‘Door het aanhaken van diverse teams bevorder je adoptie’

PQR helpt organisaties met het opstellen van het juiste adoptieplan om dit te bereiken. “Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van deze tak van advies, want de focus op de menskant is cruciaal. Zet het dus op de kaart, want zelfs al bij het maken van de switch van een Apple naar een Samsung smartphone gaat het mis in het hoofd van mensen. De impact van IT-implementaties bij medewerkers moet je dus behapbaar houden. Nog te vaak wordt er alleen naar de technische verandering gekeken”, legt Laurijsen uit.

Investeren

70 Procent van het slagen van een project hangt af van de adoptie door medewerkers. Laurijsen: “Vaak zien we echter dat maar 10 procent van het budget wordt besteed aan adoptie. Er worden wat meer video’s gemaakt en materiaal. Maar ik zeg: durf te investeren! De grootste klacht is vaak dat er nooit is geluisterd naar wat medewerkers eigenlijk willen. Vergroot dus het budget om medewerkers de nieuwe technologie te laten adopteren, want je ziet daarmee het gebruik onder medewerkers significant toenemen.”

In een ideaal traject worden volgens Laurijsen drie fases doorlopen. “De eerste is de voorbereiding, in de tweede fase gaan we de communicatie- en veranderstrategie in de praktijk brengen en in de derde fase draait het om het borgen van de verandering. Door trainingen te geven en het opzetten van een informatieportaal waar je bijvoorbeeld video’s kunt bekijken. Samen moeten de spelregels worden bepaald. Door het aanhaken van diverse teams bevorder je bovendien de adoptie nog verder.”

Processen

Verandermanagement is trouwens niet hetzelfde als adoptie. “Verandermanagement draait veelal om het bedrijf en de processen, adoptie is een deel ervan. Het gaat om de inhoud en heeft met de medewerkers te maken. Weerstand bij medewerkers is de grootste faalfactor bij de implementatie van nieuwe technologie. Naast de early adopters zijn er altijd mensen die pertinent tegen zijn. Maar de mensen daar tussenin bepalen de mate van succes. Krijg je de middelste groep mee dan slaagt een traject. Dat is 70 procent van de medewerkers.”

“Nieuwe technologie is geen IT-feestje, maar heeft als doel om iets te verbeteren of makkelijker te maken. Daarbij moet de eindgebruiker dus worden betrokken, anders is het weggegooid geld. In onze aanpak zetten wij een aantal standaardmiddelen in, maar het traject wordt wel op maat voor klanten gemaakt. Wil je inspiratiesessies, doen we dat, meer of minder interviews, kan ook. Workshops, regelen we. Wil je het niet halen we het eruit. Zo heeft elke organisatie zijn eigen aanpak: in de zorg heeft niet elke medewerker een laptop, terwijl een commerciële organisatie veel thuiswerkt. De doelgroep en daarmee de prioriteiten zijn elke keer anders. Daar passen wij ons op aan.

De sleutel naar succes is dus niet een blauwdruk voor elke organisatie. “Per klant kijken wat de beste aanpak is. Wat werkt waar het beste, ook vanuit onze ervaring. De invulling van een traject is daarom bij ons flexibel. Dan staan klanten er ook honderd procent achter. Klanten uit verschillende segmenten zeggen “had ik dit maar eerder gedaan, want luisteren zorgt voor tevreden medewerkers,” besluit Laurijsen.