Development

Procesmanagement
De kunst van het classificeren

De kunst van het classificeren

In het classificeren van producten gaat veel tijd zitten, en levert nog steeds frustatie op. IT kan helpen.

© CC BY 2.0 - Flickr kees torn
26 oktober 2018

Het classificeren van producten is een vervelend en tijdrovend karwei. Een handmatig karwei bovendien, dat gepaard gaat met lange interne discussies, saaie spreadsheets en veel gekrab achter de oren. Het resultaat is vaak frustrerend.

Een goede classificatie is echter van groot belang. Goederencodes maken het verschil in internationale handelsstromen en zijn bepalend voor bijvoorbeeld de hoogte van invoertarieven. De codes zijn ook bepalend voor de invoer- en uitvoerrestricties die gelden en de reeks documenten die moeten worden bijgesloten.

Dit betekent ook dat het toekennen van verkeerde goederencodes verstrekkende gevolgen kan hebben. Zoals met alle douanezaken hebben officiële autoriteiten over de hele wereld strenge sancties ingesteld voor het geval de wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Onwetendheid is geen excuus.

Onwetendheid is geen excuus.

Rekening houden met alle wet- en regelgeving is een grote uitdaging. Identificatie van goederencodes en exportcontrolenummers kan zo complex zijn, dat het een hele kunst is om dit efficiënt en foutloos uit te voeren. Mede daarom geven sommige bedrijven het niet de nodige aandacht. Veel bedrijven hebben niet eens een proces voor productclassificatie opgezet.

Productclassificatie hoeft echter geen langzaam, hinderlijk en risicovol, manueel proces te zijn. Er zijn IT-oplossingen beschikbaar voor het grotendeels automatiseren van het classificatieproces.

Belangrijke IT-methodes om te classificeren

Hoe werkt dat dan?

In een notendop: zodra een nieuw product is aangemaakt in de masterdata-module van het ERP-systeem, wordt het automatisch gedownload in de classificatiesoftware. De belangrijkste methodes die deze krachtige tool hanteert om dit product te classificeren zijn:

  • De productgegevens die in het ERP-systeem zijn vastgelegd, worden gebruikt voor het formuleren van beslisregels op basis waarvan een voorstel voor de juiste goederencodes of exportcontrolenummers wordt gegeven. Als deze beslisregels eenmaal zijn vastgelegd, kan dat leiden tot een hoge mate van automatisering.
  • Als een nieuw product is gedefinieerd en als de bijbehorende attributen (denk aan productgroep, afmetingen, toepassing) zijn vastgelegd, vergelijkt de software deze nieuwe gegevens met die van producten die al eerder zijn gedefinieerd en geclassificeerd. Goederencodes en/of exportcontrolenummers worden dan toegekend op basis van een statistische kansberekening. Als het nieuwe product bijvoorbeeld vergelijkbare karakteristieken heeft als honderd bestaande producten waaraan allemaal dezelfde goederencode is toegekend, is de kans groot dat het nieuwe product dezelfde code moet krijgen. Een geavanceerd algoritme helpt de software om te ‘onthouden’ welke classificaties al eerder akkoord zijn bevonden. Na verloop van tijd wordt de software slimmer en slimmer, wat leidt tot een afnemende foutkans met betrekking tot de gesuggereerde goederencodes.

Met de juiste software kan productclassificatie grotendeels worden geautomatiseerd. Dat leidt tot een versnelling van goederenstromen. Het helpt ook om te besparen op douanetarieven, te profiteren van de voordelen van handelsovereenkomsten, supply chains te beveiligen en de voorsprong op de concurrentie te vergroten door fouten vroegtijdig te detecteren.

Reactie toevoegen
1
Reacties
Jan Dob 29 oktober 2018 10:00

Een goede archivaris kan ook helpen.
Een documentatie en archiefsysteem kan allen goed ingedeeld worden met mensen die samenwerken met diverse mensen in verschillende functies en of afdeling. Een archivaris is gewoon een must in elk bedrijf, als er nog bedrijven zijn die denken dat het ICT gebeuren een walhalla is dan hebben deze iets niet begrepen, maar dat is mijn mening.
Samenwerken is de Keyword hier