Veel gemeenten zetten dit jaar cruciaal legacy-systeem uit

Iedere Nederlander heeft bij belangrijke gebeurtenissen te maken met de afdeling Burgerzaken van de gemeente. Of het nu gaat om een verhuizing, een huwelijk, geboorte, overlijden of het aanvragen van een paspoort - deze afdeling houdt de Basisregistratie personen (BPR) bij.

De afdeling speelt ook bij verkiezingen een belangrijke rol. Er moeten kiezersbestanden worden aangemaakt en de lijsten die in de stembureaus liggen. Daarvoor is een selectie nodig van burgers die kiesgerechtigd zijn op de dag van de verkiezingen. Tot op het allerlaatste moment moeten mutaties nog kunnen worden verwerkt.

Voor de ondersteuning van dit werk gebruikt ruim de helft van de gemeenten software van Centric en daartussen zitten veel van de grote gemeenten. De overige gemeenten werken met software van Pink Roccade voor deze taak. Sommige ambtenaren in ‘Centric-gemeenten’ zijn al zeker dertig jaar gewend aan het pakket Key2Burgerzaken. Technisch gezien was deze toepassing wel aan een moderniseringsslag toe, bijvoorbeeld om te innoveren op het gebied van online dienstverlening en flexibilisering.

De ontwikkelaars die aan deze omschakeling hebben gewerkt, kregen er onlangs de Legacy Modernizer Award van de Software Improvement Group (SIG) voor. Product owner Bert Oosting van Centric: “Het systeem heeft als kern een Oracle-database. Daarin zit ook veel van de businesslogica. Die hebben we eigenlijk intact gelaten. Maar de Oracle Forms-applicatie die daar bovenop draaide, is in de huidige wereld niet meer de meest aangewezen tool om schermen te maken. Het is wel een heel makkelijke tool. Maar Forms is een nogal gesloten wereld. Je kunt niet even makkelijk een webservice ergens aanroepen of zo.”

Complexe applicatie opgesplitst

Om daar verbetering in aan te brengen werd ruim zeven jaar geleden besloten de applicatie te moderniseren en de verschillende functies van de oude, complexe applicatie uit elkaar te trekken. Daarvoor moesten eerst REST API’s worden ontwikkeld op de database voor de communicatie met de bovenliggende lagen, zodat ook in de toekomst de verschillende modules makkelijker kunnen worden vernieuwd. Vervolgens zijn verschillende teams aan de slag gegaan met het bouwen van de nieuwe modules. “We hebben de vernieuwing in fasen uitgerold  en ons in eerste instantie geconcentreerd op de zaken die het meeste aan de balie worden gebruikt.” Zo kunnen burgers nu meekijken op een naar het publiek gericht scherm met daarop een selectie van de gegevens uit het dossier. Ook geeft het scherm aan wat de ambtenaar aan het doen is. “Anders krijg je een situatie waarin een ambtenaar zit te typen en met de muis zit te schuiven waarbij je als burger denkt: wat gebeurt daar allemaal. Nu laat een extra scherm op de balie zien dat er gegevens worden verzameld. Of het vermeldt bijvoorbeeld: uw nieuwe adres wordt dit en dat.” Na de publieksgerichte onderdelen zijn de ontwikkelaars verder gegaan met uitbreiding van de nieuwe modules voor de backoffice.

De gefaseerde introductie leverde wel een probleem op. In de overgangsperiode hadden baliemedewerkers bijvoorbeeld twee systemen voor hun neus, één met de nieuwe modules en één met het volledig functionele oude systeem. “Als je al twintig jaar met een bepaald pakket werkt, dan weet je precies op welke knop je moet drukken. Als je nog maar drie vernieuwde functies tot je beschikking hebt, is dat een drempel om het nieuwe systeem te gaan gebruiken. De nieuwe processen zitten vaak net een beetje anders in elkaar dan de ambtenaren gewend waren, maar wel logischer. Naarmate er meer functies beschikbaar kwamen, werd het duidelijker dat het nieuwe systeem handiger is in gebruik. De nieuwe modules zijn ook in lijn met wat de overheid en de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) willen.”

