Elektronische financiële verslaglegging moet vertrouwen in bedrijven herstellen

Elektronische financiële verslaglegging komt steeds dichterbij. Op een aantal plaatsen worden financiële gegevens reeds elektronisch verstrekt en op veel plaatsen wordt dit overwogen. Zo verstrekken bijvoorbeeld zestien waterschappen op elektronische wijze financiële gegevens aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Dit is niet zo vreemd, aangezien aanzienlijke voordelen te behalen zijn op het gebied van efficiëntie, snelheid en transparantie. Het is waarschijnlijk dat in de nabije toekomst op meer plaatsen de overstap naar elektronische financiële verslaglegging zal plaatsvinden. Wat zijn de redenen om te verwachten dat meer organisaties zullen overstappen? Negen stellingen. 1. Met behulp van elektronische verslaglegging kunnen financiële gegevens transparanter en sneller worden geleverd. Het vertrouwen in de financiële verslagen van ondernemingen is geschonden. De kranten staan vol van zaken waarin de opgegeven financiële situatie niet overeen blijkt te komen met de werkelijkheid. Enron, MCI Worldcom, Ahold en recentelijk Parmalat hebben het vertrouwen in de financiën van ondernemingen geen goed gedaan. De getroffen belanghebbenden, meestal de aandeelhouders en werknemers, eisen meer inzicht in de gepresenteerde cijfers. Zonder een duidelijke waarderingsgrondslag blijven de marges voor interpretatie van de cijfers vrij ruim. Bovendien wensen belanghebbenden gegevens tijdiger in te kunnen zien. Toverwoorden voor herstel van vertrouwen in deze zijn dan ook transparantie, eenduidigheid en snelheid. 2. Elektronische verslaglegging kan de flexibiliteit en efficiëntie bevorderen, zowel voor de afzonderlijke onderneming als voor de keten. De kosten voor het verzamelen (en omzetten) van gegevens kunnen met de invoering van elektronische financiële verslaglegging drastisch dalen, zodat de beschikbare tijd van de medewerkers aan kwalitatieve analyse kan worden besteed. Ook kunnen de kosten voor het produceren van papierwerk sterk worden gereduceerd. Door het opstellen en gebruiken van een mal kunnen eenvoudiger en flexibeler documenten worden gemaakt. De gebruiker van de gegevens kan zelf bepalen op welke wijze hij de gegevens wenst weer te geven. Met ‘flexibiliteit’ wordt hier de flexibiliteit van de vorm bedoeld, niet van de inhoud van de financiële gegevens. Niet de verzender van de gegevens bepaalt de vorm, maar de ontvanger of raadpleger. Een dergelijke flexibiliteit past bij de wensen van de belanghebbenden om de gegevens op maat gesneden weer te geven. 3. De beschikbaarheid van mogelijkheden om snel en betrouwbaar elektronisch te rapporteren kan het aansprakelijkheidsrisico voor bestuurders en commissarissen vergroten. De roep om openheid van zaken en verantwoording heeft in de Verenigde Staten geleid tot de zogenaamde Sarbanes-Oxley Act. Deze wet verplicht tot het toevoegen van een ondertekende verklaring aan de rekening, waarin zij bevestigen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen en resultaat van de onderneming. Het niet voldoen aan de verplichtingen kan leiden tot aansprakelijkheid van de bestuurders. In Nederland zijn de bestuurders tegenover derden hoofdelijk aansprakelijk voor schade indien door de jaarrekening, door tussentijdse cijfers die de vennootschap bekend heeft gemaakt of door het jaarverslag een misleidende voorstelling wordt gegeven van de toestand der vennootschap. Een vergelijkbaar regime geldt voor de commissaris. De bestuurder of commissaris die bewijst dat de misleidende voorstelling niet aan hem te wijten is, is niet aansprakelijk. De beschikbaarheid van mogelijkheden om snel en betrouwbaar te rapporteren, door gebruik te maken van elektronische financiële verslaglegging, doet vermoeden dat bestuurders zich steeds minder snel zullen kunnen verschuilen achter de bewering dat de misleiding niet aan hen te wijten is. De toenemende kans om aansprakelijk gesteld te worden, dwingen de bestuurder en commissaris de teugels strakker aan te trekken en gebruik te maken van elektronische financiële verslaglegging, ook binnen hun onderneming. 