Management

Datamanagement
estland

Zo verging het de Estlandse overheid tijdens de Coronacrisis

Ook in Estland waren systemen ziekenhuizen niet op tijd klaar.

15 april 2022

Ook in Estland waren systemen ziekenhuizen niet op tijd klaar.

Tijdens de coronapandemie moesten bedrijven, instellingen en overheden wereldwijd in een rap tempo hun werkwijze aanpassen. Hoe verging het één van ‘s werelds meest gedigitaliseerde overheden? AG Connect sprak drie experts uit het land. “Ook hier waren de ICT-systemen er niet klaar voor.”   

De laatste keer dat de Estlandse adviseur digitale transformatie Anett Numa naar het gemeentehuis moest, is al jaren geleden. Omdat vrijwel alles in dit land 100% digitaal geregeld kan worden, zijn fysieke bezoeken al jaren overbodig. Dat Estland ver gedigitaliseerd is, is over het algemeen wel bekend. Dat heeft een groot voordeel in tijden van een pandemie, vertelt Numa. “Het scheelde natuurlijk dat al die mensen niet meer naar onze overheidsgebouwen hoeven te reizen en aanwezig moeten zijn. Ook met bijvoorbeeld huisartsen is het mogelijk om op afstand te videobellen.” In Estland is digitaal afspreken al jaren heel gewoon. Wie in Estland een baby op de wereld zet, krijgt gelijk het geboortecertificaat online en wordt proactief benaderd voor het rekeningnummer om toelages te storten.

Ten opzichte van landen die diensten nog niet zo ver gedigitaliseerd hebben, heeft Estland logischerwijs een voordeel. Maar een duidelijke invloed op het aantal besmettingen heeft het niet gehad. Ook in Estland waren er de afgelopen anderhalf jaar op sommige momenten grote aantallen besmettingen. Toch klinkt er een bepaalde tevredenheid bij Numa wanneer ze analyseert hoe haar land de coronacrisis doorbracht. “Waar andere landen nu misschien besloten om ook op deze manier te gaan werken en alle zeilen bij moesten zetten, waren wij al voorbereid. Bij ons werken bijna alle diensten al op afstand en digitaal.”

Anett Numa

Niet alles gaat perfect

Uiteraard gaat natuurlijk niet alles perfect tijdens een pandemie, zoals in eigenlijk ieder land. De Estlandse overheid is in bepaalde opzichten weliswaar veel transparanter dan in menig ander land. Elke burger krijgt bijvoorbeeld een melding wanneer de overheid data inziet. Maar ook hier worden bijvoorbeeld vaccinaties door een grote groep inwoners gewantrouwd en gemeden. “Dat komt onder meer door fake news en sociale media”, legt Numa uit. “Dat zullen jullie in Nederland ook kennen. Het ‘vertrouw de overheid niet'-gevoel is hier ook sterker geworden onder de bevolking. Daar heeft het vertrouwen in een gedigitaliseerde overheid niet echt iets aan kunnen veranderen.”

Kristo Vaher, als CTO bij Economische Zaken en verantwoordelijk voor de ICT van zijn departement, stelt dat Estland weliswaar flink gedigitaliseerd is maar dat opschalen naar toegang voor meer gebruikers tegelijkertijd altijd problematisch is. “Er hangt aan opschalen simpelweg altijd een prijskaartje. Een systeem bouwen dat altijd beschikbaar is kost enorm veel geld. Met een oneindig budget kun je systemen bouwen voor een wereldwijde schaal. Dat is ons land niet gegeven.”

Systemen konden de vraag niet aan

Hij legt uit dat er een flinke ‘buffer’ was ingebouwd voor de capaciteit van de medische systemen in ziekenhuizen. “Voor het geval er een noodtoestand uitbreekt. Maar de schaal die COVID-19 met zich meebracht, daar was simpelweg niemand op voorbereid. Plotseling waren er enorme aantallen mensen die toegang wilden tot hun gezondheidsdata of die zich wilden inschrijven voor een vaccinatie. Enorme delen van de bevolking wilden op hetzelfde moment toegang. De centrale systemen waren daar wel op voorbereid, maar de systemen van de ziekenhuizen niet. Er was, totdat COVID uitbrak, niemand die daarover had nagedacht.”

