Onterechte datavernietiging bij ziekenhuis

Het gaat om bijvoorbeeld verwijsbrieven, onderzoeksresultaten of aantekeningen van de behandelaar. Volgens het ziekenhuis dateerden de ruim een half miljoen verwijderde stukken allemaal van vóór september 2017 en werden ze sindsdien niet meer gebruikt bij de zorg aan de patiënt. De data is nu permanent verloren.

20 jaar bewaarplicht

"Toch had het Albert Schweitzer ziekenhuis de plicht om de documenten twintig jaar te bewaren, voordat ze mochten worden vernietigd. Daaraan is niet voldaan en dit wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beschouwd als een datalek", meldt de zorgorganisatie.

De betreffende patiënten worden vanaf maandag op de hoogte gebracht. Het ziekenhuis benadrukt in de kennisgeving dat de documenten niet kwijtgeraakt zijn, maar dat ze niet meer bestaan. "Ze zijn nooit buiten de beveiligde omgeving of in verkeerde handen geweest."

De oorzaak van de datavernietiging zit in onjuiste instellingen voor het digitale archief. Na de overstap van papieren patiëntendossiers naar elektronische patiëntendossiers (EPD's) in 2017 is na de initiële overheveling van actuele, relevante gegevens nog een inhaalslag van oudere stukken uitgevoerd. Die papieren stukken zijn ingescand en aan het digitale archief toegevoegd.

Zelfde bestandsnummer

In oktober vorig jaar is daarvan ontdekt dat al bijna een jaar lang nieuwere documenten werden opgeslagen met bestandsnummers die ook in gebruik waren voor inactieve documenten. De nieuwe bestanden namen dus de plaats in van de oude. Dit is lange tijd niet opgemerkt, omdat de historische stukken zeer zelden worden bekeken, legt het Albert Schweitzer-ziekenhuis uit.

"Een en ander kwam pas aan het licht toen een behandelaar toch nog eens zocht naar een oud document en daartussen een nieuw document tegenkwam", aldus de zorginstelling. Meteen na deze ontdekking heeft het ziekenhuis melding gemaakt bij de toezichthouder AP. "Samen met leverancier Chipsoft is de oorzaak achterhaald en opgeheven en zijn de exacte gevolgen geïnventariseerd. Ruim een half miljoen oude stukken bleken niet meer terug te halen."