Management

Software-ontwikkeling
Bestuursmodel

50 jaar IT: Noodzakelijke evolutie van openbaar bestuur

Onvermijdelijk dat ook de overheid naar een nieuw model gaat: van top-down naar bottom-up

2 januari 2018

Begin december publiceerde NRC een artikel over een van de meest recente, grootschalige IT-fiasco’s van de rijksoverheid: het project voor het landelijke persoonsregister.

De reconstructie van het project in het artikel laat in veel opzichten een bekend beeld zien. Een beeld dat schreeuwt om een andere benadering.

Het project is een typisch voorbeeld van een grootschalig en (onnodig) complex IT-project. In het geval van het landelijke persoonsregister zien we onder andere complicerende factoren als belangenconflicten, hoge technische complexiteit en veranderende eisen. Het resultaat is een dolend project, dat na verloop van tijd geen rem meer heeft op de bijbehorende uitgaven. Het beschermen van reputaties en het rechtvaardigen van reeds gemaakte kosten zorgen voor het achterhouden van informatie en het vol blijven houden, tegen beter weten in.

Belangen

De meest wrange constatering die kan worden gedaan bij het lezen van het dossier is dat niet heel duidelijk wordt welke (maatschappelijke) belangen dit miljoenen verslindende project eigenlijk diende. Voor wie was dit belangrijk genoeg om bijna honderd miljoen euro belastinggeld aan te besteden? Het waren niet de Nederlandse burgers, niet de gemeenten en niet de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Uit de analyse van de NRC komen alleen de zogenoemde ‘aansluitende diensten’, zoals UWV, SVB en CJIB, naar voren als partijen die baat zouden hebben bij het project. De winst zou zijn dat deze instanties ‘niet telkens weer bij honderden gemeenten hun informatie hoeven te halen.’ Maar de betrokkenheid van de partijen bij het project wordt in het artikel niet duidelijk, terwijl het hun ‘probleem’ zou moeten oplossen.

Achterhaald model

Het project voor het landelijke persoonsregister is eerder een toonbeeld van een typisch, maar achterhaald besturingsmodel. In plaats van initiatieven te laten bij de partijen die daar baat bij hebben, meent men vanuit de landelijke politiek wel te weten wat ‘men’, de samenleving, nodig heeft. Vervolgens wordt beleidsmatig, top-down een grootschalige en complete oplossing opgetuigd voor een ambigu en complex vraagstuk. De hoogmoed van deze paternalistische benadering en het onnoembare aantal mislukte beleidsinitiatieven die deze benadering heeft voortgebracht, tasten al jaren de geloofwaardigheid en autoriteit van het openbaar bestuur aan.

Grotesk

Wat als de instanties die écht belang hadden bij de oplossing van een probleem, zoals in dit geval SVB en UWV, bij elkaar waren gaan zitten met vertegenwoordigers van de twintig grootste gemeenten (samen goed voor een derde van alle personen in het register) om te kijken met welke simpele stappen de operationele inefficiëntie rondom het uitvragen van persoonsgegevens kan worden verminderd? Het antwoord zou waarschijnlijk zijn dat de grootste winst geboekt had kunnen worden met een eenvoudige, centraal toegankelijke database met alleen de meest gebruikelijke persoonsgegevens. Alle uitzonderingen en fouten zouden op een andere manier kunnen worden opgelost, aangezien deze instanties nu ook al een manier hebben om dit voor elkaar te krijgen, zonder landelijk register.

Sabotage

Nergens zien we in het dossier echter terug dat het probleem dat het project zou moeten oplossen, leidend is en dat er is gezocht naar de meest eenvoudige oplossing. In plaats daarvan zien we een ‘grand design’ vanuit een ministerie, met een onnoemelijke complexiteit doordat het alle mogelijke scenario’s en uitzonderingen moet afdekken. Het project lijkt daarom vooral een politiek doel te vervullen, in ieder geval op voorhand. In het geval van het landelijke persoonsregister is bovendien de realisatie ‘belegd’ bij partijen die geen duidelijk belang bij het uiteindelijke resultaat hadden. Het omgekeerde lijkt eerder waar, deze partijen lijken de complexiteit zelfs te hebben geëxploiteerd om het project te saboteren.

Evolutie

In het bedrijfsleven is inmiddels al een noodzakelijke evolutie gaande van een paternalistisch naar een meer participatief besturingsmodel. Van top-down, allesomvattende ‘grand designs’ naar het bottom-up identificeren van de meest eenvoudige oplossing voor een daadwerkelijk gevoeld probleem. Men beseft daar steeds meer dat de wereld complexer en dynamischer is dan wat vanuit een bestuurskamer kan worden bedacht en opgelost. Het is onvermijdelijk dat uiteindelijk ook de overheid naar het nieuwe model overgaat. We weten alleen niet hoeveel falende publieke IT-projecten hiervoor nog nodig zijn.

Reactie toevoegen
1
Reacties
Atilla Vigh 03 januari 2018 13:30

De projectaanpak is niet het probleem bij (overheids)projecten, maar het volwassenheidsniveau van de organisatie. Of dat nu het gevolg is van onkunde, pure sabotage of mismanagement is helemaal niet relevant.

Elke organisatie wijziging heeft wat mij betreft het volgende stramien:
- welk gedragen en zo exact mogelijk beschreven organisatievraagstuk wil ik gaan oplossen
- in welke relevante perspectieven ten aanzien van het organisatievraagstuk ga ik de oplossing uitdrukken (vaak is dat dus GEEN ICT perspectief)
- onderbouw je keuze voor de oplossingsruimte door van de huidige naar de nieuwe situatie te komen door elk van die relevante perspectieven te confronteren met het organisatievraagstuk dat je adresseert
- de contouren van je huidige en nieuwe situatie volgt al vrij snel een passende aanpak keuze

Wat je zou kunnen doen, en dat word ook gesuggereerd in de bijdrage, is telkens toetsen of we nog steeds het oorspronkelijke organisatievraagstuk aan het adresseren zijn. Zo nee, bijsturen of stoppen!
Een tweede suggestie is dat je mocht je in de detailfase zaken tegenkomen die de oorspronkelijke uitgangspunten ondermijnen, dat je het lef hebt, om terug naar een vorige fase te gaan en je huiswerk opnieuw te doen. Doormodderen heeft geen enkele zin.

Een maatstaf voor de volwassenheid van een organisatie is wat mij betreft het aantal initieel, geadresseerde en in detail uitgewerkte organisatievraagstukken die zijn afgewezen. Populair vertaald: ik hecht veel meer kwaliteit aan een organisatie als ze van de 10 voorstellen, er 8 afschieten! En nee dat is niet laks en weinig ambitieus, het is een vorm van pragmatisch realisme dat veel meer waardering zou moeten krijgen.