4. Elektronische verslaglegging kan een belangrijke bijdrage leveren aan het verlichten van administratieve lasten van ondernemers. De Nederlandse overheid heeft aangegeven de administratieve lasten voor bedrijven met 25 procent terug te willen dringen. Omdat met name het opstellen van de jaarrekening voor een aanzienlijk deel van de administratieve lasten zorgt, volgens de Monitor administratieve lasten 2003 (EIM) 14 procent, ligt het voor de hand om te kijken op welke wijze ICT een bijdrage kan leveren aan het verlichten van de administratieve lasten op dit gebied. De overheid heeft dit onder meer gedaan door het oprichten van het programma ICT en Administratieve Lasten. Een toekomstscenario zou kunnen zijn dat het voor ondernemers mogelijk wordt om bij één loket, met één druk op de knop, alle verplichte financiële gegevens te verstrekken aan zowel Kamer van Koophandel, Belastingdienst, Centraal Bureau voor de Statistiek en alle andere overheidsorganisaties die financiële gegevens verwerken. Voordat het zover is, zijn echter nog wel de nodige maatregelen bij de betrokken overheidsorganisaties vereist. 5. Het grootschalig gebruik van een eenduidige waarderingsgrondslag is een belangrijke bouwsteen voor elektronische financiële verslaglegging. De roep om een uniforme waarderingsgrondslag leeft al geruime tijd bij accountants en andere belanghebbenden van eenduidige financiële verslaglegging. Er is regelgeving opgesteld in de vorm van een Europese verordening die invoering van de ‘International Accounting Standard’ (IAS) en International Financial Reporting Standards (IFRS) in 2005 verplicht stelt voor beursgenoteerde ondernemingen. Eén van de gedachten achter de invoering van de verordening is het beter doen functioneren van de Europese (financiële) markt. Ook niet-beursgenoteerde ondernemingen zullen in de toekomst er waarschijnlijk voor kiezen om IAS/IFRS voor hun financiële verslaglegging te gaan gebruiken. Op dit moment ligt er een wetsvoorstel in de Tweede Kamer dat het gebruik van IAS door niet-beursgenoteerde ondernemingen moet toestaan. Het gebruik van één enkele waarderingsgrondslag vergroot de transparantie en vergelijkbaarheid van de financiële verslaglegging sterk. Het is duidelijker hoe de verschillende posten op een jaarrekening zijn gewaardeerd en de verslaglegging kan worden vergeleken met andere ondernemingen in dezelfde branche (of met dezelfde omvang et cetera). 6. De ontwikkeling van eXtensible Business Reporting Language (XBRL) is een belangrijke katalysator voor elektronische financiële verslaglegging. XBRL is een elektronisch formaat om de stroom van financiële verklaringen, verslagen, cijfers en andere financiële informatie tussen computerprogramma’s te vereenvoudigen. XBRL is gebaseerd op de eXtensible Markup Language (XML) en wordt ontwikkeld door XBRL International. Het is een open standaard. Het belang van open standaarden zit met name in de flexibiliteit die het de gebruiker biedt in de verwerking van de gegevens en de mogelijkheid om in een latere fase eventueel voor een andere softwareleverancier te kiezen. XBRL is reeds door een aantal softwareleveranciers in nieuwe versies van hun bestaande financiële pakketten geïmplementeerd. Omdat XBRL een open standaard is zijn de kosten van implementatie van de standaard in de software (relatief) laag. Zowel binnen ondernemingen als in de contacten tussen ondernemingen of onderneming en overheden kan het gebruik van de open standaard XBRL de uitwisseling van gegevens enorm vereenvoudigen. 7. De elektronische handtekening is een noodzakelijke randvoorwaarde om de herkomst van financiële gegevens betrouwbaar vast te stellen en om aan het juridisch vereiste van ondertekening te voldoen. De bestuurders en commissarissen van naamloze vennootschappen ondertekenen de jaarrekening. Ook op andere momenten in de financiële verslaglegging is ondertekening gebruikelijk. Een voorbeeld is de ondertekening van de accountantsverklaring door de accountant. In de papieren wereld dient de handtekening (onder andere) om het vertrouwen in de herkomst van het document te kunnen vaststellen. Het elektronisch ondertekenen van de verslaglegging is dan ook een belangrijke voorwaarde om het vertrouwen te herstellen. 