Ziekenhuis stapt over op opensourcemailserver

6 mei 2011

▪ Organisatie: Rode Kruis Ziekenhuis, Beverwijk ▪ Branche: gezondheidszorg ▪ Project: overstap van MS Exchange naar Zarafa Enterprise ▪ ROI: directe besparing van 100.000 euro op licenties ▪ Bijzonderheden: “in één weekend over”

Bedrijven en instellingen hikken nog steeds aan tegen het gebruik van open source. De voordelen zijn helder, maar koudwatervrees en praktische bezwaren krijgen uiteindelijk vaak de overhand. Toch zijn er wel degelijk bedrijven, overheden en organisaties die daadwerkelijk overstappen op opensourceapplicaties. En de mailserver is in dat geval een mooi punt om te beginnen. Marcel Bunnik, teamleider ICT van het Rode Kruis Ziekenhuis te Beverwijk, draait inmiddels een jaar met de mailserver van zarafa.com en blikt tevreden terug op de overstap. Vooral omdat hij voor het ziekenhuis direct al 100.000 euro wist te besparen op licentiekosten.

Aanleiding
Bunnik: “De mailomgeving van het RKZ draaide nog op MS Exchange 5.5. Tot voor kort was er weinig reden om daar verandering in te brengen – het liep allemaal nog goed. Maar toen Exchange 5.5. niet meer ondersteund zou worden, zijn we de afweging gaan maken of we door wilden met een nieuwere versie of dat we een alternatief zouden gaan gebruiken. Daarbij hadden we een mooi voorbeeld: een deel van onze applicatiebeheerafdeling die als een spin-off van het RKZ zelfstandig verder ging. Die gebruikte Zarafa in plaats van MS Exchange en ze hadden daar goede ervaringen mee.”

Doel
“Voor RKZ is open source niet een doel an sich. Bij elk project worden de voors en tegens tegen elkaar afgewogen. Het doel bij dit project was om dezelfde mail- en agendafunctionaliteit te behouden, tegen – als dit mogelijk was – een lagere prijs.”

Keuze techniek
“De eindgebruikers werken nog steeds met Outlook dus die merken er weinig van. Het enige verschil is dat we nu Zarafa Enterprise draaien op een Linux-server, waar we eerst MS Exchange gebruikten. Naar aanleiding van de ervaringen met Zarafa van onze oud-collega’s hebben we een ‘proof of concept’ opgesteld en daaruit bleek dat de opensourcevariant alle functionaliteiten die we ook al gewend waren met MS Exchange duidelijk kon evenaren. Voor de gebruikers zou er dus weinig tot niets veranderen. Vervolgens heeft de financiële afweging de doorslag gegeven.”

Kosten
“Bij het RKZ hebben we licenties voor 1400 desktops. Alleen al op de directe licentiekosten hebben we inmiddels een besparing gerealiseerd van 100.000 euro. En die besparingen lopen natuurlijk in de toekomst alleen maar verder op. Omdat Zarafa open source is, heb je nauwelijks kosten voor updates. Daar zou je bij het traditionele licentiemodel wel tegenaan lopen. Als je 2007 draait, moet je weer overstappen naar 2010 en ga zo maar door.” In een persbericht stelt het RKZ dat het verwacht met opensourcesoftware in de toekomst 1 miljoen euro te besparen.

Tijdsbestek
Volgens Bunnik heeft het hele project in zijn totaliteit een jaar geduurd. “Met de voorbereidingen en de ‘proof of concept’ kom je wel op die periode uit. Maar de uiteindelijke overstap is in een weekend gebeurd. We hadden bewust een weekend in december hiervoor gepland omdat dat meestal een rustige periode is. Op vrijdagmiddag om 17.00 uur ging het mailverkeer plat en op maandagochtend draaide alles weer.”

PartnersVoor de migratie hebben we samengewerkt met Bokxing uit Delft. Zij verzorgden de knowhow voor de overstap, de scriptjes en de technische ondersteuning. Wij hoefden alleen hand-en-spandiensten te leveren. Die samenwerking is goed bevallen.”

Resultaat
Volgens Bunnik heeft de overstap tot het beoogde resultaat geleid: “We wilden kosten besparen en we wilden dat alles naadloos door zou draaien. Beide punten zijn gerealiseerd. Het draait en het doet wat het moet doen, dus we zijn tevreden. In de eerste dagen na de migratie zijn we eigenlijk alleen maar op wat kleinere problemen gestuit, zoals een paar gebruikers die niet direct bij al hun mappen konden, maar die zijn in de eerste week eigenlijk allemaal wel opgelost. De eindgebruikers moesten zo min mogelijk merken van de overstap en dat is gelukt.”

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!