EIM stelt kenniswerker centraal
Beide vakgebieden bieden oplossingen voor het managen van informatie, maar beperken zich op voorhand tot één soort informatie, namelijk gestructureerde (BI) of ongestructureerde (ECM) informatie. Vanuit het perspectief van de informatie- of kenniswerker is dat onderscheid irrelevant. Informatiewerkers kunnen hun werk beter doen als zij niet hoeven na te denken over de mate van gestructureerdheid van informatie, alvorens hun vragen beantwoord te krijgen. Zij hebben snelle, eenvoudige en eenduidige toegang nodig tot alle informatie, waarbij intelligente koppelingen tussen de verschillende soorten informatie extra voordeel kan opleveren.
De kerngedachte is heel simpel: informatie is een productiemiddel, dat mits juist toegepast een organisatie kan helpen aan een concurrentievoordeel. Dit voordeel kan liggen in hogere efficiëntie, kwalitatievere besluitvorming of gereduceerde juridische kwetsbaarheid. Volgens Forrester zien organisaties wel het belang van het adequaat managen van ongestructureerde en gestructureerde informatie, maar worstelen ze met de vraag: Hoe? Forrester geeft in ieder geval een handreiking voor de eerste stap: Zorg ervoor dat de organisatiebrede behoefte aan informatie bekend en begrepen is, inclusief de processen, richtlijnen en organisatie die nodig is om die informatie effectief te beheren. Om te komen tot een antwoord op de startvraag van Forrester zullen we eerst moeten begrijpen hoe organisaties ruwe informatie verwerken tot een waardevol productiemiddel en hoe zij dat productiemiddel te gelde maken. Hoe tegenstrijdig het ook mag klinken, dit beeldvormingsproces begint met gestructureerde informatie (data uit allerlei bronnen die de omgeving monitoren, vanuit historisch of realtime perspectief) en eindigt met ongestructureerde informatie (kennis en rechtvaardigingen van beslissingen). Tussendoor vindt interpretatie, conversie en verwerking van informatie naar een steeds hogere vorm plaats. Eén ding is duidelijk, namelijk: dat zowel data als content in dit proces een belangrijke rol spelen en dat informatiemanagement, zoals ook betoogd door Forrester, een integrale (enterprisebrede) benadering vraagt. Een informatiebehoeftenmatrix, waarbij de invalshoek van de organisatie of haar klanten, gekoppeld aan de bedrijfsprocessen, wordt gehanteerd, kan dan een handige stap zijn.