‘Marktontwikkeling binnen de Rijksoverheid is topsport’

Dilemma

Dat vormt dus een dilemma. Want hoe kun je de Rijksoverheid verder helpen met de gewenste digitalisering, zonder dat je kunt laten zien hoe je ze kunt helpen? Het onderscheid kun je alleen maar maken door in gesprek te gaan met elkaar. Elkaar challengen: wat is het probleem of het vraagstuk? En dan samen zoeken naar een oplossing. Soms is dat nog niet eens zo makkelijk, want de Rijksoverheid is gebonden aan aanbestedingsregels. Net als de vrije training gooit dit soms weleens roet in het eten.
Een aanbesteding kent een aantal vaste stappen en die moet je doorlopen.

Als eerste volgt er een briefing op papier of live, waar je op kunt reageren. Maar zoveel partijen is zoveel meningen en eigenbelangen, dus dat is lastig beïnvloeden.

Daarna volgt de kwalificatie, soms zelfs een volledige race. Dit behelst een mooi praatje over wie je bent en wat je kunt, een schets van de toekomst, de compliance aan milieu-, wet- en regelgeving en wat je hebt gedaan. En dat alles met de juiste namen en handtekeningen erbij. Je zult moeten bewijzen dat je de juiste kwalificaties hebt. Daarna volgt een spannend moment, was de vrije training voldoende voor de kwalificatie? De overheid bepaalt op dat moment de toplijst van dienstverleners die door mogen naar de volgende ronde.

Teamsamenstelling is key

Vooruitlopend op de toplijst kijk je alvast met welk team je zou willen werken. Uiteraard heb je zo je eigen voorkeuren voor de mensen waarvan jij denkt dat je daar de wedstrijd mee gaat winnen. Slimme mensen, harde werkers, expertise, strategen, analisten, budgethouders, coaches, marketeers, communicatie, juristen, adviseurs, iemand die zorgt voor een natje en droogje, misschien zelfs een masseur, maar ook niet onbelangrijk: een Team Captain. Hij/zij voert de regie, hakt uiteindelijk de knoop door bij lastige beslissingen.

Je moet je hele team inzetten, iedereen moet zijn/haar taak met haast militaire precisie uitvoeren. Het gaat nu om snelheid, want de finish nadert. De Team Captain houdt de overall regie, uiteindelijk moet alles kloppen om de finish als winnaar te bereiken. Om de beste te zijn moet je de juiste balans vinden. Alleen met samenwerken kun je winnen: het team moet op elkaar zijn ingespeeld, de spelregels goed kennen en de coureur moet uiteindelijk foutloos de eindstreep overgaan. Als laatste stap de verificatie, een check of de spelregels goed zijn gevolgd.

Deze hele race duurt gemiddeld 8 maanden. Kortom: een grote investering die met veel inspanning en een flink budget gepaard gaat. Voor dienstverleners wordt het daarom steeds belangijker om te focussen op een aantal aanbestedingen en alleen in te schrijven op aanbestedingen met een goede winkans. Voor de Rijksoverheid betekent dit in sommige gevallen minder aanbiedingen dan verwacht, soms maar van een partij.

Het is het waard

Het voeren van gesprekken vanuit een CIO/Directeur IT/IT Management rol met de markt blijft daarom een hele belangrijke zaak. Het is fijn dat we een kentering zien met steeds meer informatiesessies en concurrentiegerichte dialogen, zodat ook de Rijksoverheid de juiste oplossing krijgt aangeboden. Grote kostenposten en onvoorziene uitgaven achteraf moeten juist vanwege de uitgebreide aanbestedingen worden voorkomen. We hebben binnen de IT en Rijksoverheid een groot gezamenlijk belang: ons land digitaliseren en blijven moderniseren tegen een reële kosten/baten-verhouding. Transparantie is hierbij belangrijk. Tenslotte hebben we het hier over belastinggeld.

De reden om al deze processtappen te doorlopen en daarvan de waarde in te is simpel: de beloning bij winst is vaak een langdurig en waardevolle samenwerking. Reden tot Champagne! Uiteraard wel zorgen dat je kwaliteit blijft leveren en je je stoeltje behoudt.

Over de auteur

Diana Smith heeft ruim 15 jaar ervaring met aanbestedingen in diverse marktsegmenten waaronder de Rijksoverheid. Zij is werkzaam als Director, Co-creation Leader Public bij Kyndryl. Kyndryl bouwt, beheert en moderniseert essentiële informatiesystemen wereldwijd.