Vijf tips voor tevreden opdrachtgevers

Vraagstukken die voorliggen, gaan vaak over hoe we de zaak moeten beheersen, hoe we de kosten in de hand houden. Een automatiseerder houdt graag de touwtjes in handen. Een simpel onderhoudbare omgeving is zijn eerste belang. Maar hoe zit het met de opdrachtgever? Hoe haalt hij het hoogste rendement uit automatisering? Vijf tips.

Tip 1. Zorg voor kerngebruikers

Belangrijk is dat je zelf over veel IT-kennis beschikt. De IT-wereld is hard en slopend. Heel wat IT’ers zouden graag een vaste baan hebben bij een stabiel bedrijf. Door zulke mensen als applicatiebeheerder in dienst te nemen, haal je kennis in huis. Ze krijgen dingen bij de IT-afdeling voor elkaar waar je nog niet aan had gedacht. Met hun kennis ben je een gelijkwaardige gesprekspartner voor de IT-afdeling.

Tip 2. Maak duidelijke afspraken

Sommigen laten zich nooit verleiden tot het maken van heldere afspraken. Niet wanneer alle gewenste functionaliteit bekend is, niet wanneer de nodige informatie komt, niet wanneer het testen klaar is en niet wanneer er betaald wordt. Ze redden zich dankzij ontsnappingswegen en uitvluchten. Zo’n opstelling komt een project niet ten goede. Het rendement van zakenpartners die elkaar vertrouwen en goed samenwerken, ligt vele malen hoger. Heldere afspraken helpen enorm.

Tip 3. Laat het IT-werk auditen

Alle producten die door de IT-afdeling worden opgeleverd, kunnen beoordeeld worden door externe experts. Deze experts kosten wel wat, maar leveren vaak veel informatie over de kwaliteit van de IT. Door ook de tussenproducten te laten toetsen, kun je het project tijdig bijsturen. Op die manier blijft de schade aan het einde van de rit binnen de perken.

Tip 4. Haal het vel niet over hun neus

Als je een mooi project te vergeven hebt, zijn er altijd wel IT-bedrijven die tegen afbraakprijzen willen werken, zelfs met de beste experts. Het is een kwestie van scherp onderhandelen. Ze hopen na het project ook het onderhoud te mogen doen en daarmee maken ze de verliezen wel weer goed. Het is echter de vraag of dit de beste strategie is. Door in het begin niet al te scherpe prijzen af te dwingen, kweek je namelijk veel goodwill en is de leverancier in een later stadium bereid om een stapje harder te lopen als je daarom vraagt. Het is een kwestie van geven en nemen.

Tip 5. Geef de IT niet de schuld

De meeste problemen binnen de organisatie zijn ontstaan door slecht management. Zo is door besparingsdrift vaak te ver gereorganiseerd. Niemand weet meer hoe het zit en er zijn te weinig mensen om al het werk op tijd uit te voeren. Daarnaast zit de zaak ook organisatorisch niet lekker in elkaar. Weinigen doen het meeste werk, terwijl de meesten weinig doen. De meest cruciale kennis zit in veel gevallen slechts bij 1 of 2 mensen in het hoofd. Er is maar één oplossing mogelijk: automatiseren. Niet dat dat iets oplost, maar je kunt de echte problemen op die manier goed verbergen. Je zet het project flink onder druk, zodat er vanzelf grote blunders worden gemaakt. Daarna draai je het zo dat de IT de schuld krijgt.

Dit is meestal geen bewuste strategie, maar een scenario dat zich voor je ogen ontwikkelt. Mijn advies is om alleen projecten te starten die daadwerkelijk iets toevoegen aan de organisatie. Organisaties moeten zich meer afvragen waarom zij automatiseringsprojecten starten. Een goede aanleiding voor een project is vaak de belangrijkste succesfactor.