8. Het gebruik van de combinatie IAS/IFRS en XBRL leidt tot een vergaande transparantie en eenduidigheid van financiële gegevens. Binnen XBRL zijn taxonomieën voor IAS/IFRS opgesteld. De combinatie van IAS/IFRS en XBRL maakt het mogelijk gegevens efficiënt, snel en betekenisvol op te slaan en te verwerken. Als de gegevens ook nog elektronisch gepubliceerd worden, ontstaat een grote mate van transparantie. De gegevens zijn dan bekend, de betekenis is duidelijk en de gegevens kunnen zeer eenvoudig (verder) worden verwerkt. Een (grootschalige) invoer van deze combinatie maakt het mogelijk een deel van het geschonden vertrouwen in de financiële verslaglegging terug te winnen. De combinatie IAS/IFRS en XBRL bundelt de voordelen van een eenduidige waarderingsgrondslag met de voordelen van een open standaard voor financiële verslaglegging. De verplichting tot invoering van IAS/IFRS kan aanleiding zijn om de noodzakelijke aanpassing van computersystemen te combineren met een overstap op XBRL. 9. Financiële instellingen en overheidsorganisaties moeten hun vrees overwinnen en tot actie overgaan. Met al deze voordelen rijst de vraag waarom de invoering van de elektronische verslaglegging nog niet van de grond is gekomen. Op dit moment valt de afwachtende houding op van de overheid, banken en andere instellingen die een voortrekkersrol zouden kunnen spelen. De kosten gaan, zoals zo vaak, voor de baten uit, en geen van de belanghebbenden kan blijkbaar op dit moment het extra risico van een mislukte invoering dragen. Daarnaast heeft het opstellen en uitontwikkelen van de standaard XBRL en de verplichte invoering van IAS/IFRS tijd gekost. Voor een succesvolle invoering op grote schaal van elektronische financiële verslaglegging is het van belang dat banken, financiële instellingen en overheidsorganisaties hun vrees overwinnen en tot actie overgaan. Een gedegen onderzoek van voor- en nadelen in de concrete situatie kan daarbij behulpzaam zijn. Een andere belangrijke voorwaarde is dat de Kamers van Koophandel publicatie van jaarrekeningen in XBRL-formaat in de openbare registers mogelijk maken. Kader 1: Open standaarden Open standaarden zijn standaarden die voldoen aan de volgende vereisten: 1. De standaard wordt op basis van een open beslissingsprocedure vastgesteld. 2. Het beheer van de standaard ligt bij een not-for-profit- organisatie die een volledig vrij toetredingsbeleid kent. 3. De standaard is gepubliceerd. 4. De kosten voor het gebruik van de standaard zijn laag en vormen geen drempel voor toegang tot de standaard. 5. Er zijn geen beperkende voorwaarden omtrent het hergebruik van de standaard. (Ontleend aan het programma Open Standaarden en Open Source Software voor de overheid.) Kader 2: Elektronische handtekening De elektronische handtekening is bij het grote publiek vooral bekend als de cijfercode van de Belastingdienst. Dit is echter een voorbeeld van een elektronische handtekening met beperkte betrouwbaarheid. Bovendien is het niet mogelijk uit de cijfercode de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen. Om dit alles toch mogelijk te maken is het nodig gebruik te maken van Public Key Infrastructure (PKI). PKI is gebaseerd op digitale certificaten. Digitale certificaten zijn stukjes computercode waarin een bepaalde ‘sleutel’ is opgenomen die is gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar. Met behulp van een elektronische PKI-handtekening is het mogelijk betrouwbaar de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen. Elektronische handtekeningen kunnen op grond van de Wet elektronische handtekeningen dezelfde rechtsgevolgen hebben als een handgeschreven handtekening. Mr. F.H. Koppejan (f.koppejan@duthler.nl) is werkzaam als adviseur bij Duthler Associates (www.duthler.nl).