Winst elektronisch factureren veel te rooskleurig voorgesteld

Want de adoptiegraad van elektronisch factureren door bedrijven in Nederland zal helemaal niet zo hoog zijn als het ministerie had laten uitrekenen. En er zijn ook geen aanwijzingen dat het tot en met eind 2008 fundamenteel anders zal gaan. Dus is de administratieve lastenverlichting door elektronisch factureren voor de jaren 2005 en 2006 met vele tientallen miljoenen euro’s te veel de boeken ingegaan. En de komende jaren wordt dit alleen maar meer.
Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Is het alleen aan het ministerie te wijten? Zijn de uitgangspunten bij het onderzoek wel juist geweest? Of hebben we te maken met marktimperfecties, voortdurend in stand gehouden door de belangrijkste hoofdrolspelers? Of is het een combinatie van factoren? En, wat kunnen wij samen doen om het geld dat op straat ligt, op te rapen? Want, wie de schoen denkt te passen, moet in ieder geval een poging doen hem aan te trekken.

Gebrekkig rapport
De vaststelling van de administratieve lastenverlichting van 264 miljoen euro door elektronisch factureren vloeit voort uit een rapport dat in 2004 in opdracht van het ministerie van Financiën door het onderzoeksbureau EIM is opgesteld. Dit rapport, met als titel ‘Quickscan Administratieve lasten Elektronische Facturering’, is de basis voor de aannames van het ministerie van Financiën (zie kader). In dit rapport zitten echter drie fundamentele fouten. Ieder met hun eigen – forse – impact op de uitkomsten van het rapport.
Om te beginnen werd in het onderzoek een onderscheid gemaakt tussen de elektronische verkoop- en inkoopfactuur. Eerst werd vastgesteld dat er een administratieve last van ongeveer drie minuten per verkoopfactuur geldt. Vervolgens werd bepaald dat voor een inkoopfactuur een administratieve last van bijna zeven minuten geldt. Maar omdat ‘in algemene zin het gevoel werd gedeeld’ dat slechts een kwart van de verwerkingstijd van een inkoopfactuur te relateren was aan wettelijke voorschriften, moest deze dan ook maar een kwart van zeven minuten zijn, dus 1,68 minuten. Dit is volstrekte onzin. Het punt is dat administratieve lastenverlichting simpelweg een besparing betekent, ongeacht of dit voor een deel te maken heeft met wettelijke eisen. Dus moeten de besparingen als gevolg van een elektronische inkoopfactuur volledig worden meegenomen bij de te realiseren administratieve lasten.
Dit sluit aan bij de tweede verkeerde veronderstelling. De vaststelling van de tijd waarin een factuur kan worden verzonden (drie minuten) en kan worden ingeboekt (zeven minuten) is volledig gebaseerd op de techniek die door Anachron wordt toegepast. Terwijl in 2004 al diverse alternatieve vormen van elektronisch factureren werden aangeboden, die lopen van gemakkelijke ASP- of SAAS-toepassingen tot en met zware integratietrajecten. In het rapport is alleen gekozen voor de zware integratie- en implementatietrajecten van Anachron.
Met deze kortzichtige analyse onderkent EIM niet dat kleine en middelgrote MKB-bedrijven geen gebruik kunnen, willen of zullen maken van deze dure, technisch gecompliceerde en vanuit de verzender georiënteerde oplossing van Anachron. Zij zullen al snel kiezen voor flexibelere en financieel meer flexibele oplossingen, zoals Acceptemail, Streamserve of Digifactuur. Niettemin is de techniek van Anachron wel de basis geweest waarop aannames zijn gedaan voor het midden- en kleinbedrijf.
Daarnaast gaat EIM met de keuze voor deze technisch gecompliceerde en vanuit de verzender georiënteerde techniek voorbij aan de gigantische voordelen die een verzender voor zijn ontvangers kan creëren en daarmee zelf extra van elektronisch factureren kan profiteren. Immers, de effectiviteit van elektronisch factureren is afhankelijk van de acceptatie door de ontvanger. En de ontvanger wil niet dat de lasten naar hem worden verplaatst, maar dat hij de mogelijkheid krijgt zijn lasten te verlichten door zoveel mogelijk zijn inboektijd van zeven minuten per factuur te verkorten.
De twee eerste tekortkomingen leiden tot de (derde) belangrijkste fundamentele fout. Namelijk, dat de vastgestelde adoptiegraden niet kunnen kloppen, nog afgezien van de afwezigheid van de onderbouwingen bij de totstandkoming van de diverse adoptiegraden (zie kader). Dat betekent ook dat de genoemde administratieve lastenverlichting niet gehaald wordt met de aannames in het rapport. Niet voor de verzenders en ook niet voor de ontvangers van elektronische facturen. We leven in de tweede helft van 2006 en ik zie niet in hoe over achttien maanden 60 procent van het middenbedrijf en 20 procent van het kleinbedrijf volledig elektronisch zullen factureren, terwijl nu slechts drie procent van de bedrijven elektronisch factureert.

