Beheer

Outsourcing
werkplek

Toch liever geen digitale werkplek in de cloud

Meerderheid IT houdt zelf regie over de digitale werkplek

© CC BY 2.0 - Flickr Miguel Pires da Rosa
2 oktober 2017

Meerderheid IT houdt zelf regie over de digitale werkplek

Nederlandse bedrijven houden het beheer van bedrijfstelefonie en van de digitale werkplek voor een groot deel nog in eigen hand. De angst voor het cloudmodel is ongrijpbaar.

Dat is een van de resultaten die afkomstig is uit het Digital Workspace-onderzoek dat AG Connect en Skype for Business-provider StartReady samen hebben uitgevoerd. Vooral bij grote partijen heerst nog angst om iets in de cloud te zetten. Dit wordt bevestigd door Fekke Bakker, innovatiemanager bij het ministerie van Defensie, die op persoonlijke titel meedeed aan een discussie over de onderzoeksresultaten. Het is in zijn ogen niet vreemd dat het beheer van de digitale werkplek op dit moment door 62 procent van de ondervraagden zelf wordt gedaan.

Een belangrijk onderdeel van de digitale werkplek is de zakelijke telefoon. Bedrijfstelefonie valt tegenwoordig vaak onder de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling. Voorheen was telefonie vaak facilitair en geen IT-verantwoordelijkheid, maar dat lijkt dus te veranderen. Mogelijk komt dat omdat steeds meer communicatievormen via IP-netwerken gaan en er altijd beveiliging bij komt kijken.

Anton Hartsuiker

Mobile-only

Slechts 10 procent van de ondervraagden zegt dat de telefonie binnen het bedrijf uitsluitend via de mobiele telefoon gaat. Daar hebben de panelleden van de discussie wel een verklaring voor. “Veel mensen hebben de perceptie dat mobile-only duurder is dan een andere telefonie-oplossing”, stelt Anton Hartsuiker, Informatiemanager bij zorgorganisatie Saffier in Den Haag. “Maar dat is een misverstand, zeker als je het afzet tegen een investering zoals een telefooncentrale.” Het duurt echter wel even voordat dat idee is geland, aldus Hartsuiker. Men moet zich er eerst van bewust worden. Mobile-only draagt echt bij aan het flexibiliseren van de medewerkers, is de ervaring van Hartsuiker. “Anders moet je echt gaan lopen naar die vaste telefoon.”
Het antwoord op de vraag of bedrijven een mobile-only-strategie hanteren, hangt wel af van de definitie van mobile-only, constateert Lucas Wensing, CEO en oprichter van KPN-dochter StartReady. “Ik spreek bijvoorbeeld met klanten die mobile-only zien als een laptop die ze bij zich hebben en die het altijd moet doen, en niet zozeer de smartphone.”

Lucas Wensink

Onderweg werken in documenten wordt op een smartphone toch al snel oncomfortabel of moeilijk. “Dus voor de ene organisatie betekent mobile-only dat ze alleen laptops kopen, voor de ander dat ze alleen mobieltjes kopen. De gedachte is dezelfde maar je komt op een heel ander toestel uit. Die definitie van mobile-only is dus behoorlijk vloeibaar”, concludeert Wensing. Dat is alleen maar goed, vindt hij, want voorheen ging het alleen maar om het toestel waarmee wordt gewerkt en nu gaat het vooral om wat je ermee moet doen.

Vanuit de medewerker

De keuze voor een toestel is wel anders dan hoe het vroeger was. Bedrijfstelefonie werd altijd erg vanuit het bedrijf gestuurd. “Nu bepaalt de medewerker wat, wanneer en waar hij een bepaalde telefonie-oplossing gebruikt. Het gaat dus om het faciliteren van de medewerker”, vat Wendy Jacobs het samen, die bij KPN verantwoordelijk is voor de Digital Workspace portfolio.

Fekke Bakker

Vanwege die individuele wensen van de medewerkers is het landschap van bedrijfstelefonie nu erg verdeeld. 21 Procent zegt een VoIP-oplossing te gebruiken, 20 procent belt nog op het werk via een traditionele telefooncentrale met vaste toestellen, eventueel in combinatie met mobiele telefoons en ongeveer 10 procent belt uitsluitend nog met mobiele telefoons.Frank Gombault vult dat aan met een praktijkvoorbeeld bij de Hogeschool InHolland waar hij als productspecialist werkt. “Bij ons heeft die verschuiving ook plaatsgevonden. In het begin had iedereen een vaste telefoon. Toen zijn we gaan rekenen en bleek dat, als je de kosten doorrekent en de toegevoegde waarde van de mobiele telefoon meerekent, het veel goedkoper was om elke docent een mobiele telefoon te geven.

Wendy Jacobs

Vervolgens zijn we VoIP gaan gebruiken (Skype for Business). Toen had een medewerker nog twee nummers, wat nog lastig was, maar inmiddels is dat veranderd en is iemand gewoon onder één nummer bereikbaar.”Maar zelfs met al die communicatiemiddelen, wil het niet automatisch zeggen dat je ook beter bereikbaar bent, vertelt Ron Beliën, adviseur bij de provincie Noord-Holland, uit eigen ervaring. “Iedere vaste medewerker bij de provincie heeft een vast en een mobiel nummer, via Skype for Business. Maar kort na de invoering daarvan ging de bereikbaarheid juist omlaag omdat veel medewerkers niet wisten hoe ze dat moesten inschakelen zodat ze ook beter bereikbaar waren.”

