Tech in 2 minuten: wat is data governance?

Wat is data governance?

In een wereld waar data een prominentere rol krijgt, valt op dat organisaties steeds meer initiatieven willen opzetten om meer inzicht en grip op hun data te kunnen krijgen. Daarnaast zien we dat organisaties steeds meer streven naar volledige, actuele en kwalitatief hoogwaardige data die als betrouwbare voedingsbodem kan dienen voor het nemen van beslissingen.

Data governance is een term die daarom vaker binnen organisaties te horen is. Maar wat betekent dat eigenlijk? Binnen Cegeka omschrijven wij data governance als volgt:

"Data governance is het creëren van beleid, standaarden en procedures voor het optimaal kunnen besturen, managen en beheren van data. Het is geïntegreerd in de visie en strategie van de organisatie en draagt bij aan de bedrijfsdoelstellingen."

Data governance heeft betrekking op de gehele levenscyclus van data. Dat wil zeggen: vanaf het ontwerpen, verzamelen en creëren van data, het gebruik ervan tot aan het archiveren of verwijderen van data. Data governance is echter niet alleen toegespitst op data. Het raakt ook de visie, strategie, de mensen in een organisatie, het beleid en de (bedrijfs-)processen. Data governance kan worden beschouwd als het proces dat erop toeziet dat er een eenduidige vastlegging en naleving is van beleid, van rollen en bijbehorende taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de data binnen een organisatie.

Waarom is data governance belangrijk?

Zonder goede data governance ontstaan inconsistenties in data die niet eenvoudig kunnen worden opgelost. Een bekend voorbeeld zijn klantnamen die tussen CRM- en Verkoopsystemen anders vermeld worden. Dit bemoeilijkt de integratiemogelijkheden. Dit leidt ook tot uitdagingen op het gebied van data-integriteit, die weer een negatieve impact hebben op de nauwkeurigheid van Business Intelligence (BI), rapportages en analyses. Daarnaast kunnen fouten in data niet of slecht worden geidentificeerd of opgelost, wat de nauwkeurigheid van BI en Analytics verder negatief beïnvloedt. Het gevolg is dat er (cruciale) beslissingen worden genomen op basis van een foutief of vertekend beeld.

Het ontbreken van data governance kan de activiteiten die organisaties uitvoeren om aan wet-en regelgeving te voldoen, bemoeilijken. Dit veroorzaakt problemen voor organisaties die moeten voldoen aan wetten op het gebied van dataprivacy en -bescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Een data governance programma ondersteunt organisaties hierin onder andere bij de ontwikkeling van gemeenschappelijke datadefinities en standaard formaten, welke worden toegepast op alle systemen. Dit bevordert de consistentie van data voor zowel operationele als regelgevingsdoeleinden.

Waar bestaat data governance uit? 

Het doel van data governance is om een organisatie dusdanig in het zadel te zetten dat zij in staat zijn om meer waarde uit hun data te halen, door onder andere hierbij te focussen op hoe beslissingen ten aanzien van data worden genomen en hoe van personen en (bedrijfs-)processen wordt verwacht dat zij zich gedragen, in relatie tot data. Hoewel de scope van een data governance project afhankelijk is van de behoeften van de organisatie, zijn er in het algemeen de volgende onderdelen tijdens een data governance implementatie:

• Strategie: Het definiëren, communiceren en uitvoeren van een data governance strategie.
• Beleid: Het opstellen en zorgen voor naleving van beleid ten zien van data-, metadatabeheer, toegang, gebruik, beveiliging en kwaliteit.
• Standaarden en kwaliteit: Het definiëren en handhaven van normen ten aanzien van datakwaliteit en data-architectuur.
• Issue Management: Het identificeren, definiëren, escaleren en oplossen van problemen met betrekking tot bijvoorbeeld data gerelateerde processen, zoals CRUD.
• Stewardship: het bieden van toezicht en correcties op belangrijke gebieden van (data)kwaliteit, beleid en datamanagement. 

Wat levert data governance een bedrijf op?

