Management

Governance
Formulieren en lijstjes

Formulieren en lijstjes

IT'ers zijn de grootgrutters van de lijstjes en formulieren. We zouden moeten nadenken of het toevoegen van zo'n veld wel nodig is.

© CCO/Pixabay rawpixel
20 februari 2019

Wanneer iemand overlijdt, dan bepaalt een schouwarts of er sprake is van een (on)natuurlijke oorzaak. Als de schouwarts twijfelt of als de nabestaanden meer duidelijkheid willen, dan kan er door een patholoog-anatoom onderzoek gedaan worden.

Pathologen-anatoom vinden dat ze niet vaak genoeg aan het werk gezet worden. Ze zouden het liefst ook bij een natuurlijke oorzaak toch nog na willen gaan wat er echt aan de hand was. Daar hebben ze laatst over geklaagd en dat leidde tot een discussie op de radio.

Het is tegenwoordig zo dat niemand zich kan voorstellen dat je iets níét zou hoeven of willen weten, dus iedereen was het eens met de pathologen-anatoom. De vraag was alleen hoe je dat zou moeten organiseren. Nabestaanden moeten het eens zijn met zo’n onderzoek. Zomaar ongevraagd een onderzoek laten doen, mag niet. De schouwarts verplichten om aan de nabestaanden een onderzoek voor te stellen, bleek niet realistisch. Het uiteindelijke compromis was om op het overlijdensformulier een veld toe te voegen waarin de schouwarts móét invullen waarom hij de nabestaanden niet heeft geadviseerd om een onderzoek te laten doen.

Een veldje dat geen zinvolle, bruikbare (laat staan noodzakelijke) informatie bevat, maar alleen maar bedoeld is om iemand iets te laten doen

Op een formulier zetten we zo een soort hobbel, een drempel. Een veldje dat geen zinvolle, bruikbare (laat staan noodzakelijke) informatie bevat, maar alleen maar bedoeld is om iemand iets te laten doen – even nadenken, overleggen. De informatie die daar dan uit volgt, is onzinnig; daar kun je zelden iets mee. De pathologen-anatoom wilden ook helemaal niet weten waaróm ze niet mochten onderzoeken. Het begint als vrijetekstveld, maar dan wordt het meestal niet ingevuld. Daarna komt er een dropdownkeuzelijstje waar je helemaal niet meer omheen kunt. Je kunt er donder op zeggen dat zo’n veldje nooit meer weggaat. Het is tenslotte verplícht.

Als IT'ers maken wij de hele tijd formulieren en invoerlijstjes. De formulieren en lijstjes die wij bouwen, worden zo vaak volgestopt met “dan kunnen we dít ook nog wel vragen” en “deze informatie heeft de gebruiker toch bij de hand”. We klagen over een overdaad aan regeltjes, maar in werkelijkheid worden we vooral gefrustreerd door formulieren en lijstjes. Leraren schrijven zich lam aan leerlingvolgformulieren. Verplegers zijn een belachelijk groot deel van hun tijd bezig met opschrijven wat ze gedaan hebben. Politieagenten zitten langer achter hun computer dan dat ze op straat lopen. Allemaal formulieren en lijstjes die door ons in systemen gebouwd zijn. Wij, IT'ers, zijn de grootgrutters van de lijstjes en formulieren en we frustreren de hele maatschappij ermee.

We klagen over een overdaad aan regeltjes, maar in werkelijkheid worden we vooral gefrustreerd door formulieren en lijstjes

We zouden het als onze taak moeten zien om formulieren te minimaliseren. Nooit méér veldjes op een formulier dan strikt noodzakelijk. Gewoon, weigeren te bouwen, zo’n onnodig veld. Alleen als het écht niet anders kan, werken we met verplichte velden.

Geloof me, formulieren en lijstjes zijn een groter probleem dan regeltjes.

Reactie toevoegen