Printerspecialist moet leren adviseren
Post begon al in 1980 bij Xerox. "Of het nou Postscript is of een andere programmeertaal, Dos, Windows, Unix, een mainframe of een AS400, ik heb overal wel naar gekeken." Een tweede belangrijke observatie van Post is dat zijn type werk, het helpen van bedrijven met hun prints en documentbeheer, bij de klant is opgeschoven van de afdeling repro naar de automatisering. Dat vergt een andere manier van communiceren. "De contacten met de klant zijn complexer geworden. Je hebt niet te maken met één persoon waar je als een kind aan huis bent, maar met een accountteam of meerdere afdelingen. Dat maakt het een heel andere integratie." Kelder Post is onder meer bezig met het helpen van een drietal ministeries. Die willen hun grote print-opdrachten afhandelen op één fysieke plaats en via het web. Het project stelt hoge veiligheidseisen. Een andere klus brengt hem veel in Rotterdam, waar hij een groot transportbedrijf helpt met het overzetten van een complex geheel van vrachtdocumenten van lijnprinters naar laserprinters. "Het gaat daarbij onder meer om het afdrukken op beter papier. Vroeger kwamen die documenten in viervoud uit de lijnprinters, onder meer vanwege de eisen van de douane." Deze transporteur wil nu nu ook kunnen printen met variabele lettertypen en wil de documenten geschikt maken voor barcodeleessystemen. Beide organisaties moderniseren hun printer- en kopieerapparatuur. Post wil er niet te veel details over kwijt, maar merkt dat bij meerdere klanten onduidelijk blijft wie verantwoordelijk is of wordt voor de printers en kopieermachines. "Vroeger liep je bij de klant naar de kelder, nu mogen we door naar de eerste verdieping. En o wee als er twee verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor de budgetten van printers en kopieermachines." De adviseurs van Xerox komen bij de meeste klanten tamelijk diverse print- en kopieerinrichtingen tegen, waar ook machines van concurrenten bij horen. Daar moeten ze het mee doen, antwoord Post. "Nee, we beginnen niet met het opruimen van die apparaten. Als ze zijn afgeschreven, dan prijzen we uiteraard onze machines aan." Integraties zijn niet eenvoudiger geworden, vindt Post. "Simpel gezegd is het nu inderdaad een kwestie van de kabels goed aansluiten. Dat was vroeger wel wat ingewikkelder. Toen had je Coax Twinax, nu is het Ethernet. Kwam je met een nieuwe printer, dan was de grootste klus uitzoeken hoe je dat ding in de infrastructuur aansloot. En om de driver te installeren op een AS400-machine, schoof de ICT’er zijn stoel naar achteren en bood mij het toetsenbord aan om het ding aan een Cobol-applicatie te koppelen." Documentadviseur Standaardisatie maakt dat fysieke onderdeel makkelijker, al is er altijd wel ergens een fabrikant die zich niet aan de standaard houdt, weet Post. Tegenwoordig is echter de besluitvorming het moeilijkste onderdeel, vindt hij. De klant stelt strengere eisen. Er zijn verschillende toepassingen die niet verstoord mogen raken, er zijn hele complexe kleurenprinters. "Ik moet van veel meer zaken verstand hebben. Klanten willen prints per email afhandelen, of via een website print- en kopieerrechten beheren. Documenten moeten als PDF ergens worden opgeslagen en geïndexeerd. En bedenk maar wat er gebeurt als er twee bedrijven fuseren." Het printje is er sneller uit, maar nu moeten de consultants de klant helpen met het hele proces. De printers en printoplossingen zijn echter meestal het ondergeschoven kindje in ICT-plannen. Om een maat te geven, zegt Post: "Krijgt iemand veertig uur training, is het 38 uur techniek en hooguit twee uur printen. Het eenvoudige printen is in de praktijk altijd ingewikkelder." Xerox doet steeds meer aan het verwerken van de stroom inkomende documenten. Zo helpt het een bedrijf bijvoorbeeld met het verwerken van schadeformulieren. De integrator beschrijft hoe bedrijven nu een koppeling wensen tussen een database met klantinformatie en hun printers. Klanten krijgen dan een gepersonaliseerde folder. Een senior-verzekerde krijgt op de voorkant een vakantiebestemming, een jonge klant een sportieve auto. "We maken gelukkig ook nog steeds papier vies", grinnikt de adviseur. Gelukkig, zegt Post, deed hij in veel verschillende sectoren ervaring op. Zijn projecten bij professionele drukkerijen komen handig van pas, hij kan overweg met de meeste termen uit de grafische industrie. "Ik ben geen automatiseerder meer, maar een documentadviseur en desktop-publishing-expert." Copy-shop Een compleet andere adviseur van Xerox is Camille van Schelt. Hij studeerde vorig jaar af aan de ICT-Academie van het ROC in Leiden en werkt nog geen half jaar bij Xerox. Behalve jong is hij vooral een softwareontwikkelaar. Xerox heeft er nu vier van in dienst, waarbij Van Schelt de ontwikkeling van applicaties als taak heeft. De anderen concentreren zich op het ontwikkelen van integraties. Van Schelt zal dan ook meer dan zijn collega’s contact hebben met de systeem- en netwerkbeheerders van klanten, zo verwacht hij. "De printer staat er, de driver is geïnstalleerd. Ik kom er om te helpen met het ontwikkelen van applicaties." Voorbeelden daarvan zijn onder meer webapplicaties waarmee gebruikers formulieren kunnen bestellen of herhaalopdrachten invoeren. Niet alleen Copy-shops leveren dit soort visitekaartjes-diensten tegenwoordig aan via hun website. Deze weboplossingen zijn bij meerdere bedrijven in opkomst, al zijn het dan diensten die intern worden aangeboden. "Een wenskaartengigant als Hallmark verstuurt zo vele miljoenen gepersonaliseerde kaarten. Wij leveren dat soort applicaties, of het nou gaat om reclamefolders, posterkalenders, kerstkaarten of gepersonaliseerde aanbiedingen voor het nieuwe zorgstelsel." Bedrijven willen greep krijgen op het volume van afdrukken, vertelt Van Schelt. Een advocatenkantoor bijvoorbeeld wil weten wie er print en voor welke klant dat is. Die gegevens moeten worden ingevoerd in de boekhouding. Van Schelt is gespecialiseerd in PHP, waarmee hij bijvoorbeeld makkelijk koppelingen met databases kan programmeren. Hij bouwt er onder meer een interface mee die gegevens verzamelt en ze doorspeelt naar de backoffice. Om de te printen bestanden bij de printer te krijgen, is aardig wat ICT nodig. "Er zijn nogal wat obstakels. Een Citrix-omgeving bijvoorbeeld, is standaard nogal kaal. Om daar een aparte applicatie voor te maken, is veel overleg nodig met de IT-afdeling van de klant." "Alle mogelijkheden en onmogelijkheden moet ik bij de klant uitdokteren. Ik moet inzicht krijgen in wat er draait, maar vooral begrijpen wat ze precies willen." Zelfs bij programmeren is luisteren blijkbaar het belangrijkste.