Feedback belangrijk

Gedurende het proces was er elke zes weken een gesprek met de expertgroep waarin een representatieve afvaardiging van klanten was vertegenwoordigd. “Het aardige vind ik ook dat wij eigenlijk geen cursussen hebben gegeven. Dat deden we vroeger nog wel eens als er een nieuwe module klaar was. Maar in dit geval is het werken ermee zo vanzelfsprekend - als je tenminste weet wat Burgerzaken doet. De feedback die we kregen van de eindgebruikers heeft ons daarbij enorm geholpen.”

De totale herbouw was een enorme klus waar met een stuk of tien teams tegelijk aan werd gewerkt, deels in Roemenië. Centric-breed wordt meer met Roemeense teams gewerkt, legt Oosting uit. “Er worden daar vooral veel gestandaardiseerde onderdelen gemaakt. Het zijn ‘building blocks’ die in verschillende pakketten kunnen worden gebruikt. Op het kantoor in Roemenië werken zo’n 400 tot 600 ontwikkelaars.”

Soms liep Oosting er wel tegenaan dat er bij de Roemeense ontwikkelaars vrijwel geen domeinkennis is rond de werkwijzen van Nederlandse gemeenten. “Dat hebben we vrij snel weten op te lossen door er voornamelijk Nederlandse functioneel ontwerpers bij te betrekken. Die kennen de ins en outs en kunnen beschrijven wat de bedoeling is. Dan hoeven de Roemenen eigenlijk niet eens te weten hoe het gaat aan de balie in Nederland. Daar zijn ze overigens wel nieuwsgierig naar. Eens in de zoveel tijd komen ze naar Nederland, dan laten we ze ook wel meekijken bij een gemeente.”

Testen en controleren

Belangrijk onderdeel van het project was de invoering van geautomatiseerd testen. Dan wordt al snel duidelijk als er ergens iets is omgevallen. En wekelijks werd de code door analysetool Sigrid van SIG gehaald voor een onafhankelijk oordeel over de code. “Zo hebben we de kwaliteit van de code vrij hoog kunnen houden en dat vond SIG ook”, merkt Oosting lachend op.

De bouw van het systeem is nu helemaal klaar. Er staat een gestandaardiseerd systeem dat voor alle Centric-gemeenten hetzelfde is. Gemeenten hebben wel mogelijkheden om de oplossing aan te passen aan hun werkwijze of beleid. En gebruikers kunnen de gebruikersinterface personaliseren, maar de codebasis is voor al deze gemeenten hetzelfde. Eind dit jaar moet ook de implementatie zijn afgerond, want nog niet alle gemeenten hebben de laatste module met de burgerlijkestandfuncties uitgeleverd gekregen. Die module produceert onder meer de akten, bijvoorbeeld bij geboorte of overlijden. “Verder breiden we onze online dienstverlening steeds meer uit, zodat mensen eigenlijk al hun burgerzaken online kunnen regelen, van het aanvragen van een uittreksel, tot de aangifte van een geboorte.” Enkele gemeenten hebben er overigens voor gekozen om de vernieuwing niet stapsgewijs te doen maar kozen voor een ‘big bang’-scenario, maar dat zijn er niet veel.

Naar de cloud

Voor de gemeenten maakt de vernieuwing ook een overstap naar de cloud mogelijk. Bij het grootste gedeelte van de gemeenten draait de Burgerzaken-applicatie nog volledig on-premises. Voor enkelen fungeert Centric als een application service provider (ASP) voor de applicatie waarbij alleen de database on-premises staat. Vanaf 2024 kunnen gemeenten de database en de applicaties ook als een echte software-as-a-service (SaaS)-toepassing gaan afnemen. “Ze hebben dan alleen nog de schermen op de balie en hebben verder geen onderhoud aan het systeem. Wij zorgen dan voor alle updates. Maar het is niet zo dat we het mes op de keel zetten. Gemeenten bepalen zelf of ze naar de cloud gaan en wanneer ze dat doen.”