Management

IT beheer
Contract

Risico’s IBM License Metric Tool

Veel misverstanden bij IBM-klanten over verplichtingen

© CC 2.0 Generic,  delphinmedia
2 november 2017

Organisaties die het IBM License Metric Tool (ILMT) hebben geïnstalleerd, denken vaak dat compliance daarmee vanzelfsprekend is.Totdat er een auditbrief op de mat valt of een auditor van IBM (Deloitte of KPMG) voor de deur staat.

Hoe ontstaat dit valse gevoel van zekerheid en hoe voorkom je de enorme financiële risico’s die daarmee gepaard gaan?

IBM biedt klanten de mogelijkheid om alleen te betalen voor processoren op basis van gebruik (sub-capacity) in plaats van voor alle processoren op de server (full-capacity). Je moet dan wel aan kunnen tonen welke processoren je precies gebruikt. Daar is ILMT voor en het gebruik daarvan is verplicht als je software sub-capacity wil licenseren. IBM eist dan dat je al je IBM-producten erin zet, maandelijks rapportages bijhoudt en deze rapportages op verzoek aan IBM kunt overleggen. En daar gaat het mis bij veel organisaties.

Auditbeleid

Het niet voldoen aan deze eisen brengt risico’s met zich mee, ook omdat IBM zijn auditscope de laatste jaren flink heeft verbreed. Richtte het bedrijf zich eerst nog vooral op de grootste enterprises, tegenwoordig ligt ook de laag daaronder – met grofweg 2.000 tot 10.000 medewerkers – onder het vergrootglas. Blijkt uit een audit dat je niet aan deze voorwaarden voldoet, dan moet je alsnog full-capacity licenseren en het verschil van de laatste twee jaar terugbetalen. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan dit gaan om miljoenen euro’s.

Niet op de radar

Hoewel de voorwaarden relatief duidelijk zijn en ze ook altijd contractueel worden vastgelegd, bestaan er toch veel misverstanden bij IBM-klanten over ILMT, de rapportages en de verplichtingen. Dat heeft voor een groot deel te maken met de summiere communicatie hierover vanuit IBM. IBM heeft weliswaar alle voorwaarden openbaar op zijn website staan, maar verder wordt er niet proactief over gecommuniceerd. En dat terwijl de rest van het voortraject bij de aanschaf en installatie van nieuwe software vaak geweldig is. IBM-consultants zijn klantvriendelijk, de installatie loopt technisch perfect en er wordt helder aan medewerkers uitgelegd hoe zij de software het best kunnen gebruiken.

IBM-consultants bezitten over het algemeen geen detailkennis van licentiemanagement

Je wordt op alle fronten goed geholpen – alleen over licenties en contractuele verplichtingen geen woord. Dat komt enerzijds doordat IBM-consultants over het algemeen geen detailkennis van licentiemanagement en ILMT hebben. Anderzijds ziet IBM het ook als de verantwoordelijkheid van de klant zelf om contractuele afspraken na te leven. En als licenties al ter sprake komen, dan wuift de IBM-consultant eventuele zorgen bij de klant vaak weg en wordt er alleen gezegd dat ILMT geïnstalleerd moet worden. Het gevolg is in elk geval dat die klant onterecht het idee heeft dat er niets aan de hand is, waardoor de financiële risico’s niet direct op de radar staan.

Complex

Daar komt bij dat het gebruik van ILMT een complexe aangelegenheid is. Los van dat ILMT niet de meest gebruiksvriendelijke tool is, heb je specialistische licentiekennis nodig om hem goed in te richten én continu bij te houden. IBM heeft een prijslijst met 12.000 pagina’s vol producten – dan ligt een foutje zo op de loer. Bovendien moet je altijd tot twee jaar terug alle gegevens kunnen overleggen als IBM (of Deloitte als auditor) daar om vraagt. De tool installeren en pas later gaan gebruiken is dus geen optie, want dan ben je eigenlijk al direct niet compliant.

Het advies aan alle bedrijven die IBM License Metric Tool (moeten) gebruiken: neem het beheer ervan meteen vanaf de start serieus. Daarmee blijft je compliant en voorkom je forse nabetalingen. Door de continue rapportages heb je bovendien ook zelf beter inzicht in hoe de IBM-software binnen je organisatie wordt ingezet. Dat inzicht helpt weer bij het optimaliseren van kosten en sluiten van nieuwe contracten met IBM of andere softwareleveranciers.

Reactie toevoegen