Beheer

Datamanagement
Van archiefkast naar werksysteem

Van archiefkast naar werksysteem

Omdat archiveren nu digitaal gaat, is het mogelijk om de activiteit te verschuiven naar het begin van de cyclus.

© CC BY-SA 2.0 - Flickr.com Marcin Wichary
1 november 2018

Omdat archiveren nu digitaal gaat, is het mogelijk om de activiteit te verschuiven naar het begin van de cyclus.

Vroeger was archiveren een activiteit aan het einde van een proces. Tegenwoordig is de meeste informatie digitaal. Dat maakt het mogelijk om archiveren te verschuiven naar het begin. In de ideale wereld van nu begint archiveren bij het ontstaan van informatie. 

Hoe het vroeger ging: een archivaris liep met stapels mappen door de kamer; op elk bureau lag wel iets voor het archief. En de archivaris maar sjouwen en orde proberen te scheppen in de chaos van documenten. Wat moeten we bewaren en voor hoelang? Hoe zorg ik ervoor dat iemand die ooit nog kan terugvinden? In welke archiefkast is nog plaats? Help, ze puilen allemaal al uit!

Achterhaald beeld

Maar dat beeld is nu achterhaald. Vroeger was archiveren een activiteit aan het eind van een proces. Tegenwoordig is de meeste informatie digitaal. Dat maakt het mogelijk om archiveren te verschuiven naar het begin. In de ideale hedendaagse wereld begint archiveren bij het ontstaan van informatie.

Archivering by design

Archivering by design betekent dat je al bij het ontwerpen van een informatiesysteem rekening houdt met het duurzaam toegankelijk maken van de informatie uit het werkproces. Archivering by design overbrugt zo de kloof tussen het werkproces en het archiveringsproces. Informatie kan in het werksysteem zelf gearchiveerd worden, op het moment dat die ontstaat. Dat scheelt een hoop gedoe achteraf.

Werkproces centraal

Bij archivering by design staat het werkproces centraal, niet de techniek. Daarvoor is het belangrijk dat archiefspecialisten goed begrijpen hoe het werkproces en de daarbij gebruikte informatiesystemen functioneren. Alleen zo kunnen ze een serieuze gesprekspartner zijn van managers en medewerkers. Omdat het werkproces centraal staat, zijn medewerkers bovendien eerder bereid om maatregelen uit te voeren die nodig zijn om goed te archiveren.

Hoe en wanneer?

Archivering by design is niet iets voor informatieprofessionals alleen. Dat doe je samen met makers en gebruikers van informatie. Laat hen meedenken over de behoefte aan archivering en wat daarvoor nodig is. Het beste moment daarvoor is tijdens het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen. Dan kun je immers de techniek inrichten om het werkproces te ondersteunen en de informatie die daaruit komt duurzaam toegankelijk maken. Beter aan het begin goed regelen dan aan het einde moeten repareren.

Smart GLAM

Smart GLAM is een van de vijf thema’s van het KNVI Jaarcongres dat op 13 december plaatsvindt in EYE in Amsterdam. Voor meer informatie over het evenement: www.knvi.nl

Archiveren in het werksysteem

Informatie kun je in het werksysteem zelf archiveren als dat voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Je moet het werksysteem bijvoorbeeld kunnen openstellen voor andere gebruikers, het moet goed doorzoekbaar zijn en gebruikmaken van standaardbestandsformaten. Soms is het verplaatsen van de informatie naar een archiveringssysteem de beste of zelfs de enige oplossing. Maar dat is dan de uitkomst van het ontwerpproces en niet het startpunt ervan.

Geen wondermiddel

Archivering by design is geen wondermiddel. Het is een manier om het vraagstuk van digitale archivering aan te pakken, maar geeft geen antwoord op de vraag hoe. Digitale archivering is nog een taai probleem. Dat los je niet op door vooraf een totaaloplossing te formuleren en deze volgens een vast plan uit te voeren. Het is beter om stap voor stap te ontdekken wat werkt. Archivering by design helpt om die stappen te zetten. Daarbij werken alle betrokkenen samen: makers en gebruikers van informatie, informatieprofessionals, adviseurs digitale archivering en bouwers van het informatiesysteem.

Lees meer over Beheer OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.