Frank Gombault

Of mobile-only geschikt is, hangt van de functie en werkzaamheden af of het daarbij past. Het gebruik ervan is echter ook een kwestie van gewenning. Zo lijkt het ook te zijn met de werkplek op afstand of thuiswerken. Ruim 9 procent van de ondervraagde AG Connect-lezers stelt namelijk dat zijn medewerkers niet (!) in staat wordt gesteld om thuis of een externe locatie te werken.

Geen inzicht in telefoniekosten

Uit het onderzoek blijkt verder dat bijna de helft van de respondenten (44 procent) zegt onvoldoende inzicht te hebben in de telefoniekosten om te kunnen beoordelen of deze te hoog zijn. Dat is opvallend omdat IT´ers wel heel erg kostenbewust zijn geworden. Bij de keuze voor een bepaalde dienst zijn organisaties heel erg gefocust op prijzen.

Ron Beliën

Tegelijkertijd is het inzichtelijk maken van die kosten best een uitdaging. "In plaats van kostenbewust zouden IT'ers juist opbrengstbewust moeten zijn, dus meer gericht op wat het oplevert dan op wat het kost”, vindt Bakker van Defensie. “Kwaliteit is belangrijker dan kosten. Je kunt namelijk wel je SLA's halen, maar de vraag is of de medewerkers tevreden zijn?”

Naast de prijs zijn flexibiliteit en veiligheid de belangrijkste aspecten waar IT’ers op letten bij de digitale werkplek. Een digitale werkplek biedt vooral flexibiliteit en vrijheid, zegt Wendy Jacobs van KPN. “Medewerkers gebruiken steeds weer anders tools en diensten voor hun werkzaamheden. Vanuit IT-perspectief is dat niet gewenst, daar ligt een bepaald spanningsveld.” Wat iedereen in ieder geval irriteert, is als de ene tool niet met de andere kan praten, aldus Bakker. “Het gebrek aan interoperabiliteit, met name bij gesloten software, kost veel geld.”

Uitbesteden

Meer dan de helft (56 procent) van de ondervraagden heeft nu applicaties gedeeltelijk lokaal en deels in de cloud (hybride). 15 Procent houdt alles on-premise. En dat is best hoog, vindt Lucas Wensing van StartReady. “Juist basisdiensten zoals Office365 of telefonie zijn voorzieningen die voor de meeste organisaties niet tot de hoofdwerkzaamheden behoren en daarom goed uit te besteden zijn. Maar bij het beheer van de digitale werkplek valt op dat we dat nog heel erg zelf doen.”

Van de 362 IT-managers die de enquête hebben ingevuld, zegt slechts 11 procent applicaties voornamelijk in de public cloud te hebben. Het gebruik van de private cloud is met 18 procent iets populairder. Opmerkelijk is dat van de ondervraagden 7 procent zegt ook in de toekomst de applicaties voor de digitale werkomgeving volledig on-premise te zullen houden. De verwachting is dat het percentage hybride organisaties iets zal dalen en het aantal gebruikers van applicaties in de private cloud zal stijgen.

Lees meer over
Lees meer over Beheer OP AG Intelligence
3
Reacties
Maurizio Bruschi 02 oktober 2017 14:29

Een vraag of een statement daar gaat het om. Het is best interessant om deze stelling te onderzoeken hoe bedrijven dit ervaren. Jammer dat er dan anonieme en mijnsinziens vooringenomen statements zijn dat dit allemaal glashelder is en wordt er ook een investeringsadvies gedaan. Ver beneden nivo en als u mijn consultant zou moeten zijn zou ik u naar de deur begeleiden.

GP 02 oktober 2017 14:02

Elke BC met een digitale werkplek valt tegenwoordig in het voordeel uit van de cloud. Kosten, Beheersmatig, Beveiligingtechnisch, SLA voorwaardelijk, Wendbaarheid, Schaalbaarheid en noem nog maar op. Dat geldt voor telefonie, een BYOD of werkplekvoorziening met functionele applicaties. Vrijwel overal waar ik als consultant kom worden 100 redenen bedacht waarom het niet kan, en niet één waarom wel. Als alle redenen weg zijn gemotiveerd blijft alleen maar angst over. Angst voor werk dat vervalt, afdelingen die wordt opgeheven, IT die naar de Business lekt, beheerprocessen die onwerkbaar worden en ga maar door. De transitie die alle organisaties door gaan met informatie die er altijd op het juiste moment voor de juiste gebruiker op elk willekeurig device veilig ter beschikking wordt gesteld treft vooral ook IT. Dus de enabler wordt "slachtoffer", tenminste als je aan de IT kant van non-IT organisaties zit (MKB, overheden, "maak"industrie). De Business gedraagt zich darwinistisch en voelt IT nu als belemmering ipv versneller in het aanpassen van de organisatie. Wil je verder IT'n?, ga dan naar een (grotere) leverancier (MS, SAP, Amazon, Google) anders is het einde verhaal. Een klein stukje InformatieManagement blijft nog over bij de Business, verder is het klaar en vechten tegen de bierkaai.
Tja, wat blijft er dan nog over voor de voormalige telecomreuzen die bovenstaand stukje duidelijk sponsoren. Ze willen graag in de waardeketen en rol spelen maar zijn historisch gezien atijd te laat, kennen de processen van klanten net niet goed genoeg en hebben net te weinig financiele en technische kracht om een cloudleverancier te zijn. Als ik hun was zou ik focussen op de core business (verbindingen in de lucht brengen en houden) en al die luchtfietsers "begeleiden naar ander werk", hier wordt een slimme aandeelhouder niet blij van.

Bop 02 oktober 2017 12:35

'Mobaail oonlie' is een soort alleen mobiel?

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.