Beheer

IT beheer
beheerder

Zo kies je de effectiefste aanpak voor run én change

Cynefin-model als reisgids voor veranderingen

© CC0 - Pixabay.com
12 augustus 2020

Cynefin-model als reisgids voor veranderingen

Ineens moet het allemaal anders. Digitale transformaties zijn door het dak gekatapulteerd door Covid. Wendbaarheid is niet langer een optie, maar een overlevingsstrategie. Organisatievormen veranderen richting complexe, dynamische netwerken, ondersteund door modulaire, flexibele technologielandschappen. Iedere CIO zet zwaar in op agile werkwijzen om deze veranderingen te faciliteren. Het is echter geen one-size-fits-all; niet alle problemen kun je met dezelfde aanpak oplossen. Natuurlijk kent de integratie van IT run en change (de belofte van DevOps) enorme voordelen. Je goed bewust zijn van verschillende contexten blijft echter relevant om de meest effectieve veranderaanpak te kiezen, benadrukt Dave van Herpen. En daarbij kan het Cynefin-raamwerk goede hulp bieden. 

Om dat bewustzijn te structureren, is het Cynefin-raamwerk een onmisbaar instrument in transformaties van zowel run als change, van zowel business als IT. Chris Verhoef refereerde er al in 2017 naar in een van zijn columns. Ook Edzo Botjes noemde het framework eerder dit jaar in zijn artikel over complexiteit in digitale transities. De essentie van dit door Dave Snowden ontwikkelde framework is om de context waarin je je als professional of manager bevindt, te laten bepalen hoe de besluitvorming en probleemoplossing daarbinnen het meest effectief kan worden ingevuld.

Geen one-size-fits-all

Zo kom je erachter dat een runomgeving, met bijvoorbeeld platformconfiguratie, capaciteitsbeheer en servicedeskactiviteiten, niet zomaar eenzelfde (agile, scrum, SAFe, LeSS) aanpak vraagt als een changeomgeving waarin continu nieuwe productincrementen worden ontwikkeld. Ik heb helaas al veel te vaak meegemaakt dat teams waarbij 90% van hun werk uit runactiviteiten bestaat, scrum (soms zelfs móéten) gaan gebruiken. Met alle gevolgen van dien: gefrustreerde klanten, ongemotiveerde teamleden, gebrek aan autonomie en wegwuiven van verantwoordelijkheid. De rolverdeling, ceremonies en werkwijze passen simpelweg niet bij de aard van hun werkzaamheden.

Vijf domeinen

Het Cynefin-complexiteitsraamwerk onderscheidt vijf domeinen – de 5 C’s: clear (voorheen obvious of simple), complicated, complex, chaos en confused (voorheen disorder). Deze vijf domeinen beschrijven een eigen context/werkelijkheid, alsmede de aanpak (practices, constraints) om hier optimaal mee om te gaan. 

  • Clear (known knowns): in deze context is bekend wat we doen; we hebben het al vaak gedaan. Hierdoor gebruiken we 'sense, categorise and respond'. Dit is waar we best practices het beste kunnen inzetten. Denk aan service requests, standard changes, het uitvoeren van geautomatiseerde tests en andere routinematige activiteiten.
  • Complicated (known unknowns): als we niet precies weten wat er aan de hand is, maar het via analyse kunnen oplossen. Hier gebruiken we 'sense, analyse and respond'. In dit domein vinden we roadmaps, root cause analyses en andere good practices om via analyse oorzaak aan gevolg te kunnen koppelen.
  • Complex (unknown unknowns): we kunnen niet bepalen/voorzien wat een specifieke uitkomst veroorzaakt. Oorzaak en gevolg kunnen alleen achteraf worden bepaald. Experimenten zijn een goed middel om hier inzicht in te krijgen en op te kunnen acteren/beslissen. De gebruikte strategie hier is 'probe, sense and respond'. In dit domein spreken we vooral van emergent practices, die ontstaan door binnen kaders (enabling constraints) hypotheses zo snel mogelijk te valideren. Agile werkwijzen, zoals scrum en Lean Startup, zijn uitermate geschikt om in deze complexe, adaptieve omgeving waarde te creëren.
  • Chaotic (unknowable unknowns): in dit instabiele domein kunnen we meestal niet wachten (emergency) om te reageren en kennen we geen kaders voor een geschikte oplossing. We moeten gewoon doen, ofwel 'act, sense and respond'. Hier spreken we van novel practices, maar doorgaans willen we niet te lang in deze staat blijven hangen.
  • Confused (not determined): dit is het domein waarin we ons bevinden als we nog niet in staat zijn te bepalen in welk domein onze context of ons probleem zich bevindt.
Cynefin-framework

