Beheer

Procesmanagement
Papier hier

Papier hier

Als organisaties al iets op papier zetten, dan is het uitsluitend om hun vege lijf te redden.

17 februari 2020

Hoewel het al ruim dertig jaar geleden is dat ik les kreeg van Tom Gilb, hanteer ik nog steeds zijn motto 'als ik het niet opgeschreven heb, heb ik het nooit beloofd'. Sterker nog, ik heb daar mijn eigen variant op gemaakt: 'Als het niet op papier staat, bestaat het niet.'

Want het komt heel vaak voor dat iemand bij hoog en laag zweert dat dit de procedure of de standaard is, zonder in staat te zijn me het document te overleggen waarin dat beschreven staat. En het interesseert me dan niks welke bobo dat ooit besloten heeft – als hij echt gewild had dat het beklijfde, dan had hij het wel opgeschreven.

Als hij echt gewild had dat het beklijfde, dan had hij het wel opgeschreven

Soms komt iemand met een droef hoopje ellende aanzetten dat iemand een aantal jaren geleden op een halfvergeten share gedumpt heeft, maar vaak mist dat elke relevantie met de huidige werkwijze.

De oplossing: gewoon opnieuw beginnen. Geloof me, vroeg of laat is het boekwerk compleet. En als een of andere bobo dan met een stiekem in de notulen verstopt managementbesluit komt aanzetten, dan past u het gewoon aan. Een beter middel tegen ad-hocmanagement is er niet.

Ja, organisaties hebben er doorgaans een bloedhekel aan om dingen op papier zetten – tenzij het er uitsluitend toe dient om het vege lijf te redden. Dan gaan de sluizen volledig open. We noemen dit fenomeen binnen de ICT-branche ook wel liefkozend 'PRINCE2'.

Er zijn maar liefst meer dan twee dozijn documenten nodig om te kunnen aantonen dat je toch echt niks verkeerd hebt gedaan. In de praktijk gaat het leeuwendeel van de tijd zitten in het maken van al dat spul. Deliverables? Da’s bijzaak, man. Niet de zwarte piet toegespeeld krijgen, daar gaat het 'm om.

Organisaties hebben er doorgaans een bloedhekel aan om dingen op papier zetten

Het leuke is dat er aan het einde van een mislukt project een grote Holle Bolle Gijs staat om al dat overbodig geworden papier op te slokken. Niemand treft enige blaam. Toch nog een 'happy ending'.

Behalve dan voor die arme drommel op de werkvloer. Die weet nog steeds niet wat er nou eigenlijk van 'm verlangd wordt.

Dank u wel.

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (februarinummer, 2020). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, klik dan hier voor de inhoudsopgave.

Reactie toevoegen
1
Reacties
Mecanicien industriel 17 februari 2020 19:15

Thank you for all your information. This article is very instructive ! appreciate it
https://mecaniqueindustrielle.ca