Kristo Vaher

Lang niet alle ziekenhuizen waren klaar om hun systemen op tijd beschikbaar te maken voor zoveel gebruikers. “Zo’n capaciteit qua gebruikersaantallen creëren kost enorm veel geld. Je moet het zien als een hele dure verzekering afsluiten. Dat kun je doen, maar het is te duur om die lange tijd te laten lopen. Zoiets loont niet. Er is uiteindelijk altijd een bepaald risico dat je accepteert. Ieder ICT-systeem helemaal gereed hebben voor het geval er een pandemie uitbreekt kost gewoon te veel geld.”

Onvermoede ontwikkelingen

Terug naar Numa. Volgens haar had de Estlandse overheid in grote lijnen verder weinig last van downtime van systemen tijdens de pandemie. “Bij digitalisering heb je soms van tevoren onvermoede ontwikkelingen.” Dat hoort er ook een beetje bij. “Ons Rijksportaal was in 2019 ooit urenlang offline. Niemand begreep waarom. Toen bleek dat ratten een aantal essentiële kabels hadden doorgeknaagd. Een goede les. Wanneer je geavanceerd bezig bent, denk je soms niet meer aan de simpele zaken.” Een ander voorbeeld is dat het systeem voor medische gegevens er elke maand op hetzelfde moment eruit lag. “Dat bleek te komen omdat ouderen allemaal op hetzelfde moment hun pensioen ontvingen en gelijk daarna inlogden om medicijnen te bestellen. We blijven dit soort lessen leren.”

Voormalig nationaal adviseur digitalisering Marten Kaevats denkt ondanks de aanmerkingen van Vaher dat zijn overheid misschien wel het beste voorbereid was van de hele wereld. “In grote lijnen waren wij zo’n pandemie waarbij zoveel mogelijk vanuit huis doen het voornaamste is al twintig jaar aan het voorbereiden. We waren het enige land waarbij alle kritieke processen operationeel bleven, zonder enige vorm van hinder.” Hij noemt een aantal voorbeelden: “Voor stemmen hoefden we niet de deur uit. Dat bleef ‘gewoon’ mogelijk. Belasting kon gewoon betaald worden en besluitvorming deden we ook al lang digitaal. Grote omzettingen waren niet nodig. De diensten van de overheid bleef in grote lijnen helemaal hetzelfde. Corona was met name voor de maatschappij een grote stresstest.”

Economie snel hersteld

De connectiviteit en toegang tot internet voor de inwoners moest flink worden verbeterd. Op dit gebied loopt Estland nog achter op bijvoorbeeld Nederland. “Maar we hebben ons er goed doorheen geslagen. De economische resultaten van Estland waren ver bovengemiddeld en we waren als één van de eerste landen economisch hersteld. Een oorzaak daarvan is onze bruisende tech- en startupindustrie die mede is ontstaan door de sterk gedigitaliseerde overheid. Het vervelende daarvan was wel dat we dus minder budget vanuit Europa kregen uit het herstelfonds. ”

Toch zijn er wel degelijk economische gevolgen die minder gunstig uitpakten voor de Estlandse overheid, zo constateert Vaher. “COVID doorbrak de barrière van de gebruikelijke manier van werken. IT’ers in Estland realiseerden zich ineens dat zij hun werk ook uitstekend vanuit huis kunnen doen. De gehele banenmarkt voor Europa lag door de enorme vraag naar IT’ers al snel open. Het inhuren van IT’ers is daardoor in korte tijd misschien wel twee keer zo duur geworden. Voor de eerste keer levert dit ons nu ook vertraging op bij projecten.”

Systemen moeten aanpasbaar zijn

Volgens Vaher heeft COVID duidelijk laten zien dat overheden in zijn algemeenheid niet flexibel zijn. “Ook de Estlandse systemen waren er lang niet altijd klaar voor. De gezondheidsinformatiesystemen hadden zoals gezegd te weinig capaciteit en niemand had zoiets kunnen voorspellen. We moeten in de toekomst accepteren dat we systemen zo moeten bouwen dat ze flexibel blijven en aanpasbaar zijn. Alles wat we nieuw bouwen wordt op den duur ‘legacy’ en verouderd. Het is vooral belangrijk dat systemen aanpasbaar blijven om toekomstbestendig te zijn.”

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (april 2022). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, zie dan de inhoudsopgave.

Lees meer over
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.