Waar staat de digitale werkplek van de overheid nu?

Waar staan overheden nu?

Ondanks verschillen in grootte en context, herkenden de aanwezigen bij elkaar vooral dezelfde symptomen: verouderde beheertools die het einde van hun levensduur naderen, een woud aan legacy-applicaties, en een werkplekervaring die voor eindgebruikers regelmatig traag en frustrerend aanvoelt.

Toch is er een duidelijk verschil in tempo. Gemeenten zitten vaak al middenin de overstap naar een moderne, cloud-gebaseerde werkplek en kunnen relatief snel schakelen. Bij de rijksoverheid speelt schaal een grotere rol: tienduizenden werkplekken, langlopende migratietrajecten, en een stevig debat over digitale soevereiniteit maken dat geplande migraties naar cloudplatformen vragen om een pas op de plaats.

Dat debat is sinds begin juli een stuk concreter geworden. Met het herziene rijksbrede cloudbeleid moeten rijksorganisaties geopolitieke risico's en leveranciersafhankelijkheid voortaan expliciet meewegen, vooraf een cloudstrategie opstellen en voor belangrijke clouddiensten een exitplan klaarleggen. Voor e-mail en documentbeheer wordt de publieke cloud zelfs volledig afgeraden. Daarmee is wat aan tafel nog een dilemma was, inmiddels beleid: een werkplek moet kunnen schakelen wanneer de regels veranderen.

Zo liet ook de Belastingdienst deze zomer zien hoe waardevol het kan zijn om, middenin een groot traject, tijdig bij te sturen zodra nieuwe regelgeving daar aanleiding voor geeft, een leermoment, waar meer organisaties iets aan kunnen hebben. En bij organisaties met 24/7-kritische processen, zoals meldkamers, is elke wijziging aan de werkplek direct een continuïteitsvraagstuk.

Waar gaan we naartoe?

Over de richting van de digitale werkplek was iedereen het opvallend eens, ook al verschilt het tempo. Overheden willen af van de IT-centrische werkplek en toe naar een werkplek die is ingericht rond wat mensen daadwerkelijk nodig hebben om hun werk te doen: minder beheerlast, meer eigen regie op data en identiteit, en de mogelijkheid om te schakelen tussen bestaande platformen en meer soevereine alternatieven, afhankelijk van hoe beleid zich ontwikkelt.

Deelnemers zien allemaal dezelfde bewegingen: van netwerkschijven naar samenwerkplatformen in de cloud, van virtuele desktops naar volwaardige laptops, en een voorzichtige eerste verkenning van kunstmatige intelligentie als geïntegreerd onderdeel van het werk, niet als los chatvenster.

Welke uitdagingen zien we terug?

Een paar knelpunten kwamen steeds terug, ongeacht waar organisaties vandaan kwamen:

• Kerncomponenten die het einde van hun levensduur naderen, waardoor organisaties onder tijdsdruk staan om alternatieven te kiezen en te migreren.
• Legacy-applicaties en koppelingen die moeilijk te vervangen zijn: bij gemeenten vaak vakapplicaties, bij het Rijk vaker grote, organisatiebrede systemen.
• Spanning tussen beleid en praktijk: doordat regelgeving soms sneller verandert dan een migratietraject loopt, komen projecten af en toe tijdelijk tot stilstand, iets waar organisaties steeds bewuster op leren anticiperen.
• Beperkte capaciteit en kennis, versterkt door meerjarige budgetcycli die het lastig maken om structurele functies te creëren.
• Gebruikersacceptatie: als de werkplek niet aansluit bij de behoefte, vinden gebruikers zelf een omweg, vaak het begin van schaduw-IT.

Dat laatste punt is niet zomaar een operationeel ongemak. Onder wetgeving als de NIS2 kunnen bestuurders inmiddels persoonlijk verantwoordelijk worden gehouden voor dat soort onzichtbare risico's, dus het is een thema dat verder gaat dan de IT-afdeling alleen.

Wat kunnen organisaties hier nu al mee?

Een paar inzichten die op de round table steeds terugkwamen, zijn direct te vertalen naar de praktijk.

Een rustige helpdesk betekent niet dat de werkplek goed functioneert. Gebruikers melden problemen vaak niet, of zoeken zelf een omweg. Het loont dus om verder te kijken dan meldingen alleen, en te investeren in harde meetgegevens over inlogtijd, laadtijd en gebruikerservaring.

Daarnaast helpt het om aannames die vaak als vanzelfsprekend worden aangenomen, hardop ter discussie te stellen, bijvoorbeeld: dat één standaardwerkplek voor iedereen zou moeten werken, of dat de cloud alle onderliggende problemen automatisch oplost. Misschien wel het belangrijkste: legacy-vraagstukken raken vrijwel elke organisatie. Er is veel te winnen bij het samen optrekken, kennis delen en, waar mogelijk, gezamenlijke standaarden, juist tussen organisaties die normaal niet snel met elkaar aan tafel zitten.

De dag stond vooral in het teken van herkenning en erkenning. Wat gaandeweg steeds duidelijker werd, is hoeveel winst er zit in het simpelweg delen van kennis en ervaringen. Niet voor niets gingen de gesprekken na het officiële programma gewoon door en willen de deelnemers met elkaar in contact blijven. Deze eerste sessie smaakt dan ook naar meer.