Management

Procesmanagement
Piano spelen

Zij houden regie op (out)sourcing

Deze IT'ers hebben hun handen vol aan regie en sourcing. Hoe houden zij grip op IT-zaken buiten (en binnen) de eigen organisatie?

© Shutterstock
21 maart 2019

Deze IT'ers hebben hun handen vol aan regie en sourcing. Hoe houden zij grip op IT-zaken buiten (en binnen) de eigen organisatie?

Deze vier IT-professionals zijn in hun werkbestaan bezig met regie, in verschillende vormen en op uiteenlopende niveaus. 

Michel Wets

CV

Michel Wets (51) is teamhoofd Clouddiensten bij SURFnet. Hij heeft een hts-opleiding gevolgd, is daarna in de techniek gaan werken, en via HP en Getronics uiteindelijk terechtgekomen bij de NPO (Nederlandse Publieke Omroep). In 2010 is hij zich gaan heroriënteren, waarbij hij stuitte op een SURFnet-vacature voor inkoopadviseur. Sinds 2011 is hij in dienst bij die coöperatie van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen waar hij tegenwoordig regie en sourcing verzorgt op cloudgebied.

Michel Wets, foto: De Beeldredaktie/ Erik van 't Woud

“De default is choice”

“Ja, we zitten in een luxe positie”, erkent Michel Wets van SURFnet. De Nederlandse coöperatie van mbo's, hbo’s, wo en researchinstellingen heeft niet alleen zelf een flinke schaalgrootte, maar is ook nog eens aangesloten op het Europese onderzoeksnetwerk Géant. Regie en sourcing spelen dan op een andere schaal dan bij de gemiddelde Nederlandse organisatie. Toch zijn er zaken die algemeen gelden.

“Mijn rol als teamhoofd Clouddiensten is begrijpen wat onderwijs- en onderzoeksinstellingen nodig hebben en om dat dan te bieden.” Dat laatste wordt deels ingevuld door externe partijen waarvoor SURFnet dan een regiefunctie vervult. “Elke onderwijsinstelling is aanbestedingsplichtig”, legt Wets uit. “Wij doen de aanbesteding, en het contractbeheer, en waken over security en privacy” en zo nog een reeks taken meer. “We nemen onderwijs en onderzoek zorg en werk uit handen.”

Daarmee bevindt hij zich dus eigenlijk in een dubbele regierol: aan de ene kant naar de gebruikers in diverse verschillende organisaties, en aan de andere kant naar de daadwerkelijke leveranciers van ICT-diensten. Zo valt er wel te spreken van ‘meertrapsuitbesteding’. SURFnet is daarin vrij uniek, stelt Wets. “Wij zijn daar geschikt voor, ook door onze opzet: als coöperatie. We hebben geen voorkeur, en geen gewin” bij de ene of de andere keuze.

Cruciaal is de inschatting van wat goed is voor de gebruikende organisaties, wat bij SURFnet dus meervoud is. Goed op de korte termijn, maar ook zeker op de langere termijn. Daarvoor is goede grip vereist. “Grip is geen negatief woord”, stelt Wets. Het is noodzakelijk, en grip behoud je door goed te zien wat het marktaanbod is en door zelf te investeren in kennis van technologie en aanbod. Zijn advies is dan ook om een multicloudstrategie te hanteren. “De default is choice!”

SURFnet gebruikt momenteel dan ook Microsoft Azure én AWS, KPN én Vancis, Interroute én Dimension Data. Altijd twee opties, voor verschillende eigenschappen maar ook voor geval van nood. “Dat pallet van aanbod geeft keuze.” Daarbij adviseert Wets andere organisaties om zelf te investeren in kennis, zodat ze niet voor verrassingen gesteld kunnen worden. Bijvoorbeeld als een leverancier zijn aanbod verandert, of zijn prijsstelling aanpast. Een kwestie van goede regie voeren dus.

Andréa van der Vaart

CV

Andréa van der Vaart (38) is manager Informatiemanagement & processen bij woningstichting Eigen Haard. Ze volgde de opleiding Management Economie en Recht aan de heao en volgde een MBA Strategisch Consultancy. Ze heeft gewerkt als intern control specialist, manager debiteurenbeheer en als manager sales operations bij Danka en Infotec. In 2009 begon ze naar eigen zeggen ‘onderaan’ bij Eigen Haard, om via senior adviseur risico en control uiteindelijk manager te worden. Sinds 2016 is Andréa manager Informatiemanagement en Processen.

