De bevindingen van de auditdienst zorgen hoe dan ook voor extra werk. De inrichting van het SAP-systeem wijkt af van het ontwerp, schrijft de Auditdienst van Defensie in zijn rapport. De autorisatie van gebruikers is niet goed geregeld en de kwaliteit van de gemigreerde data laat te wensen over.

De organisatie die de gegevens moet beheren (GBO) is niet ingericht. Er is wel een Bureau Gegevensbeheer dat stamgegevens muteert, maar door onderbezetting kan het slechts een deel van de taken uitvoeren. Ook zijn de ‘controls’ in SAP niet, of niet goed, ingezet en is de testprocedure van de controls onvolledig. Monitoring van logistieke processen gebeurt niet en in de documentatie is een kwalitatieve inhaalslag noodzakelijk, stelt de ADD.

Zorgelijke audit

De auditdienst maakt zich zorgen over SPEER (Strategic Process and Enterprise Resource Planning Enabled Reengeneering). De kwaliteitsborging van het productieproces is onvoldoende, de ontbrekende ‘controls’ vormen risico’s voor de bedrijfsvoering en de incomplete documentatie van de SAP-modules BAM (Business Activity Monitoring) en PVA (Extern Verwerven) maken feitelijke configuratie van het systeem niet mogelijk. Ook wordt de functionaliteit die het systeem biedt onvoldoende gebruikt, stelt een auditmanager in zijn verslag, en dat ‘staat haaks op de gewenste doelmatigheidswinst’.

Voor de functionele gebieden FINAD (financiële administratie) en MATLOG (materieel logistiek) worden op een afwijkende manier gebruikersrollen gedefinieerd. Bij FINAD worden de zogeheten ‘composite rolls’ gebaseerd op een functie, waarbij meerder taken worden samengevoegd. Bij MATLOG worden composite rolls op het niveau van taken ingevuld. Dit leidt tot een ‘explosie van rollen’ voor het MATLOG-gebied.

De Tweede Kamer maakt zich al jaren kwaad over het gebrek aan voorgang en de hoge kosten van het project. Vorig jaar kreeg SPEER in de gateway review de code oranje-rood. Dat houdt in dat als er niet snel wordt ingegrepen, een geslaagde implementatie niet meer te verwachten is.

Minister Hillen verzekerde de Kamer toen dat de deadline van eind 2013 binnen het bijgestelde budget zou worden gehaald, zij het zonder fase 2, die extra functionaliteit moest brengen. Begin dit jaar wilde de Tweede Kamerfractie van de PvdA de stekker uit het project trekken. Maar PvdA-defensiewoordvoerder Angelien Eijsink concludeerde in februari dat ‘de stekker er nog niet eens in zit.’

Hillen was in zijn brief aan de Kamer over de voortgang van SPEER van 11 november nog positief over de voortgang die in de afgelopen zes maanden is geboekt. Hij onderkent in de brief wel een aantal risico’s waar het SPEER-project aan bloot staat. Ten eerste de reorganisaties die op zijn departement uitgevoerd moeten worden om bezuinigingen te realiseren. De bezetting van de programmaorganisatie is op dit moment 93 procent. Ook het kennisniveau van IVENT, de IT-organisatie van Defensie is een punt van zorg. Er worden extra mensen aangetrokken om de kennis op peil te brengen. Tenslotte is de datamigratie en de kwaliteit van de gegevens een risico. De minister gaat ervan uit dat de Gegevens Beheer Organisatie de komende maanden op stoom zal komen.

Nieuwe release onzeker

De onderzoeken van de Auditdienst werden op verzoek van de vaste Kamercommissie voor Defensie vrijgegeven. De rapporten zijn in april dit jaar afgerond, maar nu pas openbaar gemaakt. Een deel van de door de auditdienst gesignaleerde problemen zou met de oplevering van versie 1.9.1 worden opgelost. De SPEER-projectleiding beloofde de bouw van de geprogrammeerde controls versneld te realiseren. Ook de documentatie zou verbeteren. Er is een nieuwe werkwijze geïntroduceerd met de komst van gerichte Voortbrengingsteams, die voor betere aansluiting in de keten moet zorgen. Of die release in productie is genomen is niet duidelijk. Het ministerie kon voor het ter perse gaan geen uitsluitsel geven over de release. Opvallend is dat de minister in zijn brief van 11 november aan de kamer geen melding maakt van release 1.9.1.

Het is overigens niet allemaal kommer en kwel met SPEER. De migratie van de Koninklijke marechaussee is in juli afgrond. Dit is het eerste defensie-onderdeel dat volledig met SAP werkt. Verschillende eenheden van de Defensie Materieel Organisatie werken met het nieuwe systeem, net als alle marinierseenheden.