Data governance doorbreekt de zogenoemde datasilo’s binnen een organisatie. Datasilo’s zijn in feite eilandvormingen die ontstaan in de organisatie. Wij zien bij onze klanten regelmatig dat verschillende afdelingen weliswaar met dezelfde data werken, maar niet op een eenduidige wijze met de data omgaan. Een bijkomend effect is dat er verschillende definities van dezelfde data bestaan of dezelfde data op verschillende manieren wordt vastgelegd.

Hoewel met dezelfde data wordt gewerkt, spreekt men toch niet dezelfde taal. Naast het doorbreken van deze silo’s, helpt data governance dus ook met dataharmonisatie, waarbij een proactieve duurzame samenwerking tussen stakeholders van verschillende afdelingen of business units centraal staat.
Data Governance zorgt dus voor een goed gebruik van de data, verbeterde data-integratie en -kwaliteit en voor betere en betrouwbaardere besluitvormingsprocessen.

Wat zijn de mogelijke valkuilen en tips? 

Tijdens de implementatie zijn er verschillende factoren waarmee je rekening kunt houden:

Het werken vanuit een kleine scope

Een kleinere scope maakt een project beter beheersbaar en het stelt organisaties in staat om gerichte inspanningen te leveren en te focussen op specifieke uitdagingen. Daarnaast behalen teams sneller (kleine) successen en kunnen potentiële risico’s worden geminimaliseerd. Een (te) grote scope betekent veel wijzigingen, waarmee de kans op weerstand vergroot. 

Het toepassen van een top-down en bottom-up benadering

Met een top-down benadering zorgen wij voor een duidelijke visie en sturing ten aanzien van data governance initiatieven en bevordering van betrokkenheid van het hogere management. Tegelijkertijd werken we ook aan een bottom-up benadering, die waardevolle inzichten biedt. Door het verkrijgen van input van werknemers op de werkvloer, kunnen knelpunten en uitdagingen beter worden geïdentificeerd en aangepakt.
Door beide benaderingen te combineren wordt de kans op acceptatie en een succesvolle implementatie verhoogd, waarbij de deliverables voor de klant beter zijn afgestemd op waarde creatie.

Het afstemmen van data governance doelstellingen aan bedrijfsdoelstellingen 

Door de doelstellingen van data governance af te stemmen op je bedrijfsdoelstellingen leggen we een duidelijke relatie tussen het juiste beheer van je data en het bereiken van je strategische doelstellingen. Een goede afstemming zorgt voor acceptatie en betrokkenheid binnen de organisatie en dat je data governance een succes wordt.

Het inspireren van stakeholders 

Stakeholders begrijpen het belang van data governance beter als zij inzicht hebben in de pijnpunten. Het maakt potentiële risico’s en de consequenties ervan zichtbaar. We zien dat stakeholders hierdoor geïnspireerd raken om actie te ondernemen en actief samen te werken aan het oplossen van de geïdentificeerde pijnpunten. Zij zien namelijk wat ‘er voor hen in zit’, en welke problemen opgelost of voorkomen worden.

Een integrale aanpak

Wij benadrukken dat data governance alles omvat: techniek, beleid, processen en vooral mensen. Daarom werken wij bij Cegeka vanuit een integrale benadering, waarbij wij bij je organisatie grondig aandacht besteden aan deze belangrijke pijlers.

Hoe onderscheidt data governance van Cegeka zich van de concurrentie?

Wij begrijpen dat succesvolle data governance niet alleen om technologie draait, maar ook om mensen. Hierbij geloven wij in en werken we volgens een persoonlijke aanpak met een sterke focus op mens en uw organisatiecultuur. Door onze jarenlange ervaring in verscheidene industrieën, zijn wij in staat om maatwerkoplossingen te bieden die onze klanten op hun reis naar een meer data gedreven organisatie helpen. Daarbij hanteren we een pragmatische aanpak, gebaseerd op DAMA DMBoK, waarin wij werken volgens onze eigen ontwikkelde methoden, en koersen wij op onze kennis en expertise.

Bovendien kunnen wij door ons partnerschap met Microsoft onze klanten (geavanceerde) tools en softwareoplossingen bieden, waarmee zij hun data governance doelstellingen realiseren. We zien onszelf niet alleen als adviseurs, maar als partners in uw succesverhaal.