 

Andrea van der Vaart, foto: De Beeldredaktie/ Erik van 't Woud

“Ik wil alles managen wat los en vast zit”

Dingen verbeteren, dat is haar passie, zo zegt Andréa zelf. Overal waar Andréa komt, moet een zekere vorm van chaos en urgentie heersen om haar tot haar recht te laten komen. “Ik heb veel verschillende dingen gedaan in mijn carrière. Maar wat overal in terugkomt, is dat ik dingen graag wil veranderen. Doelen stellen en stappen nemen, dat is mijn drive. Ik werk het liefst op het snijvlak van business, processen en IT. Die IT-factor moet er wel in zitten.”

Als manager Informatiemanagement en Processen is Andréa onder andere direct verantwoordelijk voor de IT-afdeling van Eigen Haard. Hierbij richt ze zich nu vooral op het professionaliseren en toekomstbestendig maken van de IT-organisatie. “Alle ‘standaard’ IT zoals werkplekken, telefonie of technisch applicatiebeheer willen we niet meer zelf doen. Het draagt niet rechtstreeks bij aan de kerntaak van Eigen Haard. Wij willen met onze IT-afdeling aantoonbaar waarde toevoegen voor de woningcorporatie en haar huurders. Dit betekent dat wij moeten zorgen voor betrouwbare en flexibele IT-systemen, en tegelijkertijd de woningcorporatie optimaal ondersteunen bij digitalisering en realisatie van haar bedrijfsdoelstellingen. We moeten inspelen op de veranderende wereld en onze kansen pakken.”

Het implementeren van regie en inregelen van professioneel opdrachtgeven zijn belangrijke onderwerpen in de verandering die Andréa teweeg wil brengen. “En niet alleen bij mijn afdeling, maar binnen de hele corporatie. De business pakt een steeds grotere rol bij informatie- en technologievraagstukken, daarom moeten deze onderwerpen ook een plek krijgen in de samenwerking met onze leveranciers. Ik richt mij er vooral op dat we ons leren opstellen als een professionele gesprekspartner van onze leveranciers.”

De hele branche kan volgens Andréa nog een stuk sterker worden op dit vlak. Met het samenwerkingsverband SWEMP van vijf grote woningcorporaties wordt hierop nu actief ingespeeld. “Met dit samenwerkingsverband worden de overeenkomsten tussen de stichtingen, waaronder ICT-systemen zoals het ERP-systeem, volledig geharmoniseerd. Dit zorgt ervoor dat we elkaar binnen de branche alleen maar verder kunnen helpen en samen sterker staan. We worden daardoor de professionele opdrachtgever die we moeten zijn.”

 

Paul Leenards

CV
Paul Leenards studeerde sociale wetenschappen en rolde in de IT door zijn interesse voor computers in een tijd dat dat niet gebruikelijk was. Hij startte zijn carrière bij een dochter van BSO als systeembeheerder. Na 10 jaar maakte hij de overstap van gedetacheerde naar consultant. In eerste instantie bij Pink Elephant, later bij KPN. Nu zet hij zijn ervaring in als zelfstandig adviseur en projectbegeleider.

 

Paul Leenards, foto: De Beeldredaktie/ Erik van 't Woud

 

Lol in complex samenspel

De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is niet altijd gemakkelijk, zegt Paul Leenards vanuit zijn ruim 20 jaar ervaring met regievoering over sourcingprojecten bij een groot aantal organisaties.
Vooral bij de IT regie- en inkoopafdelingen van opdrachtgevers is er zelfs wel sprake van wantrouwen, heeft hij gemerkt. Vaak heerst het idee dat leveranciers voor een lage prijs offreren op standaardwerk om daarna extra maatwerk te kunnen leveren. Zowel inkopers als leveranciers kijken ook graag vanuit hun eigen wereld naar een project. IT-organisaties willen bovendien vaak graag zaken binnen de eigen organisatie regelen. Leveranciers willen juist nogal eens zaken te veel invullen. Leenards: "Meedenken is natuurlijk prima, maar de business is uiteindelijk de opdrachtgever, ook voor de IT- of Inkoopafdeling.”


