In 4 stappen naar betere managed services

Traditioneel IT-beheer wordt steeds complexer door de toename van softwaregebruik. IT-beslissers merken bovendien dat het lastiger wordt om hun kennisniveau op peil te houden en hun concurrentie voor te blijven. In plaats van tijd vrij te maken voor het uitwerken van innovatieve ideeën, is de IT-afdeling namelijk meer bezig met het blussen van brandjes.

Dit heeft geleid tot het ontstaan van managed services. Hiermee is het mogelijk om delen van de IT-infrastructuur uit te besteden, de regie in eigen hand te houden en zo de concurrentie voor te blijven. Met managed services kan er tijd vrijgemaakt worden voor innovatie en ligt de focus van de IT-afdeling niet meer op het dagelijks beheer. IT-afdelingen worden hierdoor flexibeler en kunnen zich focussen op hun belangrijkste taak: het faciliteren van de business.

Maar hoe gaat dit precies in zijn werk? Welke afspraken maak je met de provider en wie krijgt welke verantwoordelijkheden? Deze vier eenvoudige stappen leiden je naar een succesvolle samenwerking.

Stap 1. Nulmeting

Het is slim om te starten met een nulmeting of Gap-analyse, die je antwoord geeft op de volgende vragen. Waar staat de IT-organisatie? Wat zijn de (business) doelstellingen en waar willen we naar toe? Welke stappen moeten we zetten om die doelstellingen te bereiken? Door deze vragen samen met de managed services provider te beantwoorden, kan de basis van de IT-architectuur op orde worden gebracht. Hierna kan er worden bepaald welke taken stapsgewijs naar de provider worden overgezet.

Stap 2. Wegwerken van obstakels

Uit de praktijk blijkt dat CIO’s vaak niet goed in kaart hebben wat de staat van hun complete IT-architectuur is. Omdat de IT-afdeling zich voornamelijk met lopende zaken bezighoudt, ontbreekt dit inzicht. De nulmeting zal hier al een stuk meer duidelijkheid in verschaffen. De volgende stap is om de zwakke plekken te dichten voordat taken bij de managed services provider worden neergelegd. Als je deze stap overslaat, loop je het risico dat beheertaken en processen geautomatiseerd worden die nog niet geoptimaliseerd zijn.

Stap 3. Afbakenen van verantwoordelijkheden

Op dit moment moet de basis van de IT-architectuur op orde zijn. Vervolgens wordt er een VPN-verbinding opgezet die informatie haalt uit een zogenaamde IT-management box. De managed services provider haalt hier, in overleg met de klant, alle informatie over de IT-omgeving uit. Er zijn eenvoudig scheidingslijnen aan te brengen: je bepaalt zelf welke informatie gemonitord moet worden.

Stap 4. Testen en live-gang

Op het moment dat alle technische stromen zijn ingericht, worden er verschillende tests uitgevoerd om te bepalen of alle informatie die binnenkomt bij de provider, daadwerkelijk klopt. Vervolgens worden alle services live gezet. Indien nodig, wordt er in deze stap nog gefinetuned.

Als het goed is staat nu alles live. Over veiligheid is ook nagedacht: managed services voldoen aan de strenger wordende veiligheidseisen zoals de AVG en de ISO 27001. Omdat de provider zorgt voor end-to-end IT-beheer, worden een hoop taken uit handen genomen van de IT-afdeling. Deze kan zich weer bezig houden met de taken die er écht toe doen en werken aan de optimalisatie van de eigen producten en diensten. Door de samenwerking tussen het IT-team en de specialisten van de provider, brengt IT via managed services de broodnodige flexibiliteit en focus op de eigen business terug. Een geïntegreerde IT-architectuur geeft de IT-afdeling ruimte om te innoveren.