Figuur 1: het Cynefin-framework

Toepassing in praktijk

Teams of omgevingen die vooral op change zijn gericht, zitten vrijwel nooit alleen maar in het complexe domein. Ook productontwikkelteams kennen namelijk routinematige activiteiten, zoals builds, deployments, tests, et cetera. Daartegenover staan teams die vooral runactiviteiten uitvoeren, zoals infrastructuurteams of servicedesks. Ook zij zullen zich niet alleen maar in het clear- of complicated-domein bewegen, omdat ook zij te maken kunnen krijgen met onvoorziene en onvoorspelbare uitdagingen.

In beide gevallen moet ervoor worden gezorgd dat de gekozen aanpak/methode past bij het meest dominante domein. Dus een team dat overwegend met complexe taken bezig is, zal het meest hebben aan een adaptieve methode zoals Scrum en XP. Teams die vooral routinematig werk doen, hebben veel meer aan gerichte toepassing van Lean en Kanban.

Daarbinnen gaan de teams dan op zoek naar gerichte aanpassingen. Een productontwikkelteam zal zijn simpele taken zo veel mogelijk automatiseren, zoals builds, deployments, log analyses en tests. Daarmee creëert het maximale ruimte om zich te richten op zijn complexe taken. Tegelijkertijd kunnen operationele, run-georiënteerde teams in hun Lean- of Kanbanimplementatie ruimte maken om te experimenteren, leren en verbeteren zonder vooropgezet plan.

DevOps

Steeds meer organisaties brengen de verantwoordelijkheid voor change en run samen. In de praktijk leidt dit vaak tot multidisciplinaire teams, waar deze twee dimensies fysiek en/of functioneel samenkomen ('you build it, you run it'). Gelukkig zien steeds meer organisaties in dat transformatieprogramma’s die de methoden bepalen vóór deze teams op de lange termijn ineffectief zijn.

Natuurlijk zijn onderlinge afspraken tussen teams, zowel change als run, noodzakelijk om effectief te kunnen samenwerken. Maar de context van ieder team, en daarmee samenhangend het meest dominante Cynefin-domein, is uiteindelijk het meest bepalend voor de gekozen methode en aanpak. En deze context kan ook veranderen in de loop van de tijd. Er zijn nogal wat teams die in het ene jaar vooral nieuwe productincrementen naar de markt brengen en het jaar erop veel meer bezig zijn met onderhoud en beheer. De gekozen aanpak moet hierop kunnen meebewegen.

Transformatie aanpak

Ditzelfde bewustzijn geldt zeker ook voor de transformatieaanpak die moet leiden tot de nieuwe werkwijze, organisatie of set aan gedragingen. Als ik het afgelopen decennium iets heb geleerd, is het wel dat een organisatie het beste van A naar B kan bewegen op de manier van B. Als een organisatie, of een deel ervan, naar een wendbare, adaptieve werkwijze wil transformeren, levert een (complex) adaptieve veranderaanpak verreweg de meest duurzame resultaten op.

Als je als CIO je organisatie wilt meekrijgen naar een experimentele en dynamische toekomst, dan zijn roadmaps en stuurgroepen misschien niet de juiste instrumenten om daar te komen. Probe-sense-respond vraagt om leiders die de juiste (enabling) constraints bestendigen en die het nemen van risico’s en leren van fouten zichtbaar omarmen. Maar het vraagt ook om leiderschap met oog voor contextuele verschillen tussen change- en runfocus. En dus niet om leiders die change en run ongenuanceerd bij elkaar zetten en de teams een uniforme methode opleggen.

Alles begint bij bewustwording. Je bewust worden van de omgeving, de context waarbinnen de organisatie en haar teams zich bewegen. Maar vooral ook bewust zijn van de gekozen veranderaanpak, die anders is per context, per domein, mogelijk zelfs per team. Als veranderen een zoektocht is, biedt Cynefin een wel heel handige reisgids

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (septembernummer, 2020). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, klik dan hier voor de inhoudsopgave.

Lees meer over Beheer OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.