ronddwalen in het depot
Als Amerikaanse toerist waan je je er weer even thuis, in Washington, in het museum van het Smithsonian Institution. Het Rijksmuseum voor Volkenkunde in Leiden: diezelfde grandeur, een zelfde sfeer, internationale allure. En het aardige is, die toerist kan, eenmaal thuis, alle voorwerpen nog eens aan een nadere inspectie onderwerpen. Van de bronzen koningskoppen van het oude Afrikaanse koninkrijk Benin, het goud van de Zuid-Amerikaanse Indianen, tot Boedhabeelden. Alle 193 duizend stukken die het museum in zijn bezit heeft, zijn op de website van het museum te zien. Compleet met foto en beschrijving. Hoe komt een museum tot zo’n ambitieus project? Uit een inventarisatie in het kader van het Deltaplan voor Cultuurbehoud bleek dat het gebouw van het Rijksmuseum voor Volkenkunde (RMV) van alle musea één van de erbarmelijkste onderkomens had. Zowel wat betreft opslag als tentoonstellen van de collectie. In 1993 werd dan ook besloten tot een grondige renovatie met als uitgangspunt behoud en herstel van de monumentale architectuur. Sijbrand de Rooij, registrator van het RMV: “Doordat het hele museum op de schop ging, kregen we de kans de collectie goed onder de loep te nemen en een nieuw tentoonstellingsconcept te ontwikkelen. Doel van het Deltaplan was de nationale collecties op orde te brengen en goed te beheren. Eind jaren ’80 gebeurde het beheer bij ons decentraal, door de conservatoren. We hebben toen heel bewust voor een centrale aanpak gekozen. Er werd een afdeling collectiebeheer opgezet, belast met de administratie en het beheer van alle stukken. Ook zijn we toen gestart met een collectiebeheersysteem. In eerste instantie was dit een zelf gebouwde relationele database. Maar al bij zo’n tweehonderdduizend records liep deze vast. Daarom hebben we later een bestaand Amerikaans systeem aangeschaft, TMS, The Museum System. Een Windows-applicatie met de nodige flexibiliteit. Per item beschikken we over zo’n twaalfhonderd velden, die we natuurlijk niet allemaal gebruiken. Ook andere Nederlandse volkenkundige musea stappen nu langzaam maar zeker allemaal op TMS over. Dat is prettig voor de onderlinge uitwisselbaarheid van gegevens.” Het museum heeft alle, maar dan ook alle, voorwerpen van zijn plaats gehaald, gefotografeerd, en in TMS ingevoerd. Daarna gingen de meeste van de 193 duizend stukken naar het nieuwe depot buiten Leiden. Een rapport over de voorwerpen die niet meer zijn aangetroffen, gaat binnenkort naar de Inspectie Cultuurbezit van het ministerie van OC&W: “Ja, we missen inderdaad nog een paar stukken, maar veel minder dan in eerste instantie werd gedacht. De centrale administratie, een opslag om van te huilen, bruiklenen aan andere musea, er zijn verklaringen te geven. En sommige stukken zijn er eenvoudigweg niet meer, ze zijn totaal vergaan”, zegt De Rooij. De TMS-database dient als bron voor de database die op de website van het museum draait. Het RMV koos bewust voor een aparte website-database om ongewenst gerommel in de TMS-database te voorkomen. De updates worden vrijwel automatisch ’s nachts uitgevoerd. Eind ’99 ging de website www.rmv.nl in zijn huidige vorm de lucht in, compleet met de informatie over de 193 duizend museumstukken. Volgens De Rooij is het niet uniek dat een museum een dergelijke service biedt: “Maar over het algemeen gaat het dan om de topstukken. Wij hebben er expliciet voor gekozen de hele collectie online toegankelijk te maken. Dat biedt een duidelijke meerwaarde voor de site. En ja, we hebben nu eenmaal een uitgebreide collectie. Het voordeel van het plaatsen van afbeeldingen bij de items is dat we nu een heleboel gesjouw met voorwerpen voorkomen. Andere musea die bruiklenen overwegen, onderzoekers, iedereen kan eerst de website raadplegen. We hoeven nu nog maar de helft van het aantal voorwerpen uit het depot te halen.” Overigens hoeven de museumbezoekers het museum niet te verlaten om de publieke database te kunnen raadplegen. Het museum beschikt over een nieuw informatiecentrum, geheel volgens de huidige loungetrend ingericht met grote banken en schemerlampen. Maar ook met lange tafels en beeldschermen met internetaansluiting. Vrij zoeken of zoeken op de selectiecriteria categorie, verzamelgebied of culturele herkomst, de bezoeker kan aan de slag. Dat sommige staande voorwerpen zoals documenten of portretten, liggend in de website-database zijn geplaatst, moet iedereen voorlopig voor lief nemen. De door het museum aangevraagde subsidie voor het onderhoud van de database is maar gedeeltelijk gehonoreerd. Een kwestie van tijd dus: het kantelen van de foto’s moet nu tussen de bedrijven door. De gevels, de zolder en het dak bleven intact, maar tijdens de renovatie werd het gebouw inpandig volledig gesloopt. Op 27 april opende het vernieuwde RMV zijn deuren voor het publiek. Ruime tentoonstellingszalen, veel glas, een open aanblik en... een tevergeefse zoektocht naar de bekende bordjes met achtergrondinformatie: “We werken met een digitaal zaalinformatiesysteem, zodat bezoekers visueel niet worden gestoord door informatiepanelen. De voorwerpen spreken voor zich, en wie meer informatie wil kan bij een van de zuiltjes met beeldschermen terecht. Het openingsscherm geeft de silhouetten weer van de tentoongestelde voorwerpen. Raak één van de voorwerpen op het scherm aan, en je krijgt achtergrondinformatie. Natuurlijk is ook dit zaalinformatiesysteem aan de TMS-database gekoppeld. Zo blijft het voortdurend actueel”, zegt De Rooij. Het zaalinformatiesysteem is overigens ook op de RMV-website te raadplegen. Prettig voor de toerist, die thuis wil nagenieten van zijn bezoek aan Leiden. Alle stukken die het Rijksmuseum voor Volkenkunde in zijn bezit heeft, staan op de website van het museum. Iedereen kan op de site de stukken bekijken en dit scheelt onder meer een hoop gesjouw vanuit het depot. foto’s: reinout van den bergh, peter hilz