Informatiechaos als valkuil van verscherpt toezicht – zo voorkom je het

Dat zoeken kost tijd, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Want hoe kun je voldoen aan steeds strengere eisen van toezichthouders als je informatie verspreid ligt over afdelingen, systemen en mappen? En hoe kun je snel, volledig en controleerbaar rapporteren als niemand precies weet wat actueel is en wat verouderd?

Toezicht wordt specifieker – voorkom informatiechaos en maak jouw informatie ook specifieker

DNB en AFM stellen steeds hogere eisen aan de manier waarop financiële instellingen hun informatie organiseren en beschikbaar stellen. Niet alleen de inhoud moet kloppen, ook de herkomst en samenhang moeten duidelijk zijn. Documenten, rapportages en onderbouwing moeten supersnel te traceren en beschikbaar zijn – zónder dat je daarvoor eerst vijf collega’s moet bellen of door twintig mappen moet klikken. Toch komt dit nog veel voor. In audits en interne controles blijkt regelmatig dat belangrijke documenten wel ergens bestaan, maar lastig vindbaar of moeilijk te reproduceren zijn. En dat leidt tot noodzakaleijk herstelwerk, onnodige spanning en – in sommige gevallen – boetes of reputatieschade.

Hoe ziet informatiechaos eruit?

Versnippering is geen technisch maar een organisatorisch probleem. Het ontstaat vaak onbedoeld, als gevolg van bedrijfsgroei, fusies, nieuwe regelgeving of noodzakelijke of pragmatische IT-beslissingen. In de praktijk zie je dat soort versnippering bijvoorbeeld op de volgende manieren terug:

• een klantdossier dat deels in het CRM staat, deels op een afdelingsschijf en deels als PDF in een mailbox zit
• beleidsdocumenten waarvan niet duidelijk is wat de laatste versie is
• rapportages die per kwartaal op een andere manier worden opgeslagen of gearchiveerd

Het resultaat: onbetrouwbaarheid en onzekerheid. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen, maar omdat de informatievoorziening geen of onvoldoende ondersteuning en houvast biedt, maar juist verwarring zaait en chaos veroorzaakt.

De risico’s van informatiechaos in beeld

De risico’s van digitale informatiechaos zijn reëel en voelbaar. Denk aan auditstress, waarbij deadlines in gevaar komen omdat onderliggende stukken zoek zijn. Ook fouten in rapportages liggen op de loer, bijvoorbeeld door het gebruik van verouderde of incomplete data. Daarnaast leidt het tot tijdverlies: teams doen onnodig dubbel werk omdat informatie niet wordt gedeeld of simpelweg niet terug te vinden is. Daarbovenop ontstaan compliance-risico’s wanneer organisaties niet kunnen aantonen dat aan voorwaarden is of wordt voldaan. En juist in een tijd waarin toezicht intensiever, digitaler en frequenter wordt, is dit een risico dat je niet kunt negeren, en veel liever nog wil voorkomen.

Uit de informatiechaos, naar structuur en controle

De oplossing zit niet in nóg een extra systeem, maar in samenhang en strakke regie. Financiële organisaties die versnippering willen aanpakken, doen dat onder andere door informatie op één centrale plek toegankelijk te maken, zodat afdelingen met dezelfde actuele gegevens werken. Ze zetten slimme zoektechnologie in die ook oude en ongestructureerde data weet te vinden, en maken duidelijke afspraken over versiebeheer, ownership en het gebruik en beheer van metadata. Daarnaast zorgen ze voor integratie tussen systemen, zodat informatie automatisch wordt bijgewerkt en onderling gekoppeld blijft. Het resultaat: minder risico, minder stress én meer tijd voor wat echt belangrijk is – klanttevredenheid, innovatie en groei bijvoorbeeld.