Software Asset Management: laat de kruimels liggen

Software-assetmanagement (SAM) is een vakgebied in ontwikkeling en staat binnen veel organisaties nog in de kinderschoenen. CIO’s laten het vaak door iemand erbij doen, terwijl voor SAM juist specialistische kennis is vereist. Zonder de juiste kennis kiest de aangewezen SAM-verantwoordelijke veel eerder voor de gemakkelijke weg, zonder te kijken bij welke software de grootste financiële risico’s liggen. Simpel te managen desktopproducten zoals WinZip krijgen daardoor bovengemiddeld en onnodig veel aandacht. Met behulp van een SAM-tool (van bijvoorbeeld Snow, Flexera of Landesk) zie je direct het aantal installaties en weet je hoeveel je moet betalen aan de leverancier – geen probleem. Er gaat echter slechts een miniem deel van het IT-budget naar deze software, dus echt financieel voordeel is hier niet te halen.

Enterprisesoftware

SAM wordt zo een activiteit die nauwelijks bijdraagt aan de bedrijfsresultaten. Sterker nog, in werkelijkheid loopt de organisatie op deze manier zelfs een groot risico, omdat er niet gekeken wordt naar producten waar het grootste deel van het budget aan gespendeerd wordt: de enterprisesoftware. Microsoft, Oracle, IBM en SAP zijn wereldwijd de grootste spelers in dit veld. Hun software vormt de ‘backbone’ van vrijwel elke grote organisatie en dient als basis van verdienmodellen. Zonder deze software – denk aan databases en CRM-systemen – kunnen bedrijven geen geld verdienen. De meeste grote ondernemingen maken voor hun enterprisesoftware bijna altijd gebruik van meerdere aanbieders – bijvoorbeeld een combinatie van Oracle en SAP. Dit doen ze om een vendor lock-in te voorkomen en een sterke positie te behouden in toekomstige onderhandelingen. Over het algemeen nemen deze twee leveranciers tezamen de grootste hap uit het IT-budget.

Complex

Het managen van enterprisesoftware is echter een complexe aangelegenheid: installaties en gebruik zijn niet zomaar te meten met een SAM-tool, zoals bij desktopsoftware het geval is. Voor het begrijpen van de contracten en licenties is specialistische kennis vereist, je moet diep de IT-infrastructuur induiken om het daadwerkelijke gebruik te meten en er komt veel handwerk bij kijken. Een IT-medewerker die SAM erbij doet, ontbeert deze vaardigheden en is daardoor sneller geneigd enterprisesoftware links te laten liggen – ook omdat hij vaak niet bekend is met de risico’s en de financiële consequenties.

Claims

Die financiële consequenties zijn groot. Juist door de complexe contracten en installaties is het risico namelijk veel groter dat je contractuele afspraken met Microsoft, Oracle, IBM en SAP schendt. Als je dit niet goed bijhoudt, ontstaat er al snel een situatie waarin je te weinig Oracle Database-licenties hebt of waarin je de software niet precies gebruikt zoals van tevoren is vastgelegd. Als een dergelijk ‘compliance issue’ aan het licht komt bij een audit, staan deze vier softwareleveranciers erom bekend een flinke nabetaling te eisen. Voorbeelden van miljoenenclaims zijn er inmiddels genoeg.

Risico boven gemak

De reden voor organisaties om aan software-assetmanagement te doen, is het voorkomen van risico’s. Dat wordt steeds belangrijker nu software het grootste kapitaalgoed is van bedrijven en de uitgaven aan software stijgen. Wie SAM goed wil doen, kiest niet voor gemak. Laat je niet leiden door wat de SAM-software die je hebt aangeschaft, kan meten, maar kijk waar het meeste risico zit. Dat zijn de producten waar je het meeste geld aan uitgeeft: de enterprisesoftware van Microsoft, Oracle, IBM en SAP. Daar is veruit de meeste winst te behalen. Laat die desktopkruimels maar lekker liggen.