanpak. Zo kwamen kortgeleden de collega’s van het Haagse Mondriaan-college op bezoek. Warbroek: “Als andere ROC’s ook met MOSS 2007 aan de slag willen gaan, staan wij daarvoor open. Want wat je nu met elkaar investeert, krijg je later weer terug.”