Dit complexe samenspel is voor hem ook de lol. "Interessant is om de primaire neiging zaken dicht te willen timmeren, om te buigen naar een echte samenwerking. IT'ers grijpen al snel naar de SLA's in een contract. Dat hangt dan als een zwaard van Damocles boven de samenwerking. De uitdaging is elkaar te laten weten en voelen wat je wilt bereiken. Het helpt dan als de partijen op directieniveau spreken en hun bedrijfsbelangen over en weer duidelijk maken. Er moet oprechte interesse ontstaan."
Leenards werkt op het moment voor de gemeente Amsterdam aan een project om de ingenieursbureaus van Amsterdam, Rotterdam en Rijkswaterstaat kennis te laten delen. Amsterdam, bijvoorbeeld, heeft veel ervaring met het boren van tunnels in slappe grond en dat gaat mogelijk ook in Rotterdam spelen. "Ze lopen er nu tegenaan dat de bestaande IT hun samenwerking moeilijk ondersteunt." Er wordt onderzocht of de ondersteunende IT bij een onafhankelijke partij kan worden neergelegd, om de samenwerking gelijkwaardig te houden. Daarbij moet de business zo veel mogelijk zelf organiseren, bijvoorbeeld de inrichting van een SharePoint-omgeving. "De eigen IT-afdeling speelt dan een faciliterende rol. Mijn ervaring is dat IT-afdelingen veel 'vinden' van hoe de business de IT-ondersteuning wil organiseren. Het mooie is dat als de dialoog dan eenmaal op gang komt, de leveranciers vaak veel meer kunnen doen en zaken willen uitproberen. Dan zijn dat soms oplossingen waar de partijen over en weer nooit aan hebben gedacht."

 

André van Alphen

CV

André van Alphen (52) werkt al bijna zijn hele carrière voor het UWV of diens rechtsvoorgangers. Na de start van zijn loopbaan als commercieel bedrijfskundige maakt hij zijn overstap naar het GAK in Amsterdam. In die periode maakte hij slechts twee uitstapjes: een 15 maanden lange reis met de rugzak door Azië en een periode in de consultancy. Hij keerde terug bij UWV en ontwikkelde zich via diverse functies in de ICT tot de eindverantwoordelijke voor alle digitale infrastructuur

Andre van Alphen, foto: De Beeldredaktie/ Erik van 't Woud

De uitdaging van technische complexiteit en maatschappelijk relevantie

André van Alphen is verantwoordelijk voor de afdeling ICT Services binnen het UWV. Daar hoort ook het aansturen van de infrastructuurleveranciers bij.  "Dat is een behoorlijke portefeuille. De boel moet netjes blijven draaien, dus de leveranciers moeten leveren wat we hebben gevraagd. Maar ik moet ook zorgen dat de infrastructuur up-to-date blijft en dat grote verandertrajecten de dagelijkse praktijk niet verstoren. 

Van Alphen stuurt daarvoor een team van 250 mensen aan. Daaronder valt onder meer een servicedesk maar ook professionals die op tactisch en strategisch niveau de koers met partners uitzetten. 

Van Alphen vindt het werken bij het UWV vooral zo bevredigend vanwege de combinatie van technische uitdagingen – zoals de 'cloudificatie' van het applicatielandschap, verhuizing van complete datacenters en het uitgeven van 18.000 smartphones en nieuwe werkplekken– en het werk met grote maatschappelijke relevantie. "UWV is een bedrijf dat zorgt dat mensen van werk naar werk komen. Lukt dat niet, dan zorgen we voor een uitkering. Meer dan een miljoen Nederlanders zijn iedere maand afhankelijk van onze dienstverlening en IT-systemen. Die moeten het dus gewoon doen. Het zal je gebeuren dat je niet veel geld hebt, je staat in de supermarkt en je uitkering is niet overgemaakt. Dan heb je echt een probleem."

Hij ziet het als zijn missie om zowel zijn eigen mensen als de leveranciers daarvan te doordringen. "Soms kost dat moeite, maar als partners snappen dat wij er elke dag voor zorgen dat 18.000 mensen maatschappelijk belangrijk werk doen, hoef je ook niet zo vaak naar contracten te grijpen."

Voor zijn eigen team is hij voortdurend op zoek naar IT-talent, maar hij merkt dat weinigen bekend zijn met het uitdagende werk dat het UWV biedt. "Eenmaal binnen zijn ze vaak erg onder de indruk." Hij heeft veel plezier van zijn eigen ingeving om jongeren met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten bij zijn team. "Het is prachtig om te zien hoe ze aan de slag zijn op de servicedesk en doorontwikkelen."

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (maartnummer, 2019). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, klik dan hier voor de inhoudsopgave

Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.