3 change management tips die van jouw IT projecten een succes maken in 2023!

Om van jouw volgende IT-project in 2023 een succes te maken, deel ik met jou de drie factoren die mijn meest recente verandermanagementproject tot een succes hebben gemaakt: sponsoring, ruimte om te praten en plezier. De afgelopen twee jaar werkte ik aan verschillende migratieprojecten waarbij ik klanten mocht begeleiden bij de overstap van Microsoft Office naar Google Workspace. In IT-projecten wordt change management vaak gezien als een luxe. Projectteams focussen meestal eerst op de kosten van het project. Dit gaat ten nadele van het change management. Zo vergeten we al snel de ROI die goed change mangement zou kunnen brengen…

Als change manager is het daarom belangrijk om het belang om in elk project drie elementen te bewaken: het belang van sponsoring, ruimte om te praten en het plezier van iedereen die betrokken is. Twijfels over de noodzaak van change management verdwijnen zo in het niets.

1. Sponsoring: het is belangrijk om de juiste sponsor aan boord te hebben

Elke sponsor is anders. Sommigen zijn te afwezig of niet gemotiveerd genoeg, anderen zijn precies wat het project nodig heeft. Tijdens mijn recente project kwam ik een sponsor tegen waar change managers alleen maar van kunnen dromen. Zij had de juiste vaardigheden en de tijd om in het project te investeren. Dankzij haar was het bewustzijn rond het project groot, werd de communicatie gestuurd vanuit een "persona" die de juiste toon creëerde voor verandering, en begrepen de gebruikers waarom de verandering plaatsvond. Mijn tip voor jou als verandermanager is om binnen het projectteam op zoek te gaan naar de sponsor die het project nodig heeft. Breng deze aan de orde en ga in gesprek totdat je de juiste persoon hebt gevonden die het project samen met jou kan dragen.

2. Ruimte om te praten

Tijdens mijn laatste project bood de klant aan om zijn interne social media platform te gebruiken. Er was ruimte voor medewerkers om in gesprek te gaan over de verandering. Goede of slechte feedback, vragen of zorgen: alles kon gepost worden. Enigszins riskant hoor ik je denken? Misschien wel, maar het platform werd de snelste manier om te communiceren, vragen te stellen over het gebruik van een tool en zelfs positieve feedback te delen over de nieuwe tools. De open manier van communiceren is iets wat ik zeker meeneem naar mijn volgende projecten. De mensen in het team voelden zich gehoord en gerustgesteld, wat de open communicatie bevorderde. Mocht het niet passen in een ander project of context, dan is er altijd tijd voor aanpassingen of andere kanalen om mee te communiceren.

3. Maak het leuk met gamification

Verandering kan leuk zijn! Laat me dat nog eens zeggen: Verandering is absoluut leuk! Om verandering te gamificeren moet je jouw sponsor overtuigen om tijd en geld (het hoeft niet veel te zijn) te investeren. De return on investment die je krijgt van gamification zal jouw verwachtingen overtreffen. Voor het recente migratieproject organiseerden we gedurende enkele weken een speurtocht. Gebruikers werden in kleine teams verdeeld en moesten acties uitvoeren om punten te verdienen. De acties waren een mix van leuke en serieuze activiteiten, zoals meedoen aan een Google-training, een training opnemen met het team via Google Meet, meedoen aan een Google-quiz, op schattenjacht gaan en nog veel meer. Het team met de meeste punten kreeg een Amazon-bon voor elk teamlid en als kers op de taart kreeg de speler die individueel de meeste punten verdiende nog een bon om uit te geven. We beseften dat de speurtocht werkte dankzij de e-mails die we van de deelnemers kregen. Teamleden riepen collega’s op om snel deel te nemen aan een training of vroegen naar hun huidige scores om te weten wat de inspanning zou zijn om de koploper in te halen.

Met de gamification werd de overstap naar Google Workspace erkend. Gebruikers kregen de kans om te leren over de tools en hadden plezier.

Het adopteren van nieuwe tools gebeurt niet alleen door toegang te geven tot de nieuwe tool. Mensen hebben communicatie en training nodig en moeten de verandering begrijpen. Hoe deel je de “What’s in it for me” boodschap? Door sponsoring, open communicatie en plezier. Onze tip? Laat zien hoe je het werkleven van elke werknemer gaat verbeteren.

Wil je weten hoe we bij Devoteam G Cloud aan change management doen? Of hoe we van jouw migratie naar Google Workspace een succes maken? Neem dan contact op, ons team met experten helpt je graag verder.

Dit artikel werd geschreven door Charlotte Pletinckx, Change Manager bij Devoteam G Cloud.