Los Angeles worstelt met beslissing over Google Apps

Los Angeles’ Information Technology Agency heeft een principeovereenkomst met CSC voor de implementatie van Google Apps. Die moeten de huidige combo van Novells GroupWise en Microsoft Office-applicaties op de werkplekken van de ambtenaren vervangen. Aanvankelijk had dat project op 1 januari 2010 moeten starten, maar die datum wordt niet gehaald. Het stadsbestuur aarzelt namelijk om het groene licht te geven.

Redactie AG ConnectMeer van deze auteur

Eén van de bedenkingen is inmiddels door Google gepareerd. Politici en critici waren bang dat de gemeentelijke gegevens – ondanks encryptie - onvoldoende veilig zouden zijn in Googles cloud. Google heeft inmiddels een nieuw aanbod ontwikkeld, de Gov Cloud, die voldoet aan de eisen die de overheid stelt. De Gov Cloud garandeert onder meer dat de gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de landsgrenzen van de VS.

Het heikele punt blijven de kosten. De Google Apps-oplossing kost over een periode van 5 jaar gerekend 24,5 miljoen dollar voor maximaal 30.000 e-mailaccounts. Dat is 1,5 miljoen dollar meer dan Los Angeles nu uitgeeft voor de GroupWise/Office-combo.

Het druist tegen de intuïtie in dat een online-toepassing duurder is dan een oplossing in huis. Maar dat heeft te maken met het feit dat de Google Apps-oplossing voorziet in faciliteiten die de stad nu niet heeft. In de huidige oplossing is er geen sprake van maatregelen voor het herstellen van rampen (disaster recovery) of gegarandeerde beschikbaarheid. De Google-oplossing garandeert 99,9 procent beschikbaarheid. Het op hetzelfde niveau brengen van de bestaande infrastructuur zou een investering van 1,3 miljoen dollar vergen, en de jaarlijkse kosten 260.000 euro verhogen.

Daar komt bij dat via de Google-oplossing veel meer opslagruimte beschikbaar komt. Als de gemeente dat zelf zou moeten bijkopen of –huren boven de bestaande capaciteit, zou dat over 5 jaar gerekend 3,5 miljoen dollar kosten. En verder zijn ook twee potentiële besparingsposten niet meegeteld. De huidige oplossing vergt 60 servers en 9 arbeidsplaatsen meer dan de Google-oplossing. Capaciteit die elders nuttig ingezet, of afgestoten kan worden.

Het stadsbestuur aarzelt nog of het voor die faciliteiten 1,5 miljoen dollar extra over heeft. Het agentschap kwam daarom met een berekening van de voordelen die zijn zaak meer kwaad dan goed lijkt te doen. Volgens het agentschap kan Los Angeles namelijk een winst in arbeidsproductiviteit boeken ter waarde van 44,5 miljoen dollar over 5 jaar gerekend. Iedere ambtenaar zou namelijk 10 minuten per week tijdswinst boeken dankzij de nieuwe IT-tools. Dat was natuurlijk voer voor critici, die zich meteen afvroegen hoe je die 10 minuten per week omzet in kostenbesparingen of extra inkomsten voor de stad.