Wat offboarding zegt over digitale zorgvuldigheid

Zodra een collega vertrekt denken de meeste organisaties wel na over de werkoverdracht en een passend afscheidsfeestje, maar niet over wat er achterblijft. En dat gaat niet alleen over de telefoon. Je ziet hetzelfde terug bij toegang die te laat wordt ingetrokken, kennis of eigenaarschap over systemen die samen met medewerkers vertrekken, en data die niemand meer kan traceren.

Meer aandacht voor de start dan de finish

Onboarding heeft in de meeste organisaties een vast proces met een checklist en een taakverdeling. Offboarding wordt vaak ad hoc geregeld, soms pas op de laatste werkdag of nog later. Het toestel gaat een la in en accounts verdwijnen pas als iemand er toevallig aan denkt. Dat komt niet voort uit onwil, maar uit prioritering. Een nieuwe medewerker die niets kan, staat de volgende ochtend bij IT op de stoep. Een vertrokken medewerker met een actief account meldt zich niet.

'15% van de werknemers zegt bij vertrek genoeg vertrouwelijke bedrijfsdata mee te nemen op privéapparaten om de concurrent blij te maken'

Dat heeft ook effect op vertrouwen. Een nieuwe collega die vakantiefoto's van zijn voorganger op het toestel vindt, gaat zich afvragen hoe deze organisatie omgaat met klantgegevens en personeelsdossiers.

Vertrouwelijke data

Er speelt nog iets anders. Vijftien procent van de werknemers zegt bij vertrek genoeg vertrouwelijke bedrijfsdata mee te nemen op privéapparaten om de concurrent blij te maken. Achteraf ingrijpen is dan te laat, want je kunt een vertrekkende medewerker moeilijk vragen om zijn privételefoon te openen. Het probleem zit dus veel eerder. In veel organisaties is nooit vastgelegd wat er wel en niet op privéapparaten mag staan, en wordt toegang bij uitdiensttreding niet automatisch afgesloten.

Opruimen als ontwerpkeuze

Hier zit de kern. Veel organisaties denken pas na over opruimen op het laatste moment, of zelfs pas na het vertrek van de medewerker. Het werkt beter om al bij aanvang rekening te houden met het einde. In de praktijk komt dat neer op een paar dingen:

• Richt devices zo in dat wissen standaard onderdeel van het proces is. Een gecertificeerde datawipe zou moeten gebeuren omdat het proces erin voorziet, en niet omdat iemand eraan denkt. Dan krijgt de volgende gebruiker altijd een schoon toestel.
• Zet accounts op met het einde in gedachten. Toegang intrekken zou een handeling van een paar seconden moeten zijn. Waar rechten centraal beheerd worden, is de laatste werkdag een deadline die je ook echt haalt. Waar je langs tien losse systemen moet, schuift het altijd op.
• Vergeet de data op privé-apparaten niet. Medewerkers gebruiken soms hun eigen telefoon of laptop om zakelijke bestanden te downloaden, e-mails te lezen of documenten lokaal op te slaan. Bij vertrek is alleen het intrekken van accounttoegang dan niet genoeg. Zorg dat ook lokale kopieën en zakelijke gegevens op privé-apparaten veilig worden verwijderd, zonder daarbij persoonlijke bestanden aan te raken. Met duidelijke afspraken en de juiste technische inrichting voorkom je dat bedrijfsdata onbedoeld ‘mee vertrekt’.
• Tijdslot, locatie, en wie de apparatuur in ontvangst neemt: plan het inleveren al zodra iemand zijn baan opzegt. Dat kost een paar minuten op het moment dat iemand zijn ontslag indient, en het scheelt later een hoop gedoe.
• Leg tot slot vast wat er na inname met een device gebeurt. Veel organisaties hebben dat nergens beschreven, waardoor hardware standaard in een kast belandt. Begin met een check op bruikbaarheid: apparatuur die nog prima werkt, kan na een gecertificeerde wipe gewoon opnieuw de organisatie in. Is een toestel versleten of verouderd, dan is recycling de logische route.
  

Aandacht voor het einde

Wat er achterblijft wanneer iemand vertrekt, is vaak een betere graadmeter voor hoe een organisatie werkt dan wat er gebeurt wanneer iemand begint. Een schone telefoon, een account dat op tijd dichtgaat, een device dat een tweede leven krijgt in plaats van een plek in de kast: daar is geen grootschalig programma voor nodig. Het vraagt vooral dat je bij het inrichten van accounts en apparatuur alvast nadenkt over het moment waarop ze weer ingeleverd worden. Aandacht voor de start is vanzelfsprekend. Aandacht voor het einde is waar het verschil zit.