Afwachten
De adoptiegraden kloppen dus niet. Gemakkelijk gezegd moet er aan de bovenkant wat af, aan de onderkant wat bij en dan is het afwachten tot 2008. Dan weten we welke richting het met elektronisch factureren is opgegaan. Dat sluit aan bij de bevindingen van de Algemene Rekenkamer die elektronisch factureren schaart onder de maatregelen van administratieve lastenverlichting die tijd nodig hebben.
Maar met tijd alleen komen we er niet, er zijn namelijk dieperliggende oorzaken die ons belemmeren om besparingen te realiseren met elektronisch factureren. Gelukkig vult de Algemene Rekenkamer haar uitspraak over ‘de factor tijd’ aan met de volgende rake opmerking: “Op grond van ons onderzoek betwijfelen wij of dergelijke adoptiepercentages voor 2008 binnen bereik zijn zonder dat het ministerie aanvullende maatregelen neemt om belemmeringen die adoptie in de weg staan, weg te nemen.”
Met deze uitspraak voorziet de Algemene Rekenkamer haar rapport van een likje hoogglansinkt. Zij zegt dat de overheid aanvullende maatregelen moet nemen om belemmeringen weg te nemen. In mijn optiek zijn deze belemmeringen voornamelijk marktimperfecties die door de hoofdrolspelers op dit onderwerp zelf in het leven zijn geroepen en – misschien wel – onbewust in stand worden gehouden. Laten we eerst eens kijken naar deze marktimperfecties, voordat we ingaan op de vraag of en wat de overheid hieraan zou moeten doen.
De eerst marktimperfectie is ontstaan doordat vrijwel elke aanbieder van elektronisch factureren vanuit de verzender denkt, terwijl de verzender als gebruiker enkel aan zijn klanten denkt. Dus is er op dit vlak geen aansluiting. Om te zorgen dat de factuur wordt geaccepteerd en dus betaald, is het van belang om te denken vanuit de ontvanger. Als hij zijn factuur elektronisch kan inboeken en daarmee fors kan besparen, dan zal hij sneller een elektronische factuur willen ontvangen. En daardoor zal de verzender vaker en meer elektronische facturen kunnen verzenden. Daarmee heeft elektronisch factureren alles in zich om een marketinginstrument pur sang te worden. De aanbieders van elektronisch factureren zouden dit moeten inzien.
De volgende marktimperfectie betreft het verschil in zienswijze tussen de aanbieder van elektronische factuurdiensten en de afnemers van deze diensten. De aanbieders zetten hun verkoopargumenten in vanuit de techniek, waarbij vooral de besparing van tijd en kosten en de vooruitgang in efficiency worden genoemd. Maar uit onderzoek blijkt dat juist deze aanpak een averechts effect heeft. Gebruikers van elektronisch factureren, in ieder geval in het MKB, geloven niet primair in deze voordelen en zien veel meer in het verstevigen van hun concurrentiepositie, het laten zien van hun innovatievermogen en het kunnen voldoen aan eisen van klanten en leveranciers.
De laatste marktimperfectie wordt gecreëerd en in stand gehouden door de overheid. Het probleem zit namelijk in het feit dat de overheid passief is bij het – laten – gebruiken van elektronisch factureren. Natuurlijk, er wordt gezegd dat de fiscus soepel zal omgaan met elektronisch factureren. Maar ik zou liever zien dat de fiscus minder soepel is en in ruil daarvoor meer richting geeft aan hoe men om dient te gaan met de diverse (on)mogelijkheden en vraagstukken. Bijvoorbeeld, als ik XML-berichtenverkeer toepas en daar wat afspraken over maak, dan doe ik toch aan EDI? En dan hoef ik toch geen elektronische handtekening toe te passen? En waarom moet ik een geavanceerde handtekening op een factuur zetten, dat hoeft toch nu ook niet? Moet ik XBRL, XML of PDF gebruiken?
Leveranciers, verzenders, ontvangers en volgens mij ook de fiscus, allemaal hebben we vragen over het toepassen van elektronisch factureren. Als we nu eens de koppen bij elkaar zouden steken, net zoals ze in Zweden en Finland hebben gedaan, en met elkaar in overleg gaan over dit prachtige marketinginstrument? Gesteund door een actieve, ja zelfs een proactieve overheid, zouden we in het zicht van de haven, 2008, de adoptiegraden kunnen halen en wellicht overtreffen. En dan liggen de besparingen voor het oprapen.


Aannames

In het rapport ‘Quickscan Administratieve lasten Elektronische Facturering’ van het EIM (2004) worden de volgende aannames gedaan met betrekking tot de penetratie van elektronisch factureren tot en met eind 2008:
• Het grootbedrijf zal zijn facturen in 2008 volledig elektronisch verzenden. De weg daarnaartoe verloopt gelijkmatig: van 25, 50, 75 naar 100 procent.
• 60 Procent van het middenbedrijf zal zijn facturen in 2008 volledig elektronisch verzenden. De weg daarnaartoe verloopt gelijkmatig: van 25, 50, 75 naar 100 procent. Met andere woorden 15, 30, 45 en 60 procent.
• 20 Procent van het kleinbedrijf zal zijn facturen in 2008 volledig elektronisch verzenden. De weg daarnaartoe verloopt gelijkmatig: van 25, 50, 75 naar 100 procent. Met andere woorden 5, 10, 15 en 20 procent.